Utiliza Excel como CRM para el seguimiento efectivo de tus clientes

El arte del comercial consiste en dar seguimiento a los potenciales clientes hasta convertirlos en clientes de la empresa. Esta labor puede ser en ocasiones tediosa y pesada, muchos clientes retrasan las citas o no contestan a las llamadas que realizamos. Pero la constancia y el registro es la clave de un buen comercial por eso se utilizan programas de CRM para controlar los clientes.

Cómo hacer el seguimiento de clientes con Excel

La cartera de clientes de un comercial o director de proyectos puede ser muy amplia, para acordarnos en qué punto nos encontramos es preferible tener un registro de toda la actividad. Con Excel es muy sencillo realizar el seguimiento de clientes, te contamos todos las ventajas que tienen las plantilla de Excel para el seguimiento de clientes.

El primer paso para realizar el seguimiento de clientes es contar con una ficha del cliente donde tengamos todos los datos, los de contacto y los de interés. En esta ficha anotaremos información relevante para saber quiénes son, sus necesidades y qué acciones hemos realizado. Podemos crear la ficha del cliente con Excel de manera sencilla o utilizar una plantilla de Excel de agenda donde anotaremos toda la información.

Contar con una cartera de clientes actualizada nos permitirá tenerlos bien identificados y saber en qué punto del proceso de conversión se encuentran.

Cómo registrar el seguimiento de clientes con Excel

Con Excel el seguimiento de los clientes reales es muy sencillo y parecido a un programa de CRM, te contamos cómo convertir una tabla en una herramienta de gestión comercial con Excel:

• Columnas para conocer las ventas por fechas. Crearemos una primera columna para la fecha de venta exacta, una segunda para el año, una tercera para el trimestre y por último otra para el mes. De este modo con los filtros de Excel podremos saber el volumen de venta por cada periodo.
• Nombre de la empresa. Recuerda utilizar siempre el mismo nombre de la empresa para que al usar fórmulas de Excel de busqueda aparezcan todas las compras realizadas por el mismo cliente. Además se puede vincular dicho nombre a la hoja de Excel que contiene la ficha del cliente.
• Producto o servicio. Es recomendable crear una lista  de desplegable de Excel con los productos que se comercializan y así seleccionar aquellos que tenemos registrados. De este modo podremos valorar las ventas de un solo producto o servicio.
• Etapa de venta. La plantilla de seguimiento de clientes de Excel sirve tanto para los clientes que ya han comprado como pars aquellos que se les ha enviado la propuesta. En esta columna se creará otro desplegable con los datos: Prospección, Contactado, Enviada propuesta, Negociación, Acepta o Rechazado.
• Volumen de negociación. Se anotará el precio de la propuesta de venta. Sabremos el dinero ganado con aquellas propuestas aceptadas y aquél que esté en negociación puede ayudarnos a calcular una previsión de ventas.
• Probabilidad. Dependiendo de la etapa de venta podemos asignarle una probabilidad de cierre.
• Columna de notas. Indicaremos próximos pasos o indicaciones sobre cada cliente.

Si utilizamos una plantilla de Excel estará preparada para realizar diferentes cálculo y vincular los datos que hemos introducido. De este modo podemos crear un dashboard de Excel con información obtenida de la BBDD de clientes. De manera rápida podremos saber la cantidad de propuestas ganadas, perdidas o pendientes y el dinero que supone cada etapa de venta.

Una vez el cliente ha comprado un producto o servicio de nuestra empresa tendremos que seguir registrando la actividad por dos motivos, 1) tener constancia de las ventas y conocer el volumen del negocio y 2) para conocer qué compra el cliente y seguir de cerca su actividad. Al realizar el seguimiento de los clientes podremos ofrecerles nuestros productos o servicios en el momento oportuno.