Marta Gago No hay comentarios

8 trucos para optimizar la función BuscarV en Excel

La función BuscarV es un tipo de función que sirve para buscar un valor dentro de una columna y devuelve el valor de una celda correspondiente, que se encuentra en la misma fila. Así, por ejemplo, si tuviéramos un listín telefónico de nuestros clientes en una hoja de Excel, con esta función, podríamos obtener el número de teléfono para el cliente (celda) que indiquemos. En una columna tendríamos los nombres de clientes y a su derecha, los números de teléfono que corresponden a cada cliente.

 

Esta función se compone de 4 argumentos:

  • Valor buscado: sería el valor que buscamos en la primera columna. Es lo que buscamos con nuestra función, en nuestro ejemplo sería el nombre de un cliente, para el que buscamos el número de teléfono. Este dato se encuentra en una celda aparte, colocaríamos la celda. En nuestro ejemplo sería E18

  • Matriz buscar: es el rango de celdas de Excel en los que se va a buscar el dato y estará representado por la primera celda de la primera columna y la última celda de la segunda columna. En nuestro ejemplo, sería la primera celda de la columna Clientes y la última celda de la columna Número de teléfonos. Así, el argumento sería: B10:C13
  • Indicador columna: se refiere al número de la columna en la que se encuentra el valor que buscamos. En nuestro ejemplo, sería la columna 2 (la primera es la de clientes).
  • Ordenado: este argumento es opcional y se refiere a si queremos buscar una coincidencia exacta o aproximada. VERDADERO se refiere a la coincidencia aproximada y FALSO a una coincidencia exacta. En nuestro ejemplo, usaríamos un valor exacto, con lo que sería FALSO.

Así, el argumento final en nuestro ejemplo y lo que tendríamos que poner en la barra de funciones sería: =BuscarV(E18,B10:C13,2,FALSO) y en la celda F19(donde hemos insertado la función, nos saldrá el resultado).

Consejos para optimizar la función Buscar V en Excel

Una vez sabemos en qué consiste la función BuscarV veamos 8 trucos para optimizarla:

  1. La información debe estar organizada en columnas, porque esta función busca verticalmente (por eso se llama BuscarV).
  2. El dato que buscamos debe estar en la primera columna. En nuestro ejemplo, lo que buscábamos era un número de teléfono para un cliente, que se encuentra en la primera columna. Da igual, la letra de la columna, lo que interesa es el número que ocupa (es la primera), así, cuando metamos la matriz buscar (segundo argumento), por ejemplo C2:d8, quiere decir que el dato que buscamos estará en la columna C.
  3. Si lo que buscamos es un valor dentro de un rango (no como nuestro ejemplo, que era un valor exacto), no tenemos que poner en el argumento ordenado, falso, sino al contrario, verdadero porque lo que queremos es un valor aproximado. Por ejemplo, si buscáramos un precio aproximado dentro de un rango, pondríamos Verdadero.
  4. Al incluir el rango de celdas en Excel, no se debe incluir las referentes a los encabezados ( nombre de las columnas de Excel), en nuestro ejemplo sería las que tienen Clientes y Teléfonos.
  5. No debemos poner la letra de la columna en el argumento Indicador, porque ésta no lo tendrá en cuenta Excel, como hemos dicho más arriba lo que interesa es la situación de la columna.
  6. Cuando no sabes exactamente lo que necesitamos, si un valor exacto o aproximado, lo mejor es dejar el argumento ordenado como Falso.
  7. Para asegurarnos de que la función no falle cuando agreguemos nuevos valores o celdas a nuestras columnas (donde se encuentran el rango de matriz a buscar), debemos poner el signo $ delante de cada valor. Así, en nuestro ejemplo sería: $B$10:$C$13.
  8. La celda de Excel para el valor buscado debe estar separada unos espacios del rango de celdas en donde se encuentren los datos, para que así se perciba mejor.

Es una función muy interesante si trabajas con Excel y con estos trucos puedes aprovecharla al máximo.

Pau Sisternas No hay comentarios

Cómo abrir archivos de Excel

La respuesta a esta pregunta parece fácil, pero no lo es tanto. Está claro que para abrir un libro de Excel hay que buscar el archivo en nuestro ordenador, hacer doble click y se nos abrirá. También lo podemos abrir haciendo click con el botón derecho del ratón sobre el icono del archivo de Excel y luego haciendo click con el izquierdo en abrir. Sin embargo, la cosa cambia cuando tenemos una versión de Office distinta a la que utilizó para crear el documento, o si queremos abrir un Excel online. ¿Sabes cómo se hace?

Abrir nuevos formatos de Excel en versiones antiguas

Hay quien tiene problemas para abrir archivos de Excel 2010 en 2007, abrir archivos de Excel 2010 en 2013, abrir archivos de Excel 2013 en 2007, etc. De hecho, si te fijas en la extensión del archivo, todos los libros y documentos creados con Excel 2003 o versiones anteriores tiene la extensión .xls mientras que a partir de la versión de 2007 los archivos cuentan con la extensión .xlsx. Esa x final tiene sus pros y sus contras para los usuarios, que al fin y al cabo somos los que sufrimos el cambio.

Entre los puntos a favor de los archivos .xlsx están su menor tamaño -ocupa hasta un 80% menos que un .xls- y la mayor cantidad de información recuperable en caso de que se nos dañe el archivo ya que la información se guarda en distintos ficheros. La principal desventaja de estos archivos es que no son compatibles con las versiones anteriores a Excel 2007, por lo que muchas veces hay que guardar el documento en formato .xls o descargar un convertidor de la web de Microsoft para hacer compatibles el Excel con tu versión.

Si no quieres descargarte estos convertidores que ofrece Microsoft, para abrir los Excel .xlsx en el Excel 2003, Excel XP o Excel 2000 tendrás que instalar un paquete de compatibilidad que sirve tanto para Excel como para el resto de programas de Office, como Word o Power Point. En cinco simples pasos lo tendrás instalado:

  • Ves al Centro de descarga de Microsoft y busca el paquete de compatibilidad de Office
  • Haz click en Descargar para iniciar la descarga de FileFormat Converters.exe
  • Cuando se haya completado la descarga, haz click en Ejecutar en la ventana que te aparecerá. Entonces empezará la instalación.
  • Una vez completada la instalación del paquete de compatibilidad, cierra todos los programas de Office que tengas abiertos en ese momento.
  • Reinicia los programas de Office, incluido Excel, para poder abrir los documentos .xlsx con Excel 2003 o versiones anteriores.

A partir de ahora, podrás abrir tanto libros de Excel (.xlsx), libros con macros de Excel (.xlsm), libros binarios de Excel (.xlsb), plantillas de Excel (.xltx), plantillas habilitadas para macros de Excel (.xltm) o complementos de Excel (.xlam) sin problemas.

Cómo abrir un archivo de Excel online

Para abrir archivos de Excel online y trabajar en línea con él basta con ir a http://docs.google.com y en el menú ir a Hojas de Cálculo. Ves al selector de ficheros -el icono de la carpeta- y solo tendrás que elegir el documento que quieres abrir para trabajar en línea con él. Si utilizas One Drive el proceso es similar. Basta con hacer click sobre Cargar un libro y elegir el libro de Excel de nuestro equipo con el que queremos trabajar online.

Marta Gago No hay comentarios

5 trucos para hacer tus gráficos de Excel más atractivos

Uno de los elementos más atractivos de Excel, son sus gráficos. Excel pone a nuestra disposición distintos tipos de gráficos con los que podemos representar los datos de nuestra hoja de Excel. Recuerda que para insertar un gráfico basta con seleccionar los datos que queremos representar y en la cinta de opciones, irnos a Insertar y en el grupo Gráficos, elegir el que nos interese.

Lo interesante de esta herramienta es que disponemos de muchas opciones de diseño para hacer nuestros gráficos más atractivos, poniéndoles color, bordes, textos llamativos, rellenos, etc. En este post te enseñaremos algunos trucos para hacer tus gráficos en Excel más atractivos:

1. Incluye un título en tu gráfico de Excel

Aparte de hacerlo más atractivo, identifica mejor los datos que se representan en él. Así, si no tenemos título bastará con hacer lo siguiente:

  1. Seleccionamos el cuadro del gráfico haciendo doble click sobre él.
  2. En la cinta de opciones veremos Herramientas de gráficos, pinchamos en Presentación.
  3. En el grupo Etiquetas, le daremos al botón Título del gráfico.
  4. Del menú elegiremos alguna de las dos opciones (superpuesto o encima del gráfico).
  5. Seleccionaremos el cuadro del título y escribiremos sobre él un título descriptivo de nuestro gráfico.
  6. Podemos poner un color al texto. Para ello, seleccionaremos el texto y elegiremos el color de fuente que deseemos.

2. Pon un borde a tu gráfico

El poner un borde a nuestro cuadro de gráfico de Excel lo indentificará y destacará más sobre la página. Para ello:

  1. Haremos doble clic sobre él.
  2. Y en el cuadro de Formato del área de gráfico, nos iremos a Color de borde: donde elegiremos línea sólida y un color en Color.

3. Ponle relleno al área

También, una forma de hacer más atractivo el gráfico es poner un color de relleno al área del gráfico en Excel. Pero no olvides poner un color que no impida ver el gráfico, lo mejor es utilizar un color claro. Para poner color de relleno:

  1. Haremos doble clic en el gráfico.
  2. En el cuadro Formato del área de gráfico, nos iremos a
  3. Ahí elegiremos el tipo de relleno que queramos, por ejemplo, color sólido.
  4. Seleccionaremos el color que más nos guste.
  5. Le daremos al botón Cerrar del cuadro y los cambios se aplicarán.

4. Formato 3D

Puedes utilizar el formato 3d para el área de los datos. Debes tener cuidado con este formato, porque no siempre quedará bien, es más recomendable para gráficos de Excel del tipo circular.  Para hacerlo haremos lo siguiente:

  1. Haremos doble clic, ahora en el área de los datos.
  2. Se nos abrirá en este caso el cuadro de Formato de serie de datos.
  3. Nos iremos a la opción del menú Formato 3D y elegiremos el tipo que más nos guste.
  4. Le daremos a Cerrar para que se aplique.
  5. Ya tendremos nuestro gráfico de Excel en formato 3d

5. Sitúa el texto de la leyenda del gráfico en el mejor lugar

Es decir, debemos colocar la leyenda del gráfico donde mejor se vea. Para cambiarla de lugar haremos esto:

  1. Seleccionaremos el texto de la leyenda, haciendo nuevamente doble clic
  2. En el cuadro de Formato de leyenda en Opciones de leyenda, elegiremos la que más nos interese, el sitio donde queramos colocarla: superior, inferior, hacia la izquierda, la derecha…
  3. Le daremos nuevamente al botón Cerrar del cuadro y los cambios se aplicarán.

Como ves, aparte de elegir el gráfico de Excel más adecuado según nuestro objetivo y los datos que queramos representar en él, debemos hacerlo atractivo para que sea un gráfico en el que se aprecien bien los datos del libro de Excel, para ello, cambiaremos color, bordes, rellenos…Recuerda que basta con seleccionar el elemento que queremos cambiar y aplicar los cambios. Te invitamos a que comiences a practicar creando gráficos atractivos con Excel.

Noelia Holguín No hay comentarios

Cómo minimizar la cinta de opciones en Excel

Cuando trabajamos con Excel queremos que las herramientas estén ordenadas según nuestras preferencias de trabajo y ajustadas visualmente a nuestro gusto. Cada pestaña está agrupada en la barra de opciones llamada la cinta de opciones de Excel y con ella podremos trabajar en los diversos aspectos de las hojas de cálculo. Una de las acciones que podemos realizar con la cinta de opciones de Excel es minimizarla o maximizarla.

Formas de minimizar la cinta de opciones en Excel

Según el trabajo que estemos realizando, puede que necesitemos contraer la cinta de opciones de Excel para recuperar espacio en la pantalla. De esta manera tendremos más espacio en la hoja de cálculo para trabajar, y podremos maximizar la cinta de opciones de vuelta cuando lo deseemos. Descubre cuáles son las maneras de minimizar la barra de opciones de Excel:

  • Desde acceso rápido:
    • En el acceso rápido superior, haz clic con el botón izquierdo en la flecha blanca de al lado de la opción Ayuda de Microsoft Excel. De esta manera, se mostrarán únicamente los nombres de las pestaña en la cinta.

