Presupuesto de marketing con Excel

Guía para realizar el presupuesto de marketing con Excel

PorElena Aucejo

Los presupuestos empresariales son una herramienta de planificación muy valiosa para la empresa. Sirven para estimar el gasto o ingreso que tendrá la empresa en un periodo de tiempo concreto y así hacer frente a la actividad empresarial de manera satisfactoria.

En el vertiginoso mundo del marketing, donde la efectividad de cada moneda invertida cuenta, la planificación estratégica se convierte en la piedra angular del éxito. Una herramienta crucial para esta planificación es un presupuesto de marketing bien elaborado, y qué mejor manera de llevar un control preciso que utilizando una plantilla en Excel.

El presupuesto de marketing se trata de un plan de acción donde se recoge todas las partidas de dinero que se van a destinar a fines de comunicación o publicidad. De este modo es sencillo controlar el gasto y asegurarse que se cumple con lo establecido.

Cómo hacer el presupuesto de marketing con Excel paso a paso

Podemos realizar el presupuesto de marketing con Excel de manera sencilla, optando por usar una plantilla de Excel preparada para presupuestos de gastos e ingresos, o bien crear nuestra propia plantilla desde cero en una hoja de Excel.

Si optas por la primera opción te dejamos a continuación el link de descarga de nuestra plantilla de Excel totalmente gratuita para crear un presupuesto de marketing:

Plantilla Excel Presupuesto de Marketing

En cambio, si prefieres crear tu propia plantilla, vamos a explicarte paso a paso cómo crear un modelo de presupuesto de marketing en Excel con todo tipo de detalles. ¡Empezamos!

GUÍA PARA CREAR UN PRESUPUESTO DE MARKETING EN EXCEL PASO A PASO

  1. Crea una nueva hoja de cálculo en Excel

    Abre Microsoft Excel y crea una nueva hoja de cálculo.

  2. Encabezado

    En la primera fila, escribe en las celdas A1, B1, C1, D1 un encabezado para tu presupuesto de marketing. Puedes incluir columnas como “Categoría”, “Descripción”, “Gasto Estimado”, “Gasto Real”, incluso añadir otras que se ajusten a tu presupuesto. Puedes dejar de manera opcional unas filas libres arriba del encabezado para introducir el nombre de la empresa y el logo si prefieres personalizar todavía más tu presupuesto de marketing.

  3. Categorías de marketing

    En la columna “Categoría”, enumera las diferentes categorías de marketing que necesitas presupuestar. Algunos ejemplos podrían ser Relaciones Públicas, Publicidad en Medios Impresos, Publicidad Exterior, Publicidad en TV o Radio, Email Marketing, Diseño gráfico, Feed de agencias, Merchandising, Eventos y ferias, Publicidad Online, Mantenimiento página web, Inversión en Social Media, Generación de Marketing de, Contenidos, Sorteos o concursos.
    Para elaborar el presupuesto de marketing con Excel es necesario establecer la estrategia de comunicación de la empresa y saber qué se va a hacer.
    En algunas empresas se incluyen los gastos del personal en el propio presupuesto de marketing, en otras este dato se recoge en el presupuesto de gastos salariales de Excel. De todos modos, las partidas se acordarán con el responsable de marketing y la dirección.
    Cada categoría y descripción debe alinearse estrechamente con tus objetivos de marketing. ¿Estás centrado en la adquisición de clientes, el aumento de la visibilidad de la marca o la retención del cliente? Asegúrate de que tus categorías reflejen y respalden estos objetivos.

  4. Descripciones

    En la columna “Descripción”, proporciona detalles específicos para cada categoría. Por ejemplo, bajo “Publicidad en línea”, puedes tener subcategorías como Google Ads, Facebook Ads, etc. Cuanto más detalladas sean tus descripciones, mejor podrás anticipar y gestionar los gastos asociados.
    > Consejo: Para evitar confusiones y facilitar la gestión, mantén una consistencia rigurosa en la terminología utilizada en tus categorías y descripciones. Esto es especialmente importante si estás colaborando con otros miembros del equipo, garantizando una comprensión uniforme de tus estrategias.

  5. Gasto Estimado

    El gasto estimado es tu presupuesto planificado, la cantidad que proyectas gastar en cada categoría y descripción. En la columna “Gasto Estimado”, introduce las estimaciones de gastos para cada categoría. Esto te ayudará a tener una visión general de tu presupuesto planificado. Puedes proporcionar formato moneda a columna para que te aparezca el símbolo de la moneda.
    Aunque el gasto estimado es tu guía inicial, la flexibilidad para realizar ajustes es clave. En Excel, puedes utilizar fórmulas que te permitan ajustar automáticamente tus estimaciones en función de cambios en tus estrategias o del rendimiento de campañas anteriores. Esto garantiza una planificación dinámica y adaptativa.

