Las funciones de Excel imprescindibles para gestionar el inventario

Uno de los requisitos indispensables para el correcto funcionamiento de cualquier empresa es una gestión eficiente y efectiva del inventario. Esto nos permite contar con la materia prima necesaria para la producción de nuestros productos y con un stock de estos que nos permita responder a las demandas de nuestros clientes, pero sin acumular excedentes que puedan hacer perder valor a nuestro producto. Para ello, una decisión siempre acertada es aprovechar las funciones de Excel para gestionar el inventario de nuestra compañía.

Controla el inventario de productos con estas funciones de Excel

Entre las ideas para controlar el inventario de una bodega, organizar el inventario de una biblioteca, un almacén o cualquier tipo de stock debes tener claras cuáles son las funciones de Excel que te servirán de ayuda. A pesar de poder contar con plantillas de inventarios de farmacias en Excel, plantilla de inventario de un restaurante, plantillla de inventario de productos fabricados, plantilla de inventario de materias primas u otras plantillas de diferentes modelos de negocios, es importante que conozcas las funciones más prácticas de Excel para controlar el stock e inventario.

Antes de nada, crearemos una tabla de Excel en la que no pueden faltar el nombre y código de cada producto, las existencias iniciales, las entradas y salidas o el stock actual con el que contamos. A partir de esta tabla nos será más fácil controlar el inventario y aplicar las distintas funciones para el inventario de Excel. Pero antes de pasar a ver las diferentes funciones, recuerda que la única forma de conseguir que el inventario temporal o incluso el inventario perpetuo funcione es tenerlo constantemente actualizado. De lo contrario nos servirá de poco.

• SUMA: es la función más popular de Excel, y es difícil no dar con ella en ningún punto. En el caso del inventario es tremendamente interesante utilizarla para sumar las entradas de un producto a la cantidad existente inicialmente, cifra a la que restaremos las salidas. Basta con colocar esta fórmula en la primera celda de la columna “stock” y arrastrar hasta el final para que se aplique en el resto de productos del inventario. Recuerda que no hay una función resta, así que necesitarás una fórmula estilo “=SUMA(B3+B4-B5)” para conocer el stock de cada producto.
• SUMAPRODUCTO: se trata de una función que, tras realizar una búsqueda por filas y columnas, nos devuelve resultados de la intersección de una fila y columna. Dicho en otras palabras, con esta función podemos sumar las diferentes entradas que se han producido en el almacén, pero también las salidas de productos que se han registrado… o para conocer la existencia total de cada producto en el almacén de forma similar a la que nos ofrece la función =SUMA. Más allá de esta tabla general, podemos completar nuestro inventario con un par de tablas más, una para registrar todos los productos que salen del almacén y otra para controlar las entradas. En ambas tablas utilizaremos los mismos encabezados -fecha, código del producto, descripción, cantidad-, y recurriremos una vez más a las funciones de Excel para gestionar el inventario para anotar todas las modificaciones que se den en estas tablas y mantener actualizada la base de datos principal. Es muy importante conocer los códigos de cada producto para hacer un uso eficiente.
• BUSCARV: en ese caso, es muy interesante el uso de la función BUSCARV para completar automáticamente la descripción del producto y alguna celda más, como podría ser el precio. En la fórmula debes adjuntar el código del producto, el nombre de la tabla de inventario original y la columna donde se encuentra, además del texto “FALSO” para obtener una coincidencia totalmente exacta. La misma función nos sirve tanto para las entradas como para las salidas, manteniendo una sintaxis idéntica en ambos casos.
• SUMA.SI: otra de las alternativas a la función SUMA es SUMA.SI, una función bastante similar en el fondo pero que incluye ese “.SI” que condiciona toda la operación. Igual que la función anterior, SUMA.SI nos sirve para las tablas de entradas y salidas, y sumará todos los productos que entren o salgan del almacén y los sumará (entradas) o restará (salidas) automáticamente a la tabla de inventario principal.