9 ventajas de usar plantillas Excel para organizar tareas

En la organización de tareas las plantillas de Excel nos pueden ser de mucha ayuda, y como hemos dicho en otros post, las plantillas de Excel nos permiten ahorrar tiempo y dinero. Tendremos gran parte del trabajo hecho, solo tenemos que actualizarla a nuestras necesidades (la de nuestro negocio o empresa). En este post, veremos los múltiples beneficios de usar plantillas de Excel para organizar tareas:

1. Cumplir con los plazos

Si trabajamos por proyectos, con las plantillas de Excel controlaremos las fechas de entrega o finalización de los mismos, porque estas serán recogidas en la plantilla. Esto nos ayuda a que siempre tengamos presente la fecha de finalización y, por lo tanto, entregaremos en el plazo establecido.

2. Control del estado

Es decir, a través de Excel podemos saber el estado de las tareas, cuánto llevan realizadas o cuánto queda para finalizar.

3. Asignación de recursos

Con las plantillas para organizar tareas con Excel podemos ver de un vistazo, los recursos humanos y materiales que asignamos a cada una de ellas y esto nos servirá para asignarlos a otras tareas, sabremos cuáles podemos o no asignar porque estén libres.

4. Controlar más de una tarea

Es decir, a través de una hoja de Excel podemos comprobar las tareas en las que estamos trabajando al mismo tiempo, o las que tenemos pendientes. Si todas las tareas las tenemos juntas, podemos comprobar las fechas de finalización para poner fechas o plazos a otras.

5. Representación gráfica

Gracias a los gráficos de Excel podemos representar la evolución de proyectos, de tareas, etc. Excel pone a nuestra disposición distintos tipos de gráficos bastante útiles. Para insertar un gráfico, bastará con irte a la pestaña Insertar, y en el grupo Gráficos elegir aquel que te interese.

6. Asignación de responsable

Como decíamos, a través de una plantilla para organizar tareas podemos asignar recursos humanos a cada tarea y también, el responsable de la misma. Esto nos permitirá saber en cualquier momento quién es el responsable de cada tarea por si tenemos que contactar con él.

7. Tareas pendientes

Podemos controlar en cada momento las tareas pendientes que, o bien, están sin comenzar, o habiéndose comenzado están sin finalizar.

8. Información adicional

Podemos añadir algún comentario con información adicional acerca de alguna tarea. Para ello, nos bastará con insertar un comentario en la que queramos. Esto es bastante útil si varias personas tienen acceso a la misma plantilla para organizar tareas.

9. Imprimir las tareas

Si usamos hojas de Excel para organizar nuestras tareas, podremos imprimir la hoja, recuerda que para imprimir una hoja de Excel, bastará con darle a Archivo> Imprimir.

Como ves, empleando plantillas para organizar tareas todo son ventajas, y no tendrás que invertir en programas, ni tener amplios conocimientos en informática o en Excel, bastará con adaptar la plantilla  a las necesidades de tus proyectos o tareas.

Recuerda que una correcta organización, planificación y asignación de recursos en nuestra actividad, nos ayudará a ser más productivos y en ello, las plantillas de Excel para organizar tareas nos son muy útiles. Tendremos en una misma hoja de Excel o un mismo libro de Excel todas las tareas que estamos llevando a cabo o que llevaremos un futuro próximo.