  6. Gasto Real

    El gasto real representa los costos reales incurridos durante la ejecución de tus estrategias de marketing. Deja una columna para “Gasto Real”. A medida que avanzas en el tiempo, podrás ingresar los gastos reales para comparar con las estimaciones y evaluar el rendimiento real frente al planificado. Imprescindible para conocer el rendimiento de tus acciones de marketing.
    Una vez que hayas ingresado los datos de gasto real, utiliza fórmulas en Excel para calcular las desviaciones entre el gasto estimado y el gasto real. Este análisis te proporcionará información valiosa sobre las áreas donde se han superado o quedado por debajo de las proyecciones, permitiéndote tomar decisiones informadas para futuras estrategias.

  7. Totales y Fórmulas

    En la parte inferior de las columnas de “Gasto Estimado” y “Gasto Real”, utiliza fórmulas para calcular los totales. Puedes usar la función SUM() para obtener el total de los gastos.

  8. OPCIONAL: Introduce gráficos

    Si deseas visualizar tu presupuesto de marketing de manera más gráfica, puedes crear gráficos. Selecciona los datos relevantes (por ejemplo, categorías y gastos estimados) y utiliza la función de gráficos de Excel para incluir un gráfico circular que represente visualmente tu presupuesto o bien gráficos de barras o líneas que pueden ofrecer una representación visual que facilita la comprensión de las tendencias y desviaciones.

Actualiza tu presupuesto periódicamente con los gastos reales a medida que avanzas en el período presupuestario. Esto te permitirá realizar un seguimiento de cualquier desviación y ajustar tus estrategias según sea necesario. No te olvides de realizar revisiones periódicas para ajustar las estimaciones según sea necesario para mantener tu presupuesto actualizado y preciso.

¡Listo! Ahora tienes una plantilla básica para tu presupuesto de marketing en Excel. Ajusta los detalles según tus necesidades específicas y asegúrate de mantenerlo actualizado para una toma de decisiones efectiva.

Fórmulas para automatizar el presupuesto de marketing en Excel

En la gestión de un presupuesto de marketing, la eficiencia es clave, y una herramienta poderosa para lograrlo es la capacidad de automatizar cálculos en Excel. En esta sección, exploraremos las fórmulas esenciales que te permitirán calcular totales y realizar análisis financieros con facilidad en tu plantilla de presupuesto.

SUM() para Totales:

La función SUM() es tu aliada para calcular totales de manera rápida y precisa. En tu plantilla Excel, utiliza esta fórmula para sumar los gastos estimados y reales en cada categoría. Por ejemplo, en la celda correspondiente a “Gasto Estimado Total”, escribe =SUM(C2:C10) para sumar las estimaciones en las filas 2 a 10.

Calcular Desviaciones:

Utiliza una fórmula sencilla para calcular las desviaciones entre el gasto estimado y el gasto real. En una nueva columna, puedes restar el gasto estimado del gasto real. Por ejemplo, en la columna “Desviación”, en la celda D2, escribe =C2-D2 y arrastra la fórmula hacia abajo para aplicarla a todas las filas.

Porcentajes de Desviación:

Para obtener una perspectiva más clara, calcula los porcentajes de desviación. En una nueva columna, escribe en la celda E2 la fórmula =(D2/C2)*100. Esto te dará el porcentaje de desviación entre el gasto estimado y el gasto real. Nuevamente, arrastra la fórmula hacia abajo para aplicarla a todas las filas.

Fórmulas de Promedio y Mediana:

Si deseas evaluar el rendimiento general, considera utilizar las fórmulas AVERAGE() y MEDIAN(). Por ejemplo, en una celda para el “Gasto Estimado”, escribe =AVERAGE(C2:C10) para obtener el promedio de los gastos estimados. De manera similar, =MEDIAN(C2:C10) te dará la mediana.

Fórmulas de Tendencias:

Si estás interesado en analizar tendencias a lo largo del tiempo, puedes utilizar fórmulas como TREND() o FORECAST(). Estas fórmulas pueden ayudarte a prever posibles gastos futuros en función de patrones históricos.