Cómo minimizar la cinta de opciones de Excell

  • Desde la pestaña de la cinta de opciones:
    • Haz clic con el botón derecho del ratón encima de la pestaña de la cinta de opciones.
    • En la lista desplegable que aparezca, haz clic en Minimizar la cinta de opciones.

Formas de Minimizar la barra de opciones de Excel

  • Con un atajo de teclado:
    •  Para agilizar la acción, siempre puedes recurrir a los atajos de teclado. Para minimizar y maximizar la cinta de opciones de Excel deberás pulsar la combinación de teclas Control + F1 y automáticamente se minimizará.

Contraer la cinta de opciones de Excel con atajos de teclado

Si deseas pasar rápidamente de tenerla contraída a no contraída, cuando hayas minimizado la cinta de opciones, haz doble clic con el botón izquierdo del ratón en la pestaña de la cinta para que vuelva a su visualización habitual.

Pau Sisternas No hay comentarios

Cómo recuperar una versión anterior de un archivo de Excel

Una de las grandes ventajas de trabajar con Excel es que cada unos 10 minutos el programa guarda de manera predeterminada el trabajo que estás haciendo. Es lo que se conoce como versiones del documento, una opción muy útil para aquellos olvidadizos que empiezan a trabajar y nunca piensan en guardar el archivo de Excel por si se les va la luz, el portátil se queda sin batería o ante cualquier circunstancia de este tipo. También puedes eliminar información importante si querer, y nada como tener una versión anterior del libro de Excel para reemprender la marcha desde ahí y no tener que hacer de nuevo el trabajo.

Por suerte, gracias a las versiones podemos recuperar el documento de Excel desde el momento preciso en el que eliminamos esa hoja indispensable para nuestro trabajo, o desde justo antes de que nos fuese la luz. Pero no solo podrás recuperar versiones anteriores si no has guardado, también podrás hacerlo una vez hayas guardado el documento y te des cuenta de que necesitas volver a una versión anterior para modificar datos del libro de Excel, añadir hojas, eliminar contenidos, etc. Vamos a descubrir cómo recuperar versiones anteriores de un Excel, algo que también puedes aplicar a Word y a Power Point.

Recuperar una versión anterior de un Excel sin guardar

Para empezar, sigue el itinerario Archivo > Información > Administrar documentos > Recuperar libros no guardados. Para Word el itinerario es idéntico, excepto en el último paso, donde habla de documentos sin guardar (que en Power Point son presentaciones no guardadas).

  • Selecciona el archivo y haz click en Abrir.
  • Guarda el libro utilizando la función Guardar como que aparece en la parte superior de la barra del archivo.
  • Ahora solo tienes que abrir el nuevo documento desde el lugar en que lo has guardado para trabajar con la versión anterior del documento que acabas de recuperar.

Recuperar una versión anterior de un Excel guardado

Si guardaste el documento en el que estabas trabajando, lo primero será abrir el libro de Excel:

  • Ves a Archivo > Información > Administrar libro (administrar documento en Word, administrar presentación en Power Point), y haz click en el archivo de Excel etiquetado -cuando se cerró sin guardar-.
  • Fíjate en la barra que aparece en la parte superior del archivo. Haz click en Restaurar y sobrescribirás la última versión guardada, recuperando el libro de Excel en el punto exacto que querías.

Como ves, la recuperación de versiones anteriores de los libros de Excel no tiene ningún misterio. Lo único que debes tener en cuenta es que las diferentes versiones de cada documento tan solo se guardan durante 4 días, pasado ese tiempo el ordenador las elimina automáticamente y ya no nos será posible recuperarlas. La razón es simple, cada copia ocupa cierto espacio en el disco duro de tu ordenador, así que si lo llenamos de copias de libros de Excel pronto nos quedaremos sin espacio.

Excel también borrará por defecto todas las versiones anteriores cuando guardes un documento, ya que entiende que no las utilizarás, aunque no es siempre así. Cuando vas a cerrar un documento y te pregunta si quieres guardar los cambios recientes, si haces click en No guardar conserva las versiones antiguas del libro durante 96 horas. Finalmente, debes saber que la última versión de Excel guardada es el proyecto de la versión de Excel, y se conserva aunque después crees un nuevo documento.

Marta Gago No hay comentarios

2 maneras de convertir números negativos en positivos

Cuando trabajamos con Excel, puede que a veces necesitemos convertir los números negativos de nuestra hoja de datos en números positivos. Realmente en Excel no existe una función que haga esto directamente, pero sí podemos hacerlo de varias formas y sin demasiadas complicaciones. Se trata de utilizar dos funciones de Excel y aplicarlas a las celdas de Excel en donde se encuentren los números negativos que queramos cambiar por positivos. Después la aplicaremos a cuantas celdas queramos.

En este post, te enseñaremos 2 formas de convertir números negativos en positivos en Excel con unos sencillos pasos:

1. Números negativos en positivos mediante la función ABS

Esta función ABS sirve para devolver el número absoluto de un número, esto es, el número sin signo. Así, cuando se aplique a un números que tiene signo negativo, por ejemplo, -2, devolverá su absoluto, en este caso, 2. Es por lo tanto, una forma sencilla de quitar en Excel los signos negativos de los números. Para aplicar esta función, procederemos como lo haríamos con cualquier otra función:

  • Nos situamos en la celda de Excel donde queramos insertar la fórmula, es decir, la seleccionamos con el cursor. Por ejemplo, podemos hacerlo en la columna de al lado de donde está el número negativo que queramos cambiar.
  • En la barra de funciones insertamos la función de valor absoluto: =ABS.
  • Entre paréntesis, pondremos la celda a la que vamos aplicar la función por ejemplo= ABS(C2).
  • Le damos al símbolo de introducir, que se encuentra al lado de las funciones y para que se aplique la función.
  • De esta forma, en la celda en donde hemos aplicado esta función, aparecerá el mismo número que está en negativo en otra celda de Excel, ahora en positivo (sin signo).
  • Pero puede que queramos aplicar esa función a todos los números de una misma columna de Excel. Como ya sabrás, bastará con estirar de la primera celda, con el cuadradito inferior de la misma y las demás celdas de la columna se rellenarán con la misma fórmula. Con ello, se aplicará la función a toda la columna para cada una de las celdas en las que están los números negativos.
  • Así, ya tenemos nuestros números negativos convertidos en números positivos.

 2. Números negativos en positivos multiplicando por (-1)

Si un número negativo lo multiplicamos por -1, se convertirá en un número positivo. Por ello, otra forma de convertir números negativos en positivo sería con la función de producto (PRO), multiplicando la celda por el número -1. Veamos cómo se hace:

  • Como antes, lo mejor es situarnos en una celda al lado de la columna del número negativo, donde incluiremos el número positivo. Seleccionamos la celda.
  • Nos vamos a la barra de funciones e insertaremos la función PRODUCTO (multiplicar). Para ello, escribiremos en la barra:=PRODUCTO.
  • Como hemos dicho, vamos a multiplicar por -1 el número que queremos cambiar de signo. Así, podremos entre paréntesis (-1* la celda en la que se encuentre el dato).
  • Quedaría como =PRODUCTO(-1*C2).
  • Le daremos a Introducir (el símbolo a la izquierda de la fx, en la barra de funciones), para que se aplique la función en la celda.
  • Ya tenemos en la celda el número negativo, ahora convertido a positivo.
  • Como en el caso anterior, si queremos aplicarlo a una columna entera, bastará con completar toda la nueva columna, arrastrando la fórmula, de esta forma se irá aplicando a los números de todas las celdas de los números negativos.
  • Así, ya tendremos en una nueva columna de Excel todos los números negativos convertidos ahora en números positivo.

 Como ves, con dos sencillas fórmulas, puedes convertir los números negativos en positivos con Excel y aplicarlos a una columna entera. Así, que no debes preocuparte si en tu hoja de Excel tienes números con signo negativo y quieres cambiarlos, pues lo podrás convertir en positivo de forma sencilla.

Marina Rodríguez No hay comentarios

Cómo comparar 2 hojas de Excel

Una de las tareas más comunes cuando trabajas con varios archivos de Excel es la de comparar dos hojas en Excel. Así conseguimos conocer las similitudes o las diferencias que existen entre ambas hojas de Excel.

Por ejemplo, si otras personas editaron tu archivo y tu pregunta ahora mismo es “¿Quién cambió esto y qué hizo?” el programa Excel es ideal para resolver la duda.

Pasos para comparar 2 hojas de Excel

Para empezar, es muy importante tener claro que la comparación de hojas en Excel sólo está disponible para las versiones Office Professional Plus 2013 y Office 365 ProPlus. Una vez aclarado este punto lo siguiente que debemos hacer sería:

  • Paso 1: Abrir la comparación de hojas de cálculo.
  • Paso 2: Hacer Clic en el panel ubicado en la esquina inferior del lado izquierdo. Elige las opciones que quieres agregar en la comparación de tu hoja, como las fórmulas, el formato de celdas, los macros, etc. También puedes elegirlo todo si así lo prefieres.
  • Paso 3: En la pestaña de inicio de la cinta de opciones debes hacer clic en la opción >Comparar Archivos.
  • Paso 4: En ese momento, aparecerá el cuadro de diálogo “comparar archivos”. Se debe hacer clic justo en la fila de “comparar” (carpeta azul) y explorar hasta llegar a la versión anterior del archivo. Incluso también puedes escribir una dirección web.
  • Paso 5: Ahora, en el mismo cuadro anteriormente mencionado ( “comparar archivos”) haz clic en la fila “Con” (carpeta verde) y explora hasta conseguir la versión de tu libro. ¡Recuerda que puedes comparar dos archivos con el mismo título sólo si los guardas en diferentes carpetas!
  • Paso 6: Selecciona la opción de aceptar para que el programa pueda ejecutar la comparación. Si recibes un mensaje que dice “No se puede abrir el libro” debe ser porque uno de los libros está protegido con clave. En este caso deberás hacer clic en aceptar y después escribir la contraseña.

 

Los resultados de la comparación puedes verlos en una cuadricula de dos paneles que aparecen en la pantalla. La hoja que aparece del lado izquierdo representa al archivo “comparar” y la derecha corresponde al archivo “con”. Los cambios se resaltan en color y los detalles aparecen en un panel bajo de las cuadriculas.

En la cuadricula que aparece en paralelo se compara una hoja de cálculo con la hoja del otro archivo. Comienza desde la hoja de cálculo que está situada a la izquierda de todas ellas. Si dicha hoja se encuentra oculta, se mostrará y se comparará. Si las celdas son muy estrechas y no puedes ver el contenido, debes hacer clic en “cambiar tamaño de celdas” y ajustarlas.

 

Las diferencias son resaltadas con un color que rellena la celda de Excel o el texto, dependiendo de la diferencia. El panel ubicado en la esquina izquierda inferior muestra el significado de colores.

Comparar 2 hojas de Excel y sacar los datos iguales

Para poder llevar a cabo la opción de comparar los valores en Excel,  debemos hacer uso de los operadores de comparación. Mediante estos operadores podemos descubrir si un valor es mayor, menor, igual o diferente al valor contrario con el cual se está comparando.

Cuando se utilizan estos operadores recibimos como respuesta un valor llamado VERDADERO u otro llamado FALSO, dependiendo de cómo se haya evaluado la expresión.

Para comparar 2 hojas de Excel, y saber si sus datos son iguales, podemos utilizar el operado “igual a” (=):

comparar 5

En la columna C encontraremos expresión de comparación entre los valores de la columna A y la B. En la celda C2 el resultado es FALSO porque sus valores son distintos.

Comparar 2 hojas de Excel y sacar los datos diferentes

El operador diferente nos ayuda a reconocer los valores comparados que son distintos, cuando esto ocurre obtenemos un valor llamado VERDADERO, de lo contrario arrojara el valor FALSO.

comparar 5

comparar 5

Noelia Holguín No hay comentarios

Cómo introducir un texto de varias líneas en una celda de Excel

Cuando escribes oraciones largas en el programa de Excel, el texto se muestra íntegro en una misma línea, sea cual sea su tamaño. Para que el texto aparezca en varias filas dentro de una misma celda de Excel, puedes hacerlo de dos maneras, ya sea en el momento de escribirlo o modificando el formato del rango de celdas de Excel. A continuación, encontrarás los mejores trucos para introducir un texto de varias líneas en una casilla de Excel.

