5 elementos imprescindibles en un buen CRM en Excel

Convertir el Excel en un CRM

El término CRM ó Customer Relationship Management (Gestión de las Relaciones con clientes) lo podemos definir como una forma de gestión de la empresa cuyo principal objetivo es la satisfacción de clientes.  Eso implica cuidar todas las relaciones con los clientes y obtener de ella información de interés para la empresa.

Aunque para gestionar las relaciones con los clientes se pueden usar Software de CRM, lo cierto es que con Excel también podemos hacerlo y será en el que nos centraremos en este post. .



Los CRM nos dan una base de datos de clientes muy valiosa y gracias a la cual podemos identificar a aquellos clientes que son más interesantes para la empresa (más rentables). Así, podemos tener información acerca de sus compras (cuánto, cada cuánto…), sus características demográficas (edad, sexo…), sus gustos y aficiones, las ventas o compras...Así, entre las ventajas de usar un CRM se encuentran:

  • Comunicación individualizada. Como tenemos información de cada cliente, podemos comunicarnos con ellos de forma personalizada, según sus intereses, sus características personales, etc.
  • Campañas de marketing efectivas. Igualmente, al saber de los clientes muchos datos de interés, podremos hacer interesantes campañas de marketing muy efectivas dirigidas a grupo de clientes semejantes.
  • Relaciones duraderas. El fin último del CRM mantener a los clientes a lo largo del tiempo, esto es, conseguir fidelizarlos.
  • Integración departamentos. Gracias a un CRM todas las áreas de la empresa pueden compartir la misma información, así las de ventas, producto, compra, pueden tener acceso a datos de interés de los clientes.
  • Adelantarse al cliente. Y por último, una de las ventajas es que con la información de los clientes que nos proporciona un CRM, podemos adelantarnos a cada cliente, a sus necesidades, ofreciéndole por ejemplo los productos que necesita.

Los CRM permiten realizar un seguimiento del cliente óptimo.

Cómo elaborar un CRM con Excel

Como hemos dicho al comenzar el artículo, con las versiones de Excel actuales podemos conseguir un interesante CRM, pero, ¿qué elementos debe incluir un buen CRM en Excel?

  1. Información organizada. Como no, en un CRM la información debe estar organizado, y en Excel podemos usar para ello las columnas y las hojas. Debemos ponerles unos nombres descriptivos a cada una de ellas. Así, podríamos poner en las columnas, cliente, dirección geográfica, edad…
  2. Gráficos: los gráficos en Excel nos permiten ver datos estadísticos de forma más clara, así, mediante los gráficos podemos entender mejor los datos que recogemos en las celdas, como por ejemplo, meses en los que más nos compran nuestros clientes, de qué zona nos compran más, cuál es el producto más demandado, etc. Recuerda que para trabajar con los gráficos, debes irte a la pestaña Insertar y ahí se encuentra el grupo Gráficos.
  3. Diseño atractivo. Con Excel podemos darle a nuestro CRM un diseño atractivo y funcional, es decir, que nos sirva para ver la información de forma más clara y destacar aquellos datos que nos interesen. Para ello, podemos usar los rellenos, los borde, el color de la fuente, las negritas, etc.,
  4. Proteger la hoja o la celda. Podemos decidir proteger alguna hoja de nuestro CRM, esto nos permitirá impedir que cualquier persona que no tenga permiso pueda acceder a cierta información que no queramos que vea. Como dijimos al comenzar el artículo, un CRM permite la integración de todos los departamentos, para que todos puedan tener acceso a información de interés acerca de los clientes, sin embargo, puede ser que haya información que no queramos que todo el mundo tenga acceso, para ello se protege. Recuerda, para proteger una hoja o libro, nos iremos a la pestaña Revisar, al grupo

Estos son algunos de los elementos que te permitirán tener un buen CRM en Excel.

Herramientas para gestionar la base de datos de los clientes

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