Las funciones de Excel imprescindibles para gestionar el inventario

Funciones de Excel para control de stock

Uno de los requisitos indispensables para el correcto funcionamiento de cualquier empresa es una gesti√≥n eficiente y efectiva del inventario. Esto nos permite contar con la materia prima necesaria para la producci√≥n de nuestros productos y con un stock de estos que nos permita responder a las demandas de nuestros clientes, pero sin acumular excedentes que puedan hacer perder valor a nuestro producto. Para ello, una decisi√≥n siempre acertada es aprovechar las funciones de Excel para gestionar el inventario de nuestra compa√Ī√≠a.

Controla el inventario de productos con estas funciones de Excel

Entre las ideas para controlar el inventario de una bodega, organizar el inventario de una biblioteca, un almacén o cualquier tipo de stock debes tener claras cuáles son las funciones de Excel que te servirán de ayuda. A pesar de poder contar con plantillas de inventarios de farmacias en Excel, plantilla de inventario de un restaurante, plantillla de inventario de productos fabricados, plantilla de inventario de materias primas u otras plantillas de diferentes modelos de negocios, es importante que conozcas las funciones más prácticas de Excel para controlar el stock e inventario.




Antes de nada, crearemos una tabla de Excel en la que no pueden faltar el nombre y c√≥digo de cada producto, las existencias iniciales, las entradas y salidas o el stock actual con el que contamos. A partir de esta tabla nos ser√° m√°s f√°cil controlar el inventario y aplicar las distintas funciones para el inventario de Excel. Pero antes de pasar a ver las diferentes funciones, recuerda que la √ļnica forma de conseguir que el inventario temporal o incluso el inventario perpetuo funcione es tenerlo constantemente actualizado. De lo contrario nos servir√° de poco.

  • SUMA: es la funci√≥n m√°s popular de Excel, y es dif√≠cil no dar con ella en ning√ļn punto. En el caso del inventario es tremendamente interesante utilizarla para sumar las entradas de un producto a la cantidad existente inicialmente, cifra a la que restaremos las salidas. Basta con colocar esta f√≥rmula en la primera celda de la columna ‚Äústock‚ÄĚ y arrastrar hasta el final para que se aplique en el resto de productos del inventario. Recuerda que no hay una funci√≥n resta, as√≠ que necesitar√°s una f√≥rmula estilo ‚Äú=SUMA(B3+B4-B5)‚ÄĚ para conocer el stock de cada producto.
  • SUMAPRODUCTO: se trata de una funci√≥n que, tras realizar una b√ļsqueda por filas y columnas, nos devuelve resultados de la intersecci√≥n de una fila y columna. Dicho en otras palabras, con esta funci√≥n podemos sumar las diferentes entradas que se han producido en el almac√©n, pero tambi√©n las salidas de productos que se han registrado... o para conocer la existencia total de cada producto en el almac√©n de forma similar a la que nos ofrece la funci√≥n =SUMA. M√°s all√° de esta tabla general, podemos completar nuestro inventario con un par de tablas m√°s, una para registrar todos los productos que salen del almac√©n y otra para controlar las entradas. En ambas tablas utilizaremos los mismos encabezados -fecha, c√≥digo del producto, descripci√≥n, cantidad-, y recurriremos una vez m√°s a las funciones de Excel para gestionar el inventario para anotar todas las modificaciones que se den en estas tablas y mantener actualizada la base de datos principal. Es muy importante conocer los c√≥digos de cada producto para hacer un uso eficiente.
  • BUSCARV: en ese caso, es muy interesante el uso de la funci√≥n BUSCARV para completar autom√°ticamente la descripci√≥n del producto y alguna celda m√°s, como podr√≠a ser el precio. En la f√≥rmula debes adjuntar el c√≥digo del producto, el nombre de la tabla de inventario original y la columna donde se encuentra, adem√°s del texto ‚ÄúFALSO‚ÄĚ para obtener una coincidencia totalmente exacta. La misma funci√≥n nos sirve tanto para las entradas como para las salidas, manteniendo una sintaxis id√©ntica en ambos casos.
  • SUMA.SI: otra de las alternativas a la funci√≥n SUMA es SUMA.SI, una funci√≥n bastante similar en el fondo pero que incluye ese ‚Äú.SI‚ÄĚ que condiciona toda la operaci√≥n. Igual que la funci√≥n anterior, SUMA.SI nos sirve para las tablas de entradas y salidas, y sumar√° todos los productos que entren o salgan del almac√©n y los sumar√° (entradas) o restar√° (salidas) autom√°ticamente a la tabla de inventario principal.
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