Pasos para insertar un salto de línea en la celda de Excel

Llevar a cabo un salto de línea dentro de una celda mejora la visualización del contenido. Cuando estés escribiendo o modificando un texto, si quieres escribir varias líneas en la celda de Excel debes seguir estos pasos:

  • Paso 1: Pulsa las teclas Alt+Enter para insertar un salto de línea donde desees.
  • Paso 2: Para que el alto de la fila de la hoja se adapte automáticamente y así confirmar el salto de línea, pulsa Enter de nuevo.

Añadir salto de línea en las casillas de Excel

En la celda A1 podemos observar el salto de línea insertado en la celda. En cambio, en la casilla A4 el texto está en una misma línea sin saltos de celda y tampoco está ajustado.

Si quieres que el texto aparezca en varias líneas de las celdas de Excel, tan sólo tendrás que pulsar más veces la combinación anterior. Pero recuerda, no pulses Shift+Enter porque en el caso de Excel, nos hará desplazarnos a una celda superior.

Trucos para ajustar el texto de forma automática en las casillas de Excel

Para ajustar el contenido automáticamente en las celdas de Excel deberás seguir las siguientes fotos.

  • Selecciona la celda o el rango de celdas en el que desees ajustar el texto.
  • Ves a la pestaña Inicio > grupo Alineación > Ajustar texto.

Cómo modificar automáticamente el contenido de las casillas Excel

  • A continuación, los datos se colocarán en varias filas según el formato del contenido respecto al ancho de la celda. Si modificas cualquier otra acción en adelante, las celdas se ajustarán automáticamente.
Pau Sisternas No hay comentarios

Cómo desproteger un libro de Excel sin saber la contraseña

Cuando manejamos libros de Excel con datos confidenciales o privados, que el resto de gente no tiene por qué saber, podemos proteger nuestros archivos con una contraseña. Sin ella nadie podrá abrir el libro de Excel, y los datos se mantendrán en la más estricta confidencialidad. Esto también es muy útil en el trabajo, cuando compartimos el ordenador con otras personas o si compartimos los documentos de Excel por Internet con clientes, compañeros, etc., ya sea por e-mail, en la nube o en plataformas estilo DropBox.

Sin embargo, ¿a quién no se le ha olvidado nunca una contraseña? Si manejamos un montón de libros de Excel y archivos de otros programas protegidos, además de cuentas de correo electrónico o nombres de usuario en distintas plataformas y páginas web es fácil olvidar la contraseña. Quizá la recuerdes al rato, pero ¿qué pasa cuando nos envían un Excel con contraseña pero no nos indican la clave para desbloquearlo? Por suerte, podemos desproteger libros de Excel sin conocer la contraseña.

Pasos para desbloquear un libro de Excel sin tener la contraseña

Para desbloquear un libro de Excel sin saber la contraseña tendremos que utilizar una macro. Para ello, presionaremos ALT + F8, lo que nos llevará a la pantalla de crear una macro:

  • Dale el nombre que quieras y haz click en Crear.
  • Cuando le des a crear, nos llevará a editor de Visual Basic. Allí nos aparecerá un código similar o idéntico a este

Sub breakit()

Dim i As Integer, j As Integer, k As Integer
Dim l As Integer, m As Integer, n As Integer
On Error Resume Next
For i = 65 To 66
For j = 65 To 66
For k = 65 To 66
For l = 65 To 66
For m = 65 To 66
For i1 = 65 To 66
For i2 = 65 To 66
For i3 = 65 To 66
For i4 = 65 To 66
For i5 = 65 To 66
For i6 = 65 To 66
For n = 32 To 126
ActiveSheet.Unprotect Chr(i) & Chr(j) & Chr(k) & _
Chr(l) & Chr(m) & Chr(i1) & Chr(i2) & Chr(i3) & _
Chr(i4) & Chr(i5) & Chr(i6) & Chr(n)
If ActiveSheet.ProtectContents = False Then
MsgBox “One usable password is ” & Chr(i) & Chr(j) & _
Chr(k) & Chr(l) & Chr(m) & Chr(i1) & Chr(i2) & Chr(i3) _
& Chr(i4) & Chr(i5) & Chr(i6) & Chr(n)
Exit Sub
End If
Next
Next
Next
Next
Next
Next
Next
Next
Next
Next
Next
Next

End Sub

  • Guarda y ejecuta la macro haciendo click en el botón de play de Visual Basic -la flechita-.
  • Al cabo de un rato aparecerá en pantalla un aviso con la clave interna de ese libro de Excel. En la opción desproteger solo tienes que copiar esa clave y podrás acceder al Excel sin ningún problema.

Ten en cuenta que el código no te saldrá al instante, sino que tendrás que esperar un rato a que el libro de Excel se desbloquee y nos aparezca el cartelito con la contraseña para desbloquear el libro de Excel. A veces no funciona a la primera, sino que hay que introducir un par de veces o tres la contraseña para que el documento se abra y podamos trabajar en el libro de Excel, copiarlo a otro documento sin contraseña, eliminar o cambiar la clave de acceso, etc.

Marta Gago No hay comentarios

4 casos en los que no debes usar un gráfico circular en Excel

En Excel disponemos de gráficos muy útiles si queremos representar los datos de un estudio o informe que tenemos en una tabla. Existen gráficos de distintos tipos: de líneas, de columnas, de barras de áreas y circulares y cada uno de ellos es más recomendable que otros según los datos que queramos representar.  Así, no siempre es útil usar un gráfico de barras o un gráfico circular, dependerá de lo que vayamos a representar (del fin del mismo).

Como ya vimos en otro artículo, para insertar un gráfico en Excel, bastará con seleccionar de la tabla los datos que queramos representar y en la pestaña Insertar de la cinta de opciones, nos vamos al grupo Gráficos y elegimos el que nos interese. El gráfico se insertará en la hoja de Excel, al que le podemos dar luego el formato que deseemos.

En este artículo nos centramos en el gráfico circular de Excel y especialmente, en los casos en los que no es muy recomendable utilizarlos porque de hacerlo, el gráfico no cumplirá su fin, y no se percibirán correctamente los datos o las diferencias entre las categorías que se representan.

Ahora vamos a enseñarte los casos más destacados en los que no debes usar un gráfico circular de Excel y los motivos de  porqué no debes hacerlo:

1. Datos en el tiempo

Es decir, cuando queremos representar datos a lo largo del tiempo, el gráfico circular de Excel no es muy recomendable porque no se percibirá la evolución de los mismos. En este caso, el tipo de gráfico más recomendable es el gráfico de líneas en Excel. Imagina que queremos representar cómo ha evolucionado el uso de Internet en España desde el año 2010, ¡no uses un gráfico circular!

2. Demasiadas categorías

Si los datos de Excel que deseamos representar se dividen en demasiadas categorías, no es recomendable tampoco utilizar un gráfico circular. ¿El motivo? El círculo, o el queso, se dividirá en demasiados quesitos que no permitirán ver claramente las categorías. Lo mejor es utilizarlo cuando se representan como mucho 4- 5 categorías. No obstante son gráficos más recomendable cuando lo que se representan son categorías como Si/no; Hombre/mujer, etc.

3. Números negativos

Este es otro caso en el que usar un gráfico circular no es recomendable porque en éste no se representará de forma distinta los números negativos de los positivos. Para lo cual, lo más recomendable sería usar un gráfico de columnas de Excel. Un ejemplo sería si queremos representar el estado de nuestra cuenta bancaria de enero a febrero. Si tuviéramos algún mes en el que nuestra cuenta estuviera en números negativos, en el gráfico circular esto no se percibiría, aparecería como valor absoluto.

4. Datos muy parecidos

Con esto queremos decir que cuando se representan datos muy parecidos entre una categoría y otra, el gráfico circular de Excel no es recomendable porque estas diferencias no se apreciarán demasiado. Imagina que queremos representar datos como 10/11/ 12,3…esto a penas se apreciaría y lo más recomendable sería usar gráficos con líneas de Excel o de columnas que además, podemos ordenar los datos de menos a más o de más a menos, con lo que se observaría mejor da diferencia con la extensión de las líneas.

Como hemos dicho, realizar gráficos en Excel es bastante fácil y no es necesario disponer de grandes conocimientos informáticos en el programa. No obstante, debemos seguir ciertas recomendaciones a la hora de usar uno u otro tipo, pues de usar un gráfico no muy útil para los datos que se representar, éste no tendrá valor y no permitirá ver una representación clara, que es lo que se pretende.  Por ello, te recomendamos, que en el caso de los gráficos circulares, no los usen en estos 4 casos que hemos visto.

Noelia Holguín No hay comentarios

Cómo copiar celdas de Excel

Una de las acciones más habituales es la de copiar celdas en Excel. Cuando trabajas con el programa de Excel, lo que buscas es rapidez y sencillez, por lo que cuando te veas en la necesidad de repetir información o formatos podrás recurrir a las diferentes técnicas para copiar casillas en Excel. 

Formas de copiar y desplazar celdas de Excel

Existen diversas opciones de copiar y desplazar casillas en Excel, ya sea utilizando el ratón o el portapapeles, o a celdas contiguas o no contiguas.

  • Opción 1: Haciendo clic y arrastrando: esta técnica se usa cuando es posible visualizar al mismo tiempo las celdas que se desean transferir y su lugar de destino.
    • Selecciona el rango de celdas que quieres transferir
    • Señala uno de los bordes de la selección de celdas.
    • Para copiar celdas, pulsa la tecla Ctrl y haz clic y arrastre hasta el destino del duplicado. Para desplazar la celda, tan sólo haz clic y arrastra hasta el destino del duplicado.
    • Para que se efectúe la acción, suelta la tecla Ctrl y el ratón.

 

  • Opción 2: Usando el portapapeles:
    • Selecciona el rango de celdas que quieres transferir
    • Ves a la pestaña Inicio > grupo Portapapeles:
      • Para copiar celdas: herramienta Copiar (Atajo de teclado: Ctrl + C).
      • Para desplazar celdas: herramienta Copiar (Atajo de teclado: Ctrl + X).

Copiar casillas de Excel desde el Portapapeles

  • Activa la primera casilla de destino y pulsa Pegar (Atajo de teclado: Ctrl + V) para pegar las celdas. El formato y los comentarios en las celdas también se copiarán o desplazarán.
  • A la parte inferior derecha del rango de celdas aparecerá el botón Opciones de pegado en los que podrás escoger la forma en la que quieres que se pegue la celda. Para poder usarlo, haz clic en él.

Cómo copiar un contenido en celdas contiguas de Excel

Podrás copiar rápidamente contenido de unas celdas de Excel a otras si sigues estas sencillas indicaciones:

  • Selecciona la celda o rango de celdas en Excel que quieres copiar.
  • Mantén pulsado el indicador de relleno de la celda y arrástralo hasta la última celda que deseas que se copie el contenido, y cuando llegues suelta el ratón.
  • En la esquina inferior derecha de la celda aparecerá un botón donde podrás escoger la opción que desees: Copiar celdas, Rellenar formatos solo, Rellenar sin formato, Relleno rápido, según te convenga.

Formas de copiar celdas de Excel

Pasos para copiar celdas en otras hojas de Excel

Si quieres copiar casillas de Excel en otras hojas de cálculo de Excel, no te pierdas paso a paso este procedimiento:

  • Paso 1: Selecciona las celdas que desees copiar.
  • Paso 2: Selecciona las hojas de destino para la copia manteniendo pulsando la tecla Ctrl y apretando en las etiquetas de las hojas.
  • Paso 3: Ves a la pestaña Inicio > grupo Modificar > herramienta Rellenar y activa la opción Otras hojas.

