Como hacer el inventario de una biblioteca con Excel
Sin lugar a dudas, la clave para tener una biblioteca bien organizada es hacer un inventario con los libros que hay en ella. Ya sea tu biblioteca personal, una biblioteca pública o una profesional, si no hay orden te será imposible encontrar los libros. Los podemos ordenar por autor, título, tema, género, editorial o por la variable que mejor te convenga, o incluso utilizando un sistema decimal como el que se utiliza en las bibliotecas. Y una de las mejores formas de hacerlo es con Excel, más precisamente con una plantilla de inventario.
Ordenar tus libros con Excel
Una plantilla de inventario de Excel incluye columnas como nombre, dirección precio de compra, valor total estimulado, total de artículos en el inventario, marca o modelo, artículo o descripción, número de referencia o serie, fecha y lugar de compra, etc. Pues bien, muchas de estas celdas las podemos reutilizar y otras las renombramos. Así, en nuestro documento de Excel tendremos las columnas con los encabezados título, autor, número de páginas, ISBN y editorial, además de otras informaciones que quieras añadir.
Cuando tengas preparada la plantilla de Excel, viene la parte más tediosa: añadir uno a uno tus libros en el inventario de Excel. Es un proceso largo, en especial cuantos más libros tengas, pero que al final valdrá la pena. No lo hagas del tirón, lo suyo es hacerlo poco a poco. Si eres un gran lector y tienes un montón de libros puede que necesites más de un mes para clasificar todos los libros pero si lo haces aprovechando los ratos libres que puedas tener te será más llevadero completar el trabajo.
Lo que consigues gracias a la plantilla de inventario de Excel es una hoja de cálculo donde aparece resumida toda la información relacionada con los libros que tienes en tu biblioteca. Entre las tres características más destacadas de estas plantillas de libros están el detalle (nos especifica las particularidades de cada uno de los libros), orden (se ordenan para tener una visión más clara de nuestra colección de libros) y el valor (refleja el valor económico o sentimental del libro, algo que puedes añadir en la columna de comentarios).
Después de volcar todos tus libros a la hoja de Excel llega el momento decisivo de todo el trabajo que hemos hecho: ordenar los libros en casa para poder localizar un libro en concreto cuando sea necesario sin tener que perder horas y horas buscando títulos. Como hemos dicho antes, tenemos un montón de opciones a la hora controlar el stock con Excel así que es imprescindible seguir el mismo criterio a la hora de organizar toda la biblioteca. No cambiaremos de criterio a mitad del trabajo.
Para ello utilizaremos los filtros y las funciones de Excel. Seleccionamos los encabezados de las columnas y abrimos la opción Filtro, el famoso embudo que hay en la parte superior derecha de la pantalla. En cada encabezado aparecerán unas flechitas negras, así que solo tienes que hacer click en una de estas flechitas para que se aplique el filtro. En la plantilla de inventario se organizarán los libros siguiendo el criterio que has elegido, así que lo único que tendrás que hacer es trasladar ese orden a tu biblioteca.
Como habrás podido comprobar, no hace falta ser un gran experto en Excel para utilizar la plantilla de inventario para organizar tu biblioteca. Se trata de una herramienta muy fácil de utilizar, intuitiva y simple, que luego podremos interpretar sin ningún problema. De esta forma también nos evitamos duplicidades en nuestra biblioteca, podremos tener localizados nuestros libros en todo momento y podemos marcar los que hemos leído, los que hemos prestado y están fuera de la librería, etc.
Fórmulas de Excel para hacer inventarios