Consejos para realizar el inventario de hardware con Excel
La eficiencia de la empresa es resultado de diferentes procesos de optimización y control del trabajo. Para conseguir el mayor rendimiento posible de nuestro negocio es necesario conocer y controlar todos los aspectos que afectan a la actividad laboral de la empresa. Entre las diferentes herramientas que podemos utilizar para gestionar los diferentes departamento de la empresa destaca Excel por su facilidad de uso, sus múltiples funciones y su rápida implementación.
Con hojas de cálculo es posible gestionar el departamento de Recursos Humanos, la contabilidad del negocio y conocer el stock de pertenencias de la compañía. El inventario de la empresa no solo comprende los productos de venta o las materias primas que utilizamos, es posible también conocer el volumen de bienes de toda la compañía.
El inventario de hardware forma parte de la gestión de activos TI de las empresas. Actualmente las empresas están equipadas con la última tecnología y con productos que tienen un elevado coste. Aunque se administra su coste una vez se ha adquirido es muy posible que después no se sepa dónde está ubicado, si cumple con las funciones que se esperaban de él o si ha dejado de funcionar. Para optimizar al máximo el gasto en material tecnológico es necesario controlar todos los componentes que tiene la empresa.
Cómo hacer el inventario de hardware con Excel
Se conoce como inventario de hardware al instrumento que recopila toda la información sobre los componentes físicos de los diferentes dispositivos electrónicos y redes informáticas como ordenadores portátiles, servidores, periféricos (teclado, ratón…), tablets, routers o incluso teléfonos móviles empresariales. Es posible controlar el stock con Excel de todos estos componentes electrónicos.
Gracias al inventario de hardware el empresario sabrá el rendimiento de la inversión realizada en TI. También se utiliza para preparar auditorias o planificar futuras compras de hardware.
Podemos usar plantillas de Excel que están preparadas para ser utilizadas, incluyen entre otras cosas fórmulas, funciones, gráficos… y facilitan la creación y gestión del inventario. También es posible crear nuestro propio inventario con Excel utilizando diferentes métodos: el inventario ABC, inventario por el método minorista o el inventario lineal.
El inventario de hardware usará el sistema clásico de inventarios, los diferentes campos de la tabla de Excel incluirá:
- Id del producto. Cada producto estará marcado o señalizado para poder identificarlo. También sirve para que los empleados conozcan la procedencia del aparato.
- Tipo de producto: Ordenador de sobre mesa, portátil, teclado, ratón, tableta gráfica, móvil de empresa, pantalla o videowall, impresora ….
- Marca: Marca del producto
- Garantía: Fecha de validez de la garantía
- Características: Descripción de cómo es el producto
- Estado: en servicio, reparada, fuera de servicio
- Ubicación: Departamento RRHH, Producción, Dirección…
- Cantidad de productos. Número de productos que se poseen con esas características
El inventario de harwarware en Excel puede desglosarse tanto como consideremos e incluir datos técnicos como CPU, placa base, RAM… Toda información que nos ayude a controlar el estado de los elementos que forman el TI de la empresa.
Una vez hemos realizado el inventario de hardware con Excel se puede complementar con el inventario de software. Se utiliza en este caso para controlar todos los programas informáticos que hemos adquirido y de los cuales poseemos licencia de uso, de este modo, se anotaría el número de licencia, fecha de uso, número de usuarios dados de alta y el precio de dicha licencia.
Como ves controlar el hardware o software de la empresa con Excel es muy sencillo, es posible saber cuándo es necesario renovar la flota de móviles de la empresa o cuándo un producto no ha sido amortizado.