Copiar celdas de Excel

  • Paso 4: Así pues, decide si quieres copiar todo, contenido o formatos, y pulsa Aceptar.
  • Paso 5: También puedes copiar un rango de celdas pulsando el atajo de teclado Ctrl + Alt y deslizando la selección hasta la etiqueta de la hoja y luego hasta la primera celda de destino.
Pau Sisternas No hay comentarios

Cómo imprimir varios libros de Excel a la vez

Según tu trabajo o las actividades a las que te dediques, puede que tengas que imprimir una gran cantidad de documentos y archivos de Excel con cierta frecuencia. A la hora de imprimir varios libros de Excel a la vez, el hecho de tener que abrirlos uno a uno e ir enviándolos a la cola de la impresora de uno en uno es muy monótono y engorroso, pero por suerte tenemos la posibilidad de imprimir diferentes libros de Excel a la vez, sin tener que abrirlos y enviar cada uno de ellos a la impresora.

Ten en cuenta que hablamos de libros de Excel, no de hojas que son las diferentes partes que hay en un mismo Excel. Si quieres saber cómo imprimir archivos de Excel en una sola hoja deberás cambiar la configuración de la impresora o de la página.

Pasos para imprimir libros de Excel en una sola hoja

Para cambiar la configuración de la impresora, hay que seguir el itinerario Archivo > Imprimir > Impresión, y en el cuadro de diálogo imprimir qué seleccionar la opción todo el libro. Ajustando las páginas por hoja también puedes imprimir varias hojas de Excel en el mismo folio.

Para editar la configuración de la página, sigue el itinerario Archivo > Diseño de página > Ajuste de página, y haz click el cuadradito con la flecha hacia fuera de la esquina inferior derecha. Sigue el itinerario Ajuste de página > Escalas > Ajustar por defecto para que te aparezca la configuración de alto y ancho de cada página. Selecciona las hojas de Excel que quieras imprimir en la misma página y ya está. Asegúrate en Vista previa de impresión de que la página está bien orientada antes de darle a Imprimir.

Imprimir varios documentos Excel a la vez

Resuelto este punto, vamos a ver cómo imprimir más de un libro de Excel a la vez. Solo tenemos que seguir estos seis pasos:

  • Paso 1 – Ves al menú de inicio, y en Dispositivos elige Impresoras: según la versión de Windows que tengas, para acceder a las impresoras -puede tener otro nombre, como dispositivos e impresoras, impresoras y faxes, etc.- quizá tengas ir al Panel de Control. También puedes aprovechar el buscador de Windows para encontrarlas.
  • Paso 2 – Selecciona la impresora: desde la que quieres imprimir los libros de Excel, y haz click sobre ella con el botón derecho del ratón. Haz click, con el botón izquierdo, en Propiedades.
  • Paso 3 – Cambia las opciones por defecto: para elegir la configuración que quieras utilizar para imprimir los libros.
  • Paso 4 – Haz doble click sobre la impresora: para abrir la cola de la impresora.
  • Paso 5 – Arrastra todos los documentos que quieras imprimir a la cola de la impresora: no tienen por qué ser solo libros de Excel, también puedes incluir documentos de Word, PDF, etc. Lógicamente, el que aparezca en primer lugar se imprimirá antes así que si algún documento te corre más prisa que otro envíalo el primero a la cola de la impresora.
  • Paso 6 – Se te abrirá una ventana de diálogo para que confirmes que quieres imprimir distintos documentos a la vez, así que solo tienes que hacer click en Aceptar para que se empiecen a imprimir todos los documentos.
Marta Gago No hay comentarios

8 operaciones indispensables con libros de Excel

Los archivos en Excel se denominan libros y están formados por un conjunto de hojas. Nosotros podemos crear nuevas hojas, darles un nombre  a éstas, compartir los libros con otras personas para que podamos trabajar juntos en él, proteger libros…etc. En este post os vamos a enseñar múltiples operaciones indispensables con los libros de Excel:

1. Crear un nuevo libro

Si es la primera vez que vamos a trabajar en un archivo, lo primero que tendremos que hacer es crear un nuevo libro. Para ello, una vez abierto el programa, nos iremos a la pestaña Archivo, elegiremos Nuevo del menú y le daremos al botón Crear, (con Libro en blanco seleccionado).

 

2. Guardar el libro

Antes de ponernos a trabajar, lo recomendable es guardar el nuevo libro para que así no se nos pierda ninguno de los cambios que realicemos. Para guardar un libro en Excel, iremos de nuevo a Archivo y ahora escogeremos, Guardar como. Elegiremos la carpeta donde queramos guardarlo y le daremos un nombre al libro.

3. Compartir un libro

Como dijimos al comienzo, podemos compartir un libro de Excel para que varios usuarios podamos trabajar en él. Para compartir un libro en Excel debemos hacer lo siguiente:

  1. Nos vamos a la pestaña Revisar.
  2. En el grupo Cambios, le damos al botón Compartir libro.
  3. Activamos la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez.
  4. Le daremos al botón Aceptar.

Debes tener en cuenta que en los libros compartidos se tienen ciertas limitaciones con respecto a acciones que podemos realizar en ellos. Así, en el libro compartido no podremos realizar algunas cosas como: combinar celdas o dividir celdas combinadas, insertar o cambiar imágenes u otros objetos, insertar o cambiar vínculos, etc.

 

4. Proteger un libro

Pero también podemos limitar los cambios que los usuarios pueden hacer en un libro compartido. Para proteger un libro de Excel, nos iremos de nuevo a la pestaña Revisar y en el grupo Cambios le daremos al botón Proteger libro compartido. Si el libro aún no está compartido, le daremos a Proteger y compartir libro.

 

5. Desproteger libro compartido

Puede que por el motivo que sea, nos interese dejar de proteger un libro que hemos compartido, para ello, en el mismo grupo Cambios, le daremos al botón Desproteger libro compartido.

6. Dejar de compartir libro

Pero también podemos dejar de compartir un libro de Excel. Para ello, en el grupo Cambios, le daremos de nuevo al botón Compartir libro y desactivaremos la casilla Permitir la modificación… Le daremos a Aceptar. Una alerta nos dirá que dejaremos de compartir libro. Le daremos a y el libro dejará de ser compartido. Veremos cómo en la parte superior de la ventana ya no aparece “(Compartido)” junto al nombre de archivo.

7. Crear nuevas hojas

Como dijimos al comienzo del artículo, los libros se componen de hojas y nosotros podemos crear las hojas de Excel que deseemos. Podemos hacerlo de dos formas:

  1. Dándole a la combinación de teclas Mayus+ F11
  2. En la misma barra de hojas, dándole al botón Insertar hoja de cálculo.

 

8. Cambiar nombre de las hojas

Las hojas de forma predeterminada están nombradas con numeración Hoja 1, Hoja 2…pero nosotros podemos darle un nombre nuevo, lo recomendable es darle uno con el que se identifique el contenido de la misma. Para dar un nuevo nombre a la hoja de Excel, lo más cómodo es pinchar sobre el nombre actual y con el botón derecho sacar el menú contextual. En él, elegiremos Cambiar nombre. El nombre actual se sombrea y ya podemos escribir el nuevo. Cuando terminemos de escribirlo le daremos a la tecla Enter para que se aplique.

 

Estas son algunas de las operaciones indispensables con Excel para que puedas comenzar a trabajar con él. ¡Ahora te toca a ti!

summonpress No hay comentarios

JustEXW, ¡el nuevo Excelworld con más plantillas y tutoriales!

¿En lugar de Excelword te aparece el nombre de Just EXW? No te preocupes, porque es sólo un pequeño cambio de nombre. La esencia de Excelworld sigue más presente que nunca. a la vez que hemos mejorado nuestra oferta sobre Excel para ti. En JustEXW, el nuevo JustEXW, encontrarás más plantillas de Excel, útiles trucos sobre el programa Excel y tutoriales que te ayudarán a comprender y utilizar esta herramienta a la perfección.

¿Qué es JustEXW?

JustEXW es la versión mejorada de Excelworld y llega para quedarse, para ofrecerte toda la ayuda que necesites sobre el programa Excel. No importa el nivel de conocimientos sobre Excel que tengas, en Justa EXW encontrarás toda la información sobre Excel que debes conocer y necesitas aprender para poder utilizar la herramienta y sacarle el máximo provecho, ya sea en el trabajo o en tu vida cotidiana.

¿Qué puedes encontrar en JustEXW?

Al igual que en su versión anterior, Excelworld, en JustEXW mantenemos nuestra oferta de plantillas, trucos, tutoriales y productos de Excel con los que aprenderás dominar este programa y sacarle el máximo rendimiento. Pero no sólo eso, sino que además, cómo queremos seguir mejorando nuestro contenido sobre Excel para ti, trabajamos por ampliar y mejorar todas y cada una de las secciones sobre Excel:

  • Plantillas de Excel: aquí puedes encontrar una amplia oferta de plantillas de Excel preparadas y listas para usar. Sólo tendrás que descargar la plantilla de Excel que más te interese y rellenarla con tus propios datos, ya sean laborales o personales: contabilidad, RRHH, administración, presupuesto familiar…
  • Trucos de Excel: en este apartado te ayudamos a conocer un poco mejor el programa Excel y qué debes poner en práctica para aprovechar al máximos las utilidades que tiene el programa Excel. Estos trucos sobre Excel te resultarán útiles tanto para trabajar en las hojas de de Excel, realizar cálculos, aplicar funciones, descubrir pequeños secretos de Excel…
  • Tutoriales sobre Excel: tan importante es conocer el qué como aprender el cómo, así que te hemos preparado una serie de tutoriales para que prendas a sacarle partido al programa Excel paso a paso.
  • Funciones de Excel: una de las patas fundamentales de Excel, ya que sin las funciones de Excel muchos de los cálculos y usos de las hojas de cálculo no serían factibles. Por eso, conocer todas las funciones disponibles en el programa Excel, así como su forma de aplicación son indispensables para manejar esta herramienta correctamente.
  • Plantillas premium: si lo que quieres es tener hojas de cálculo súper completas y con todos los trucos, pasos y funciones necesarias para gestionar o administrar ya insertadas, pásate por nuestra tienda de plantillas de Excel y obtén tanto la plantilla como todas las explicaciones para sacarle el máximo rendimiento.
  • Blog sobre Excel: en esta sección te contamos todos los secretos del programa Excel.
  • Dudas sobre Excel: resuelve todas aquellas dudas que te genere el uso del programa Excel y consigue superar problemas u obstáculos que te surjan.
Noelia Holguín No hay comentarios

Cómo añadir o cambiar el color de las celdas de Excel

El hecho de colorear las celdas de Excel nos permite sos facilita la lectura de la información. Pintar las celdas de Excel con fórmulas o macros nos facilita el trabajo y sobre todo nos reduce el tiempo empleado para ello, por lo que no es necesario que vayamos celda por celda coloreándolas individualmente.

Cómo añadir un color parpadeante a una celda de Excel con macros

El objetivo de conseguir un rango de celdas intermitente es hacer que esas casillas llamen todavía más la atención en la hoja de Excel, no solo siendo de color sino parpadeando y destacando más. Para ello debes seguir estos pasos:

  • Selecciona el rango de celdas para aplicarle el color que quieras.
  • Entras en pestaña Inicio > grupo Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
  • Ahora, introduce la siguiente fórmula en el cuadro de texto Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera:

Pintar casillas Excel con macros

  • En el botón Formato, escoge el color que quieres que parpadee en tu celda y Acepta ambas ventanas.
  • A continuación, es el momento de crear la macro. Abrimos el MVB pulsando Alt+F11 y en Insertar seleccionamos Módulo.
  • En el módulo introducimos el siguiente código:

Colorear celdas de Excel con macros

  • Por último, en la barra seleccionamos Inicio y pulsamos el Play (triángulo tumbado verde). Al volver a la hoja de Excel comenzará a parpadear nuestra celda.

Procedimiento para colorear celdas en Excel con fórmulas

Utilizar la técnica automática para colorear las celdas de Excel gracias a las fórmulas puede llegar a ser muy útil ya que si eliminamos una celda o una fila, al aplicar una fórmula para colorear un rango de celdas, el formato se actualizará inmediatamente.

  1. Selecciona las celdas para aplicarles el color que quieras.
  2. Ves a la pestaña Inicio > grupo Estilos > Formato condicional > Nueva regla.
  3. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato seleccionamos Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato y en el cuadro de texto Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera escribimos =RESTO(FILA(),2).
  4. A continuación, escoge el formato de color que deseas para tus casillas de Excel y pulsa Aceptar.