Validación de datos:

Para mejorar la precisión y evitar errores, utiliza la validación de datos. Puedes configurar reglas que limiten las entradas a ciertos rangos, evitando valores incorrectos que podrían afectar tus cálculos.

Automatizar tu presupuesto con estas fórmulas no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la precisión y facilita el análisis de tu rendimiento financiero.

Representa tu presuspuesto de Excel con gráficos

La visualización efectiva de datos es fundamental para comprender rápidamente la salud financiera de tu presupuesto de marketing. En esta sección, exploraremos cómo aprovechar las capacidades gráficas de Excel para representar tus cifras de manera clara y atractiva.

Gráficos de Barras para Comparaciones:

Los gráficos de barras son ideales para comparar las cifras de gasto estimado y gasto real en cada categoría. Selecciona las columnas relevantes y haz clic en “Insertar gráfico de barras” en la pestaña de Excel. Personaliza tu gráfico para incluir etiquetas claras y colores distintivos que faciliten la interpretación.

Gráficos Circulares para Proporciones:

Los gráficos circulares son útiles para visualizar la distribución proporcional de tus gastos en cada categoría. Selecciona los datos y utiliza la opción “Insertar gráfico circular”. Asegúrate de incluir etiquetas informativas para cada segmento, proporcionando una visión clara de las áreas dominantes en tu presupuesto.

Gráficos de Línea para Tendencias:

Si deseas resaltar las tendencias a lo largo del tiempo, los gráficos de línea son ideales. Selecciona tus datos de gasto estimado y real a lo largo de períodos específicos y utiliza la opción “Insertar gráfico de líneas”. Esto te permitirá identificar rápidamente cualquier variación a lo largo del tiempo y ajustar tu estrategia en consecuencia.

Gráficos de Dispersión para Desviaciones:

Los gráficos de dispersión son efectivos para visualizar desviaciones entre el gasto estimado y real. Representa cada punto de datos como una burbuja, donde la posición vertical muestra la desviación y la posición horizontal representa la categoría. Personaliza el tamaño de las burbujas según la magnitud de la desviación para una visualización más impactante.

Integra estos gráficos directamente en tu plantilla Excel para una fácil referencia. Añade una nueva hoja y coloca tus gráficos allí, asegurándote de mantenerlos actualizados con los datos más recientes. Esto proporcionará una vista completa y visualmente atractiva de tu presupuesto de marketing.

Razones para incorporar una plantilla de Excel en tu estrategia de marketing

Para muchos profesionales y emprendedores, la efectividad de sus estrategias de marketing radica en gran medida en la habilidad para asignar recursos de manera inteligente y anticipar los desafíos financieros.

En este contexto, la elección de una herramienta de presupuesto adecuada se vuelve esencial. La versatilidad y potencia de Microsoft Excel emergen como aliados indispensables en este viaje financiero. Aquí te presentamos las razones fundamentales para incorporar una plantilla Excel en tu estrategia de presupuesto de marketing:

Flexibilidad y Adaptabilidad:

Una plantilla en Excel ofrece la flexibilidad necesaria para ajustarse a las particularidades de tu estrategia. Puedes personalizar fácilmente las categorías de gastos, modificar cifras y adaptar la plantilla a medida que evolucionan tus objetivos y estrategias de marketing.

Organización Integral:

Excel proporciona una plataforma ordenada para organizar todos los aspectos de tu presupuesto. Desde las categorías generales hasta las descripciones detalladas de gastos, tener todo centralizado en una única hoja de cálculo facilita la gestión y el análisis.

Cálculos Automatizados:

La capacidad de realizar cálculos automáticos en Excel agiliza enormemente el proceso de presupuestación. Fórmulas sencillas te permiten calcular totales, desviaciones y porcentajes, proporcionando una visión instantánea de la salud financiera de tu estrategia de marketing.

Histórico y Tendencias:

Al utilizar Excel, puedes mantener un registro histórico de tus presupuestos anteriores. Esto no solo te permite evaluar la efectividad de tus estrategias pasadas, sino también identificar tendencias que pueden influir en tus decisiones futuras.

Facilidad de Colaboración:

La compatibilidad y accesibilidad generalizada de Excel facilitan la colaboración. Puedes compartir tu plantilla con miembros del equipo o socios u otros departamentos, permitiendo una toma de decisiones más informada y colaborativa.

En resumen, integrar una plantilla en Excel en tu estrategia de presupuesto de marketing no solo es práctico, sino que también representa una decisión estratégica que puede marcar la diferencia en la efectividad de tus campañas.

Plantilla de Excel premium para hacer tus presupuestos de marketing

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