Estas 2 herramientas te ayudarán a ordenar datos en Excel

Ordenar información en Excel

Cuando trabajamos de forma frecuente con Excel, en más de una ocasión tendremos que ordenar datos en las hojas para organizar la información. Pueden ser datos numéricos o datos de texto. Así por ejemplo, imaginemos que tenemos una hoja de Excel en la que tenemos todos los datos de nuestros clientes, nombre, apellidos, teléfono…Pero a la hora de meterlos en la tabla, lo vamos haciendo por orden de llegada, sin ningún orden. Así, si nos interesa tener estos datos ordenados, por ejemplo, los nombres o apellidos de los clientes por orden alfabético, como sería una locura hacerlo de forma manual (ir revisando cada nombre y colocándolos en la columna por orden), podemos aprovechar las herramientas que posee Excel para ello. Esto nos facilitará localizar un cliente en la lista, sin necesidad de utilizar la herramienta buscar.

Pero no sólo podemos ordenar datos de texto sino también, numéricos. Así, imaginemos que tenemos una lista  de nuestras ventas en los meses de 2017, podríamos ordenar las ventas de más a menos para saber qué meses son en los que más hemos vendidos.

Como vemos, es muy interesante ordenar los datos y por ello, en el post de hoy te vamos a ensañar estas 2 herramientas te ayudarán a ordenar datos en Excel

Cómo ordenar datos en Excel

  1. Ordenar y filtrar. Esta herramienta la encontramos en la pestaña Inicio en el grupo Modifica Y lo que hace es ordenar los datos alfabéticos o numéricos de la columna de Excel sobre la que apliquemos. Así, si pinchamos en ella vemos dos opciones:
    1. Ordenar AZ (orden ascendente). Aunque veamos AZ, con ella también podemos ordenar números. Así, si la utilizamos sobre una columna con datos numéricos ordenará éstos desde los más pequeños a los más grandes.
    2. Ordenar ZA (orden descendente). Al igual que en el caso anterior, la podemos usar para ordenar textos y números.  En este caso, colocaremos los números mayores en la parte superior de la columna y el más pequeño, en la última celda del Excel de la columna.

Para usar esta herramienta, en primer seleccionamos la columna o los datos que queramos ordenar y después le daremos a la herramienta Ordenar y filtrar y del menú escogeremos Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A.

 



 

  1. Ordenar personalizado: aunque pertenece a la misma herramienta Ordenar y filtrar, con ésta, podemos ordenar los datos con otros criterios que establezcamos además de hacerlo también por orden alfabético u orden ascendente/descendente de los números. Para usarla haremos lo siguiente:
    1. Hacemos clic en Ordenar y filtrar y del menú escogeremos Orden personalizado.
    2. Se nos abrirá la ventana Ordenar, que será donde escogeremos los criterios de ordenación y las columnas que queremos ordenar.
    3. En la lista desplegable Ordenar, elegiremos la columna que queremos ordenar
    4. En Ordenar según, seleccionaremos el criterio por el que ordenaremos, que puede ser:
      1. Color de celda
      2. Icono de celda
      3. Color de fuente
      4. Valores
    5. En Criterio de ordenación seleccionaremos cómo colocaremos los datos según el criterio. Por ejemplo, podemos ordenar los datos de las celdas de una columna por el color de la fuente. Así, haríamos lo siguiente:
      1. En Ordenar por, escogeremos Clientes (la columna que vamos a ordenar)
      2. En Ordenar según, seleccionaremos Color de fuente
      3. En Criterio de ordenación: seleccionaríamos el color de fuente que queramos que vaya primero u último.
      4. Al lado, seleccionaremos si queremos que esté arriba ese color “en la parte superior” o bien, abajo “en la parte inferior”.
    6. Ahora, podemos crear otro criterio de ordenación, así podemos seguir con los colores de fuente para la misma columna. De lo que se trataría es que en Criterio de ordenación, escogeríamos otro color, todo lo demás quedaría igual. Así, le estamos diciendo a Excel, que después del primer color el segundo que colocaríamos arriba sería el que escogiéramos ahora.

 

 

Como ves, ordenar los datos con Excel es muy sencillo. Existen otras formas de hacerlo con otros fines, como  la función Jerarquía EQV, pero eso lo trataremos ya en otro post.

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