Pintar las casillas Excel con fórmulas

La fila y las celdas donde estemos introduciendo los datos se pintarán como el formato que escojamos. Así pues, el rango de celdas se coloreará de forma altera a cada una de las filas.

Cómo pintar celdas en Excel según el valor

Cuando tenemos varias celdas y queremos establecer una diferencia entre ellas, decidimos cambiar el color de la casilla. Podemos ser más precisos y querer pintar nuestras casillas de Excel según el valor, y para ello podemos utilizar la propuesta de resaltar reglas de celdas.

Pintar celdas de Excel según el criterio

En la pestaña Inicio > grupo Estilos > Formato condicional tenemos varias opciones para pintar las celdas según el criterio que deseemos.

Marta Gago No hay comentarios

3 formas de copiar y pegar en Excel

Cuando trabajamos con Excel, al igual que cuando lo hacemos con otros programas, tendremos que realizar a menudo las funciones de copiar y pegar para evitar volver a escribir los datos o el texto (porque obviamente es más rápido lo primero).

Antes de comenzar, debemos quedarnos con esta idea: antes de pegar unos datos, hemos tenido que copiarlos y anterior a eso, seleccionarlos. Así, la acción sería: Seleccionar-> Copiar-> Pegar.

En este post os vamos a enseñar diversas maneras de copiar y pegar datos en Excel. Básicamente se trata de utilizar 3 “caminos” para hacerlo:

  1. Menú contextual: es el menú que obtenemos con el botón derecho del ratón y seleccionados los datos o las celdas sobre los que queramos copiar o pegar.
  2. Cinta de opciones, en la pestaña Inicio, en el grupo
  3. Atajo de teclado: utilizando combinaciones de teclas que realizan las funciones de copiar y pegar.

3 métodos fáciles y eficaces para copiar datos en Excel

  • Opción 1: Con el menú contextual: seleccionamos la celda y le damos al botón derecho del ratón. En el menú contextual elegimos Copiar.

  • Opción 2: Con la combinación de teclas: seleccionamos la celda y le damos a la combinación de teclas: Ctrl+C

 

  • Opción 3: Con la cinta de opciones: seleccionamos la celda y nos vamos a la cinta de opciones, en el grupo Portapapeles, le damos a Copiar (el simbolito de dos documentos, uno encima del otro).

 

4 trucos para pegar los datos en Excel

A la hora de pegar los datos que hemos copiado (o cortado), podemos usar las 3 formas anteriores,  más otra adicional. Debemos destacar en este caso que existe una gran variedad de opciones de pegado, porque podemos pegar sólo los datos pero también podemos mantener el formato de ellos, no mantenerlo, entre otras opciones.

  • Opción 1: Con el menú contextual; seleccionando la celda donde queramos pegar y con el botón derecho de ratón, en el menú, elegiremos el tipo de pegado que nos interese, de las Opciones de pegado, o de Pegado especial.

 

  • Opción 2: Con la combinación de teclas: seleccionando la celda en donde queramos pegar y pulsar las teclas Ctrl+V

 

  • Opción 3: En la cinta de opciones: igual que en el caso de Copiar, con el cursor en la celda donde queramos pegar los datos, nos dirigimos a la cinta de opciones y el grupo Portapapeles, si le damos directamente al simbolito (la parte superior del botón), se nos copiará tal cual. Sin embargo, si le damos a la parte de abajo (Pegar) y la flechita, se nos desplegará un menú con las opciones de pegado, de las que elegiremos una. También podemos darle a Pegado Especial y se nos mostrarán otras opciones de pegado.

Pero en Excel, como los otros programas de Office, aquello que copiamos se guarda en lo que se denomina como Todo lo guardado en él, (lo copiado) podemos verlo en el Panel Portapapeles. Si éste no se encuentra visible, bastará con darle a la flechita que aparece en la parte inferior derecha del grupo Portapapeles  de la cinta de opciones y se nos mostrará éste. En él veremos el listado de todo lo que hemos copiado.

  • Opción 4: A través del panel de Portapapeles, también podemos Pegar, lo que hemos copiado y vemos en él. Para ello, haremos lo siguiente:
  1. Seleccionamos el dato que queremos copiar del listado.
  2. Le damos a la flecha hacia abajo de la derecha
  3. Del menú, elegimos Pegar. De esta forma, el dato, se pegará en la celda que tengamos seleccionada en ese momento.

 

Si queremos cerrar el panel Portapapeles, bastará con darle a la X de la parte superior derecha. También podemos borrar todo el portapapeles, dándole al botón Borrar todo del panel.

Marta Gago No hay comentarios

5 tipos de plantillas de Excel de contabilidad, finanzas y gestión empresarial

 Gracias a Excel, los pequeños empresarios pueden gestionar su empresa. Existen multitud de plantillas de Excel para el área de la contabilidad, las finanzas y la gestión empresarial, que nos ayudarán a poder llevar estas cuestiones de forma muy sencilla.

En este post, vamos a hablar de 5 grupos de plantillas de Excel verdaderamente muy útiles para llevar la contabilidad, finanzas y gestión empresarial de nuestra empresa:

1. Plantillas de Excel para recursos Humanos

Si en nuestra empresa trabaja un equipo, tendremos que controlar ciertos aspectos importantes como por ejemplo, los turnos de trabajo, vacaciones, etc. Así, en esta área, algunas de las plantillas que podemos usar son:

2. Plantillas para la contabilidad

También, con Excel y sus plantillas, podemos gestionar y llevar el control de aspectos básicos de la contabilidad de nuestra empresa. Así, podemos usar plantillas como las siguientes:

  • Plantilla de control de gastos: con esta plantilla podremos controlar los gastos de nuestra empresa. Un control de gastos nos permitirá aumentar los beneficios.
  • Plantilla de conciliación bancaria: que nos permite registrar los movimientos en nuestra entidad bancaria, tanto movimientos de entrada como de salida.
  • Plantilla para facturas: a través de Excel y sus plantillas podemos elaborar nuestras facturas y llevar un registro de las mismas.
  • Plantilla de recibos:con esta plantilla de Excel podemos realizar recibos de pago de forma muy sencilla.

3. Plantillas para ventas y clientes

Con las plantillas de Excel podemos llevar un control de nuestras ventas, precios, clientes…Algunas de estas plantillas son:

  • Plantillas de precios: con esta plantilla mantendremos actualizado todos nuestros productos con sus precios.
  • Plantilla de ventas: a través de ella podemos llevar un control de todas las ventas, elaborando informes por el período que nos interese, que nos darán una idea de cómo evolucionan nuestras ventas.
  • Plantilla para clientes: con esta plantilla podemos hacer un seguimiento de nuestros clientes, registrando sus contactos y compras. Será una interesante herramienta que nos ayudará en la fidelización de los mismos.
  • Plantilla para presupuestos: gracias a esta plantilla podemos realizar presupuestos para nuestros clientes, de forma sencilla.
  • Plantilla de previsiones de venta: una interesante plantilla que nos permitirá obtener una previsión de ventas, bien de forma global o por zonas.

4. Plantillas para proyectos

Podemos usar también plantillas de Excel para llevar el control de nuestros proyectos y tareas. Algunas de estas plantillas son las siguientes:

  • Plantilla para controlar tareas: podemos controlar las tareas de nuestra empresa o negocio a través de esta plantilla, que nos permite registrar fechas (plazos), responsables, actividades a realizar, etc.
  • Plantilla para seguimiento de proyectos: nos permite llevar un seguimiento de nuestros proyectos y controlar los plazos de entrega, para que podamos entregar en fecha.

5. Plantillas para el stock

Con Excel y sus plantillas también podemos gestionar el stock de nuestra empresa o negocio:

  • Plantilla para inventario: con esta plantilla de Excel podemos controlar nuestro stock, registrar cada producto, su proveedor, fechas de compra…
  • Plantilla de inventario para bar: es una plantilla de inventario específica para un tipo de negocio, que nos permitirá llevar un control del mismo.

Comienza a utilizar alguna de estas plantillas para tu empresa y verás qué fácil es el trabajo con ellas.

Noelia Holguín No hay comentarios

Cómo numerar celdas en Excel

Existen diversas formas de numerar celdas de Excel para facilitar el trabajo a la hora de utilizar varias celdas para priorizarlas según su organización. Depende la tarea que estemos realizando, puede surgirnos la necesidad de numerar cada línea, celda o columna por orden para usarlo posteriormente, por lo que existen varias maneras de numerar las casillas el la hoja de cálculo.

Formas sencillas de numerar casillas en Excel

Excel no tiene un botón fijo para numerar celdas automáticamente sino que hay que utilizar la función del controlador de relleno. Si esta herramienta está oculta deberás seguir estos pasos para hacerla visible: Pestaña Archivo > Opciones > Avanzadas y marca la opción de Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas.

  • Autorrelleno y numeración rápida:
    • Pon un número en la casilla.
    • Ves a la pestaña Inicio > grupo Modificar > icono Rellenar > lista desplegable Series.
    • Según tus preferencias, en Series en selecciona Filas o Columnas, en Tipo selecciona cómo quieres que sea: Lineal, Geométrica, Cronológica o Autorellenar, y en Incremento decide cómo debe ser la serie de larga y de combinación, y pulsa Aceptar.
    • Automáticamente se crea una lista bajo de la primera celda siguiendo el orden indicado.

Cómo numeras casillas Excel con autorelleno

  • Controlador de relleno:
    • Pon 1 en una celda y bajo 2, y selecciona cada casilla de Excel.
    • Pulsa el controlador de relleno y arrástralo con el botón izquierdo de tu ratón.
    • Se irá creando una serie que podrás acabar de definir en cuanto dejes de pulsar y arrastrar el ratón.

Controlador de relleno casillas Excel

  • Serie de relleno:
    • Pon 1 en una celda y bajo 2, y selecciónalas.
    • Pulsa el controlador de relleno y arrástralo con el botón derecho de tu ratón.
    • Cuando dejes de pulsar y arrastrar aparecerá una lista desplegable en la que tendrás que seleccionar Serie de relleno y se creará la serie.

Numerar casillas de Excel con las series de relleno

Cómo numerar celdas de Excel con fórmulas

Poder numerar casillas de Excel con fórmulas es muy útil si pasas mucho tiempo añadiendo y eliminando filas y celdas ya que ahorras tiempo y puedes editar a tu gusto sin perder el orden de tu serie.

  • Fórmula =FILA:
    Las casillas de Excel para numerar fórmulas

    • Cuando eliminas una celda de Excel, la fila de abajo reemplaza la celda en blanco y el orden se ajusta. No pierdes la enumeración aunque edites las celdas de la fila o columna.
    • Debes utilizar la fórmula =FILA(celda en la que te encuentres)-el número de celdas que tengas por arriba de esa casilla, por ejemplo =FILA(B5)-4, y apreta enter.
    • Seleccionamos el 1 y arrastramos el controlador de relleno con el botón izquierdo del ratón hacia abajo para crear una serie.
  • Fórmula =A1+1:
  • Cómo numerar celdas de Excel con fórmulas
    • Buena opción para hacer series de números salteados, días de la semana, meses… aunque también podemos hacer la típica numeración.
    • Ponemos en una casilla, por ejemplo la A1 un 1, y en la celda de abajo ponemos =A1+1 (o el número que queramos que saltee en la serie).
    • Seleccionamos y arrastramos el controlador de relleno con el botón izquierdo del ratón extendiendo columna para que se cree la numeración.

 

Noelia Holguín No hay comentarios

Cómo utilizar la función de autocompletar valores de celdas en Excel

La función de autocompletar las celdas de Excel es muy útil a la hora de escribir varias veces el mismo dato en la hoja de cálculo ya que te ahorra tiempo ofreciéndote sugerencias que has introducido con anterioridad. Sin embargo, no a todos los usuarios les gusta que automáticamente se autocomplete la casilla de Excel, porque puede incluso llegar a ser molesta, por lo que se puede habilitar y deshabilitar cuando se desee. A continuación, encontrarás diversas maneras posibles de autorellenar datos en las celdas de Excel.

Opciones para usar la función de autocompletar datos de celdas en Excel

Una vez introduces un dato en una celda, si escribes algo similar en la siguiente, Excel propone una sugerencia ya que reconoce el mismo patrón de caracteres anteriores. Descubre cuáles son las formas de autocompletado de casillas de Excel:

1. Autocompletar para valores de celda:

  • Pestaña Archivo > Opciones > Avanzadas > Opciones de edición y selecciona la casilla Habilitar autocompletar para valores de celda. Con esta opción activada, cada vez que comiences a escribir en una celda te autocompletará, si tú lo deseeas pulsando la tecla Enter, las palabras.Rellenar automáticamente las casillas de Excel

2. Comando Rellenar:

Para rellenar datos en celdas adyacentes, selecciona la celda o rango de celdas que te sirva de patrón y seguidamente las que quieras completar.

  • Ves a la pestaña Inicio > Grupo modificar > opción Rellenar, y pulsa arriba, abajo, derecha o izquierda dependiendo del lugar donde se encuentre el contenido que quieras rellenar en las celdas vacías.Comando rellenar celdas Excel

 

3. Clic y arrastre con el ratón:

  • Para rellenar la celda activa con el contenido de una celda adyacente hay dos opciones para realizar con el ratón:
    • Arrastrar la celda hacia la dirección donde queramos que complete las casillas en blanco y hacer clic en el icono que aparece en la esquina inferior derecha.Autorrellenar celdas de Excel
    • Arrastrar la celda mientras pulsamos el botón derecho del ratón en la dirección donde queramos que complete las casillas en blanco.Completar automáticamente casillas Excel

¿Cómo rellenar valores automáticamente en las celdas de Excel con atajos de teclado?

Estos son algunos de los atajos del teclado para rellenar valores automáticamente en las casillas de Excel:

  • Opción 1:
    • Shift + Flechas de dirección: selecciona la celda en Excel o el rango de celdas que desees tomar como patrón así como las casillas en blanco para rellenar.
    • Shift + Ctrl + >: Esta combinación copiará la celda patrón en las celdas vacías seleccionadas en dirección derecha o hacia abajo.

 

  • Opción 2:
    • Shift + Flechas de dirección: selecciona la celda o el rango de celdas que desees tomar como patrón así como las casillas en blanco para rellenar.
    • Ctrl + D: Esta combinación copiará la celda patrón en las celdas vacías seleccionadas en dirección derecha.
    • Ctrl + J: Esta combinación copiará la celda patrón en las celdas vacías seleccionadas en dirección abajo.

 

  • Opción 3:
    • Shift + Flechas de dirección: selecciona la celda o el rango de celdas de arriba de las casillas en blanco que quieras completar.
    • Lista desplegable para autocompletar celdas Excel
    • Alt + Flecha de dirección abajo: En una lista desplegable, se recuperarán todas las entradas disponibles en la columna.
Noelia Holguín No hay comentarios

Cómo hacer zoom en una celda de Excel

La función de zoom se puede utilizar para acercar la vista de determinadas celdas de Excel para que cuando naveguemos por la hoja de cálculo, la casilla seleccionada se vea más grande y predomine ante el resto. De esta manera se amplían los datos de la celda activa y podemos destacar su contenido. Descubre aquí cómo puedes hacer zoom en una celda determinada de Excel.

Pasos para ampliar las celdas de Excel con macros

Cuando trabajamos con diversas columnas y filas de celdas, el hecho de estar todas juntas puede causarnos problemas a la hora de diferenciar la información. Un método para hacer zoom en las casillas de Excel de manera automática es utilizando las macros, en concreto una que es automática y se ejecuta cuando pasamos de celda a celda. A continuación encontrarás los pasos para ampliar celdas de Excel con la ayuda de macros.

  • Paso 1: Abre el editor de Visual Basic (VBA) pulsando Alt+F11 y haz clic sobre la Hoja.

 

  • Paso 2: Escribe el código de la macro.
    • Cells.ColumnWidth : Determina el ancho de columna.
    • Cells.Font.Size : Determina el tamaño de fuente.
    • Target.Font.Size : Determina el tamaño de fuente con zoom.
    • Target.Columns.AutoFit : Autoajusta la selección.

Hacer zoom en las casillas de con macros

  • Paso 3: Guarda el libro de Excel como Libro de Excel habilitado para macros y vuelve al documento de Excel.

Ampliar casillas de Excel con macros

  • Paso 4: La macro es automática, por lo que a partir de ahora, cada vez que selecciones una celda de Excel en la hoja de cálculo se ampliará, pero cuando la dejes de seleccionar, volverá a su tamaño original.

Esta macro amplia con zoom el tamaño de la fuente de la celda de Excel y ajusta el ancho de la columna para poder mostrar al completo los datos de la celda aumentados.

Noelia Holguín No hay comentarios

Cómo desplazarse hasta una celda de Excel concreta

Existen diferentes maneras de ir a una celda de Excel concreta dependiendo del nombre o la frecuencia en la que te desplazas a ella, entre otras, y dependiendo de la forma en la que lo hagas puede agilizarte el trabajo. Conoce de qué formas puedes desplazarte hasta una celda de Excel específica mediante atajos de teclado, sencillas acciones de ratón o creaciones de marcos.

Formas de ir hasta una celda de Excel específica

Las maneras de poder desplazarse a una celda de Excel o un rango de celdas concreto nos permite saber rápidamente el punto exacto de la hoja de cálculo en el que se encuentran las casillas. Estas son las formas para poder ir a la casilla de Excel que prefieras:

  • Celda o rango de celdas concreto:
    • Ves al cuadro de nombres de la izquierda de la barra de fórmulas.
    • Escribe el nombre de la celda o rango de celdas al que te quieres desplazar y pulsa Enter.
  • Celda o rango de celdas habitual:
    • Ves a la pestaña Inicio > grupo Modificar > opción Buscar y seleccionar y pulsa en Ir a (Atajo de teclado: F5)
    • En el cuadro de diálogo Ir a, escribe en Referencia el nombre de la celda o el rango, y apreta Aceptar.
    • Una vez realizas una búsqueda, el nombre buscado queda memorizado, por lo que accediendo a Ir a puedes escoger el nombre de la casilla que quieres encontrar.

Ir a una celda específica de Excel

  • Celda o rango de celdas con nombre:
    • Repetimos el mismo proceso que con la celda o rango de celdas habitual. En el cuadro de diálogo Ir a escribiríamos el nombre asignado a la celda o rango de celdas.

Pasos para desplazarse hasta una casilla de Excel concreta con macros

Las macros de Excel también son útiles para ir a celdas específicas de la hoja de Excel ya que, de esta manera, nos ahorrarnos la repetición de una acción. Para crear una macro con botón que sirva para desplazarse hasta una celda de Excel concreta hay que seguir estos pasos:

  • Paso 1: Ves a la pestaña Desarrollador/Programador, grupo Controles, opción Insertar, Controles de formulario y selecciona el icono Botón.

 

  • Paso 2: Aparecerá la ventana Asignar macro donde deberás pulsar Grabar. A continuación, en el cuadro de diálogo Grabar macro modifica el nombre de tu nueva macro, asigna un método abreviado de teclado para poder ejecutarla y pulsa Aceptar.

Cómo usar las macros para desplazarte a una celda de Excel

 

  • Paso 3: Selecciona las celdas a las que quieras desplazarte y haz clic en el icono de Stop de la esquina inferior izquierda para detener la grabación de la macro y que finalice la configuración.

 

  • Paso 4: Apreta el botón cuando desees desplazarte directamente a la casilla o rango de celdas asignado.
Noelia Holguín No hay comentarios

Cómo insertar la fecha y la hora en una celda de Excel

Hay varias formas de insertar la fecha y hora del sistema en una celda de Excel, ya sea mediante las funciones o las macros. Dependiendo del proyecto que llevemos a cabo, podremos asignar la fecha y la hora en las casillas de Excel o rangos de celdas de dos maneras: estática, permaneciendo fijas y sin variar, y dinámica, ajustándose a la actualidad.

Funciones para agregar la fecha y la hora dinámicas en una casilla de Excel

Cuando queremos insertar una fecha, una hora o ambas en una celda de Excel de manera dinámica, es decir, que se actualicen los datos cuando se vuelva a hacer un cálculo en la hoja de cálculo en Excel, debemos recurrir a las funciones AHORA y HOY.

1. La función AHORA nos da el número de la fecha y la hora actuales en la celda de Excel. Además también calcula diversos valores:

  • =AHORA() : Fecha y hora actuales.
  • =AHORA()-0,5 : Fecha y hora hace 12 horas.
  • =AHORA()+7 : Fecha y hora de dentro de 7 días.

Fórmula de fecha y hora ahora celdas Excel

2. La función HOY nos da el número de la fecha actual y calcula intervalos de años en la celda de Excel:

  • =HOY() : Fecha actual.
  • =HOY()+5 : Fecha actual más 5 días.
  • =VALFECHA(“día/mes/año”)-HOY() : Calcula la diferencia de años entre la fecha introducida con la fecha actúal.

Fórmula de fecha y hora hoy celdas Excel

Procedimiento para insertar la fecha y la hora con macros en celdas de Excel

Otra opción para insertar la fecha y la hora del sistema en las casillas de Excel es hacerlo mediante las macros. A continuación, no te pierdas los pasos que tienes que seguir para agregar la fecha y la hora con macros en las celdas de Excel:

  • Paso 1: Abre el editor de Visual Basic (VBA) pulsando Alt+F11 y en la pestaña Insertar pulsa en Módulo para abrir uno nuevo.

 

  • Paso 2: Escribe el código de la macro:Agregar macros de fecha y hora en la celda de Excel

 

  • Paso 3: Guarda el libro de Excel como Libro de Excel habilitado para macros y vuelve al documento de Excel.

 

  • Paso 4: Ves a la pestaña Desarrollador/Programador > grupo Controles > opción Insertar > Controles de formulario y selecciona el icono Botón. A continuación, haz clic con arrastre en la hoja de Excel para crear el botón y asígnale la macro FechaHora ya creada.

Agregar un macro de fecha y hora en la casilla de Excel

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Cómo insertar el botón de la fecha y la hora en la casilla Excel

A partir de ahora, podrás insertar la fecha y la hora actual en tu celda de Excel cada vez que pulses el botón Fecha y Hora.

Noelia Holguín No hay comentarios

Cómo sustituir el contenido y el formato de una celda de Excel

Cuando trabajamos con las celdas de Excel podemos buscar y reemplazar valores y formatos rápidamente, desde carácteres especiales y texto hasta colores de fondo, y todo al mismo tiempo. Esta herramienta es útil a la hora de trabajar con diversas casillas u hojas de cálculo. A continuación encontrarás los pasos para sustituir el texto y el formato de una celda de Excel:

Pasos para reemplazar el texto de una casilla de Excel

La opción de Buscar y reemplazar te permite sustituir automáticamente el texto de varias celdas de Excel por otro contenido así como modificar el la información de las fórmulas. Descubre cómo puedes cambiar el contenido de las casillas de Excel:

  • Paso 1: Si quieres reemplazar el texto en toda la página, selecciona sólo una celda; si vas a hacerlo en una parte concreta de la hoja de Excel, selecciona el rango de celdas.

 

  • Paso 2: Ves a la pestaña Inicio > grupo Modificar y seleccionar > botón Reemplazar (Atajo de teclado: Ctrl +L).

 

  • Paso 3: Introduzca el texto que desee reemplazar en el cuadro de texto Buscar.

 

  • Paso 4: Introduzca el texto de sustitución en el cuadro de texto Reemplazar con.

 

  • Paso 5: Como pasa en la búsqueda de celdas de Excel, se puede indicar dónde y cómo debe buscar el programa de Excel el texto que hay que reemplazar pulsando en Opciones.

 

  • Paso 6: Para sustituir palabra por palabra, selecciona Buscar siguiente y después en Reemplazar para cambiar el valor. En cambio, para no cambiarlo y seguir con la sustitución, pulsa Buscar siguiente.

Reemplazar contenido en celdas Excel

  • Paso 7: Para realizar la sustitución de una sola vez, haga clic en Reemplazar todos y pulse Cerrar.

Procedimiento para cambiar el formato de una celda de Excel

A veces tenemos que sustituir el formato de las casillas de Excel varias veces bajo las mismas características. Para adelantar el proceso, podemos recurrir a la opción Buscar y reemplazar como a la hora de reemplazar el contenido. Conoce la forma en la que puedes cambiar el carácter de las casillas de Excel:

 

  • Paso 2: Ves a la pestaña Inicio > grupo Modificar y seleccionar > botón Reemplazar (Atajo de teclado: Ctrl +L).

 

  • Paso 3: Para ver las posibilidades que hay de hacerlo, pulsa Opciones.

 

  • Paso 4: Borra el contenido de los cuadros de texto Buscar y Reemplazar con, haz clic en el botón Formato de la línea Buscar y selecciona el formato que desees sustituir.

 

  • Paso 5: Pulsa Formato de la línea Reemplazar con y selecciona los formatos de sustitución en el cuadro de diálogo Reemplazar formato.

Reemplazar el formato de las casillas de Excel

  • Paso 6: Para sustituir palabra por palabra, selecciona Buscar siguiente y después en Reemplazar para cambiar el valor. En cambio, para no cambiarlo y seguir con la sustitución, pulsa Buscar siguiente, y a continuación Cerrar.
Noelia Holguín No hay comentarios

Cómo ordenar datos de las celdas en Excel

Ordenar los datos de las celdas de Excel es esencial para organizar la información ya que facilita la comprensión y el aspecto visual de la hoja de cálculo de Excel. Las posibilidades que hay para ordenar las casillas son por valores, filas, colores, columnas, lista personalizada, números, fechas, formato, fuente o conjunto de iconos. A continuación, descubrirás las formas más comunes de ordenar las celdas de Excel: por orden alfabético y creando listas personalizadas.

Formas de ordenar casillas en Excel por orden alfabético

Si ordenas las celdas alfabéticamente podrás diferenciar los datos rápidamente en la hoja de cálculo. Puedes organizar la información de las casillas de Excel de manera ascendente o descendente y separándola en diferentes rangos de celda en Excel según tus preferencias. Conoce diferentes maneras de ordenar las celdas de Excel por orden alfabético:

1. Desde la opción Ordenar y Filtrar del menú:

  • Selecciona el rango de celdas que quieras ordenar alfabéticamente.
  • Ves a la pestaña Datos > grupo Ordenar y filtrar y pulsa en los botones A-Z↓ (para ordenar de manera descendente) o Z-A↓ (para ordenar de manera ascendente).

Cómo ordenar alfabéticamente las celdas de Excel

2. Desde el ratón:

  • Selecciona el rango de celdas que quieras ordenar alfabéticamente.
  • Haz clic con el botón derecho del ratón encima de alguna de las celdas.
  • Selecciona la opción Ordenar y pulsa en los botones A-Z↓ o Z-A↓.

3. Desde la opción Ordenar:

  • Selecciona el rango de celdas que quieras ordenar alfabéticamente.
  • Ves a la pestaña Datos > grupo Ordenar y filtrar y pulsa la opción Ordenar para que se abra el cuadro de diálogo Ordenar. (Atajo de teclado: Alt+T+R)
  • En la pestaña Ordenar según selecciona Valores para que ordene únicamente el texto, y en la pestaña Criterio de ordenación escoge A-Z↓ o Z-A↓.

Descubre cómo ordenar las celdas de Excel

4. Desde la opción Filtro:

  • Selecciona la celda que esté en la fila de Excel de arriba del rango de celdas que quieras ordenar alfabéticamente.
  • Ves a la pestaña Datos > grupo Ordenar y filtrar y pulsa la opción Filtro. En la celda seleccionada aparecerá una flecha con una lista desplegable. Haz clic en la opción que prefieras: A-Z↓ o Z-A↓.

Ordenar casillas de Excel mediante filtros

Cómo crear una lista personalizada para ordenar datos de las celdas en Excel

Para llevar a cabo un orden definido de acuerdo con las prioridades del usuario, se puede configurar una lista personalizada, es decir, un conjunto de datos ordenados en las celdas. El programa de Excel ya tiene predeterminadas unas listas con los días de la semana o los meses, pero tú mismo puedes crear tu propia lista personalizada para ordenar datos en las casillas de Excel siguiendo estos pasos:

  • Paso 1: Selecciona el rango de celdas de Excel para crear la lista personalizada.

 

  • Paso 2: Ves a la pestaña Archivo > Opciones > Avanzadas > General y apreta en el botón Modificar listas personalizadas. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas haz clic en Importar y Aceptar dos veces.

Cómo ordenar las casillas de Excel con las listas personalizadas

 

  • Paso 3: Selecciona la columna que quieras ordenar con la lista personalizada y ves a la pestaña Datos > grupo Ordenar y filtrar y pulsa la opción Ordenar para que se abra el cuadro de diálogo Ordenar.

 

  • Paso 4: En el cuadro de diálogo Ordenar, en la opción Criterio de ordenación selecciona lista personalizada, y dentro de la ventana pulsa en la lista creada anteriormente y haz clic en Aceptar.

 

De esta manera, las casillas de Excel estarán ordenadas siguiendo la orden de la lista personalizada priorizando la organización configurada.

Noelia Holguín No hay comentarios

Qué es un rango de celdas de Excel

Los rangos de celdas son un conjunto de celdas contiguas seleccionadas para llevar a cabo la misma acción en una hoja de cálculo de Excel. Al estar agrupadas en rangos de celdas, la búsqueda de las casillas de Excel en la hoja de cálculo es sencillo, pero todavía más si se llaman de una manera conjunta. Para asignar un nombre a los rangos de celdas de Excel, existen varias técnicas.

Métodos para poner nombre a los rangos de celdas de Excel

Asignar nombres a los rangos de celdas es útil para poder utilizarlos posteriormente en fórmulas, pero hay que tener en cuenta que las celdas no estén bloqueadas. A continuación encontrarás tres técnicas fáciles para definir a los rasgos de celdas de Excel:

1. Primer método:

  • Selecciona la celda o el rango de celdas que desees nombrar.
  • Haz clic en el cuadro de nombres situado a la izquierda de la barra de fórmulas.
  • Escribe el nombre que desees para el rango de celdas de Excel y pulsa la tecla Enter.

Técnica para nombrar el rango de celdas de Excel

2. Segundo método:

  • Selecciona la celda o el rango de celdas que desees nombrar.
  • Ves a la pestana Fórmulas > grupo Nombres definidos > botón Asignar nombre. En el cuadro de diálogo Nombre nuevo que se abrirá, deberás escribir el nombre que quieres asignar al rango de celdas en Nombre.
  • En Ámbito podrás elegir entre Libro de Excel u Hojas, según donde prefieras guardar el nombre. Finalmente apreta Aceptar.

Proceso para nombrar el rango de celdas de Excel

3. Tercer método:

  • Selecciona el rango de celdas que desees nombrar.
  • Ves a la pestana Fórmulas > grupo Nombres definidos > botón Crear desde la selección. A continuación, indica dónde se encuentran las celdas a las cuales les vas a asignar un nombre: Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o Columna derecha, y pulsa Aceptar.

Procedimiento para nombrar el rango de celdas de Excel

Cómo seleccionar un rango de celdas de Excel usando su nombre

Una vez definas los rangos de celdas Excel, es el momento de darles uso para trabajar con ellos.

Escoger el rango de celdas de Excel

  • Para seleccionar el conjunto de celdas partiendo de su nombre, tienes que hacer clic en la flecha situada en el cuadro de nombre de la barra de fórmulas y ahí se mostrarán todos los nombres asignados a rangos de celdas en forma de lista para que puedas escoger el que prefieras.
Noelia Holguín No hay comentarios

Cómo buscar una celda de Excel

La función de buscar en las celdas de Excel es útil cuando se necesita buscar en una celda concreta o en un rango de celdas ya sea con números, texto, valores lógicos o errores. Las casillas de Excel se pueden buscar en la hoja de cálculo de Excel según su contenido y su formato.

Formas de localizar una celda de Excel según su contenido

La búsqueda de una celda de Excel según su tema nos permite encontrar todas las celdas con las características que vamos buscando. Para localizar casillas de Excel según su contenido, sigue estos pasos:

  • Selecciona el rango de celdas que desees.
  • Ves a la pestaña Inicio del panel superior > grupo Modificar > Buscar y seleccionar y haz clic en Buscar (Atajo de teclado: Ctrl+B)
  • Escribe en el cuadro de texto Buscar lo que quieras localizar.
  • Si quieres que la búsqueda de celdas de Excel sea más precisa, haz clic en Opciones y configura sus filtros:
    • Dentro de: elige si la búsqueda se debe ejecutar en la hoja de cálculo activa o en todo el libro de Excel.
    • Buscar: elige si buscar por filas de Excel o por columnas.
    • Buscar dentro de: elige si la búsqueda se debe ejecutar en las fórmulas, los valores o los comentarios.
    • Coincidir mayúsculas y minúsculas: marca esta casilla si deseas destacar los caracteres en mayúscula ante los que están en minúscula.
    • Coincidir con el contenido de toda la celda: marca esta casilla si deseas que se busquen coincidencias exactas en las celdas con los caracteres introducidos en el cuadro de texto.

Localizar celdas en Excel

  • A continuación, haz clic en Buscar siguiente y luego en Cerrar si la búsqueda se ha completado, si no, vuelve a apretar en Buscar siguiente. Si quieres buscar en todas las celdas de Excel, apreta a Buscar todos, y selecciona algún valor de la lista para localizar su celda. Finalmente, pulsa en Cerrar.

Pasos para buscar una casilla de Excel por su formato

Otra forma de filtrar la búsqueda de celdas de Excel es hacerlo según su formato. Igual que la localización de casillas por contenido, para el formato también se utiliza la búsqueda de Excel. Este es el procedimiento para encontrar celdas de Excel según su formato:

 

  • Paso 2: Ves a la pestaña Inicio del panel superior > grupo Modificar > Buscar y seleccionar y haz clic en Buscar (Atajo de teclado Ctrl+B)

 

  • Paso 3: Si hubiese texto escrito en el cuadro de texto Buscar, deberías borrarlo con la tecla Suprimir.

 

  • Paso 4: Si quieres que la búsqueda de celdas de Excel sea más precisa, haz clic en Opciones y configura sus filtros.

 

  • Paso 5: Haz clic en Formato y en el cuadro de diálogo Buscar formatos selecciona las opciones de formato buscadas. A continuacón, pulsa Aceptar.

Cómo localizar celdas de Excel por su formato

  • Paso 6: Volviendo al cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, efectúa la búsqueda de celdas haciendo clic en Buscar siguiente o Buscar todos según tus preferencias, y pulsa Cerrar.
Noelia Holguín No hay comentarios

Cómo proteger las celdas en Excel

Si proteges una hoja de cálculo de Excel, automáticamente todas las celdas de Excel quedan fijadas. Para que sólo las casillas que queramos se puedan editar, deberemos desbloquear la hoja y posteriormente el rango de celdas. También existe la opción de autorizar a determinados usuarios para que puedan acceder a las celdas de Excel.

Procedimiento para bloquear un rango de celdas determinado de Excel

Para poder realizar alguna modificación cuando tu libro de Excel está protegido, primero deberás desbloquearlo así como las casillas, aunque más tarde podrás fijar sólo las celdas que necesites para trabajar con ellas. Sigue este proceso si quieres proteger únicamente un rango de celdas en Excel:

  1. Para desbloquear la hoja de cálculo, ves a la pestaña Revisar > grupo Cambios y selecciona la opción Desproteger hoja.
  2. Selecciona todas las casillas de la hoja (Atajo de teclado: Ctrl+E).
  3. Ves a la pestaña Inicio > grupo Celdas > botón Formato y en la lista desplegable pulsa en Formato de celdas (Atajo de teclado: Ctrl+1).
  4. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, ves a la pestaña Proteger, desactiva la casilla Bloqueada, y finalmente haz clic en Aceptar.
  5. Selecciona la celda o el rango de celdas de Excel que vas a fijar.
  6. Vuelve al cuadro de diálogo Formato de celdas (paso 3 y 4) y esta vez activa la casilla Bloqueada para que sólo las celdas de Excel que desees queden protegidas.

Bloquear casillas en Excel

Pasos para permitir a algunos usuarios el acceso a las casillas de Excel

Si desea autorizar el acceso a algunas celdas de Excel a determinadas personas, deberás proteger la hoja de cálculo y permitir el acceso a diferentes rangos de celdas estableciendo contraseñas.

  • Paso 1: ves a la pestaña Revisar > grupo Cambios > botón Permitir que los usuarios modifiquen rangos y haz clic en Nuevo.

 

  • Paso 2: haz clic en el botón del cuadro Correspondiente a las celdas, marca con el ratón las celdas de Excel que deseas fijar y pulse de nuevo el botón para volver al cuadro de diálogo Nuevo rango.

Aprobar el acceso de usuarios a las celdas de Excel

  • Paso 3: en el cuadro de texto Contraseña de rango escriba la contraseña que va a asignar a esas casillas para bloquearlas, pulse la tecla Enter y vuelva a introducir la contraseña.

 

  • Paso 4: Para elegir qué usuarios van a poder acceder a las celdas de Excel, haz clic en Permisos. En el cuadro de diálogo Permisos de Rango pulsa Agregar para poder añadir los nombres de los usuarios y apreta en Comprobar nombres. Para volver, pulsa dos veces Aceptar.

Autorizar el acceso a los rangos de celdas de Excel

  • Paso 5: Haz clic en Proteger hoja y revisa que la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas esté marcada, añade una contraseña para desproteger la hoja, y aprieta Aceptar.

De esta manera, cada vez que un usuario desee acceder a modificar el contenido de las celdas de Excel determinadas deberá introducir la contraseña establecida.

Pau Sisternas No hay comentarios

Cómo combinar dos libros de Excel

Muchas veces trabajamos en varios libros de Excel, pero tarde o temprano necesitaremos unificar los libros de Excel en uno solo. Unir dos libros de Excel es una de las consultas más habituales entre los usuarios de este programa de Office, pero si buscas en Internet tutoriales sobre cómo conectar 2 libros de Excel es fácil que el resultado te decepcione.

Por eso vamos a aprender a enlazar 2 libros de Excel o más, a unir libros de Excel en uno solo para tener todos los datos en el mismo archivo de Excel y así encontrarlos luego de manera mucho más fácil. A la hora de juntar libros de Excel en uno solo tendrás que utilizar las macros, ya que de otra forma no es posible.

Combinar libros de Excel con macros

Si no las dominas no te preocupes, te vamos a indicar paso a paso el camino a seguir para vincular 2 libros de Excel en un mismo libro, y te proporcionaremos el código que debes copiar para que la macro funciones.

  • Paso 1: lo primero de todo será juntar todos los libros de Excel que quieres combinar en una misma carpeta. Para ello lo ideal sería crear una nueva carpeta exclusivamente para este proyecto y copiar en ella los libros. Aunque solo vayas a juntar dos libros de Excel no debería haber más libros en esa carpeta.

 

  • Paso 2:  cierra todos los documentos de Excel que tengas abiertos. No importa si vas a juntar esos libros de Excel en un solo libro o si van a seguir siendo libros independientes, ciérralos todos.

 

  • Paso 3: una vez cerrados todos los libros de Excel, hay que abrir un nuevo documento de Excel. Será el libro en el que se vamos a juntar los libros de Excel, el máster.

 

  • Paso 4: presiona ALT + F11 para abrir el editor de Visual Basic. Cuando lo tengas abierto haz click en ThisWorkBook, aparece en el menú de la izquierda.

 

  • Paso 5: copia el siguiente código en el editor (como siempre que trabajamos con macros, es de vital importancia copiar el código literalmente, respetando todos los espacios, símbolos y líneas ya que de lo contrario la macro no funcionará):

Sub simpleXlsMerger()
Dim bookList As Workbook
Dim mergeObj As Object, dirObj As Object, filesObj As Object, everyObj As Object
Application.ScreenUpdating = False
Set mergeObj = CreateObject(“Scripting.FileSystemObject”)
‘change folder path of excel files here
Set dirObj = mergeObj.Getfolder(“D:\change\to\excel\files\path\here”)
Set filesObj = dirObj.Files
For Each everyObj In filesObj
Set bookList = Workbooks.Open(everyObj)
‘change “A2” with cell reference of start point for every files here
‘for example “B3:IV” to merge all files start from columns B and rows 3
‘If you’re files using more than IV column, change it to the latest column
‘Also change “A” column on “A65536” to the same column as start point
Range(“A2:IV” & Range(“A65536”).End(xlUp).Row).Copy
ThisWorkbook.Worksheets(1).Activate
‘Do not change the following column. It’s not the same column as above
Range(“A65536”).End(xlUp).Offset(1, 0).PasteSpecial
Application.CutCopyMode = False
bookList.Close
Next
End Sub

  • Paso 6: actualiza en el código la ruta de la carpeta donde están los libros de Excel que quieres unir. Aquí también se puede modificar la celda donde empezará la nueva hoja, ya unificada. Ya solo nos falta pulsar F5 o el icono, y habrás conseguido sincronizar 2 libros de Excel en un solo documento. Para comprobar que has unido los diferentes libros, solo tienes que ir al nuevo Excel que hemos creado para unir en él los diferentes libros y cercionarnos de que la sincronización ha sido un éxito.
Marta Gago No hay comentarios

10 ventajas de organizar información con Excel

Tanto a nivel profesional como personal, con Excel podemos organizar todo tipo de información que deseemos. Gracias a la composición de las hojas de Excel en columnas y filas y la división del libro de Excel en hojas, podemos organizar la información que nos interese de forma muy sencilla.

¿Para qué sirve organizar la información con Excel?

Así, existen importantes ventajas de utilizar Excel para organizar la información. En este post, vamos a hablar de las más destacadas:

1. Podemos ordenar los datos

Excel nos proporciona unas herramientas para ordenar los datos que recogemos en una columna. Para ello, podemos usar:

  • Ordenar alfabéticamente: esta es una herramienta que nos encontramos en la pestaña Datos en el grupo Ordenar y filtrar de la cinta de opciones. A través de ella, los datos de una lista se ordenarán por orden alfabético.
  • Ordenar con Visual Basic: también, a través del editor de Visual Basic podemos ordenar los datos de una columna.
  • Ordenar numéricamente: es decir, podemos crear una lista numerada a través de una columna. Para ello, bastará con escribir el primer número de la primera celda de la columna y tirar hacia abajo con el cuadradito derecho de la celda. Automáticamente las celdas de la columna se irán rellenando con números.

2. Buscar información

En Excel es fácil buscar la información que deseemos, para ello, podemos utilizar:

  • La herramienta de Buscar, que encontramos en la pestaña Inicio, en el grupo
  • La herramienta Filtro que encontramos en el mismo sitio. Nos sirve para localizar datos de una lista.

3. Modificar información

También es sencillo modificar la información que deseemos de nuestra hoja de Excel, bastará con hacer una búsqueda con las herramientas que hemos visto antes y modificar los datos de las celdas que nos interese.

4. Proteger la información

Si lo deseamos, podemos proteger nuestra hoja de Excel o algunas celdas en concreto. Eso impedirá que cualquier persona pueda modificarla. Para hacerlo, bastará con establecer una contraseña. Recuerda, que cuando lo deseemos podemos quitar la contraseña establecida a través de Visual Basic.

5. Organizar la información

Con esto nos referimos a organizarlo mediante:

  • Las columnas de Excel: a las que le pondremos un nombre descriptivo de los datos que contienen.
  • Las hojas de Excel: igualmente, a través de los nombres de las hojas, organizamos la información.

6. Tener nuestra información en papel

Si en nuestras hojas de Excel contenemos información de lo que nos interesa, también la podemos imprimirla para tenerla en papel. Imprimir con Excel es muy sencillo, basta con darle a Archivo> Imprimir.

7. Representación gráfica

También podemos acompañar toda la información que contengamos en nuestras hojas, con gráficos. Excel pone a nuestra disposición diferentes tipos de gráficos muy interesantes.

8. Convertir a PDF

Cuando tengamos nuestras hojas de Excel con la información organizada, podemos convertir el documento en PDF, nos servirá para imprimirlo, enviarlo por correo, e impedimos que se modifique.

9. Apariencia visual

A través de los tipos de fuentes, rellenos de celda, podemos dar un aspecto atractivo visualmente a nuestra hoja de Excel. Podemos destacar los nombres de las columnas con sombreados, utilizar bordes, etc.

10. Base de datos

A través de Excel podemos crear una base de datos y para ello, podemos utilizar una plantilla de Excel para la generación de base de datos, que nos ayuda mucho en esta labor.

Como ves, es muy interesante utilizar Excel para organizar cualquier tipo de información, tanto para gestionar nuestra empresa, como por ejemplo cuando hacemos un inventario u organizamos la información de nuestros clientes.

Pero también, a nivel personal, podemos utilizar Excel si queremos organizar informaciones referentes a asuntos personales como por ejemplo, que quisiéramos tener una base de datos con las películas o libros de nuestra colección. Será muy fácil buscar y localizar el que deseemos.

Noelia Holguín No hay comentarios

Cómo borrar el contenido de las celdas en Excel

En ocasiones desearemos borrar solamente el contenido de una celda de Excel o un conjunto de ellas, pero no la celda en sí. Al eliminar el contenido de una celda no desaparece ni su formato ni sus comentarios ya que puede que tan sólo queramos editarlo.

Formas de borrar el contenido de una casilla de Excel

Si queremos modificar, editar o cambiar cualquier cosa que hayamos escrito en una celda de Excel tenemos que eliminar su contenido. Para ello, podemos hacerlo utilizando el ratón o los atajos del teclado. Éstas son algunas de las maneras para borrar el contenido de una celda de Excel:

1. Selecciona la celda de Excel que quieras borrar su contenido y pulsa la tecla del teclado Retroceso.

2. Selecciona la celda o las celdas que quieras borrar su contenido y pulsa la tecla del teclado Suprimir.

3. Comando borrar: selecciona la celda o las celdas que quieras eliminar, ves a la pestaña Inicio del panel superior > grupo Modificar > Borrar y aparecerá una lista desplegable donde debes seleccionar Borrar contenido. Con esta opción sólo se borrará el contenido de las celdas seleccionadas pero no el formato ni los comentarios. Tiene la misma función que Suprimir.

Borrar el contenido de las celdas en Excel desde opciones

4. Selecciona la celda o las celdas que quieras borrar su contenido, haz clic derecho encima de la selección y marca la opción Borrar contenido.

Eliminar el contenido de las celdas en Excel con ayuda del ratón

Pasos para eliminar el contenido de las celdas en Excel con macros

Las macros de Excel son comandos que se almacenan en Excel para poder utilizarlos cuando los necesitemos y para ahorrarnos la repetición de una acción. Para crear una macro que borre sólo la información de las celdas en Excel hay que seguir estos pasos:

  • Paso 1: para crear macros con el grabador de macros se pueden usar los comandos de la pestaña de Desarrollador/Programador que no está visible en la cinta de opciones. Para hacerlo visible, haz clic en Opciones > Personalizar cinta de opciones > Fichas principales > Desarrollador/Programador (dependiendo del año de la versión de Microsoft Excel) > Aceptar.

Cómo eliminar el contenido de las celdas en Excel

  • Paso 2: ves a la pestaña Desarrollador/Programador, grupo Controles, opción Insertar, Controles de formulario y selecciona el icono Botón. A continuación, haz clic con arrastre en la hoja de Excel para crear el botón.

 

  • Paso 3: aparecerá la ventana Asignar marco donde deberás pulsar Grabar. A continuación, modifica el nombre de tu nueva macro, asigna un método abreviado de teclado para poder ejecutarla y pulsa Aceptar.

Cómo borrar el contenido de las celdas Excel creando macros

  • Paso 4:  selecciona el conjunto de celdas que quieras borrar su contenido y asignarle el control de la macro y pulsa Suprimir. Haz clic en el icono de Stop de la esquina inferior izquierda para detener la grabación de la macro y que finalice la configuración.

Eliminar el contenido de las celdas en Excel con macros

  • Paso 5: escribe con normalidad en el rango de celdas que has aplicado la macro y siempre que quieras borrar el contenido de esas celdas configuradas, tan sólo tendrás que pulsar el Botón creado con este proceso.