Línea de tiempo de un evento en Excel

Planificar un evento es una tarea ardua y el tiempo que necesitemos para poder organizarlo dependerá de las características de este, los asistentes previstos, el alcance del evento, el despliegue que tenga, los recursos económicos, los recursos de personal... Pero lo más importante que debes tener en cuenta es que un evento no se puede organizar en un día, ni siquiera en una semana. Se trata de algo para lo que se necesita una planificación previa, una promoción, una difusión... Todo esto se traduce en muchísima planificación y calendarización, por suerte a día de hoy contamos con la inestimable ayuda de las plantillas de Excel, con la que podemos hacer mucho más fácil casi cualquier proceso.

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¿Cómo planificar un evento en el tiempo?

Los expertos recomiendan comenzar a planificar un evento con unos 4 o 6 meses de antelación, de esta manera tendrás el suficiente margen de maniobra. Por otro lado, es muy importante elegir la fecha con sumo cuidado, hay que tener en cuenta que no coincida con festivos, vacaciones o se solape con algún evento importante contra el que competir.

Con la fecha en mente y bien marcada en el calendario es el momento de comenzar el plan maestro e ir colocando cada etapa en su lugar justo en el tiempo. En este plan has de contemplar:

  • Presupuesto del evento.
  • Locales.
  • Oradores y presentadores.
  • Actividades necesarias.
  • Formas de inscripción.
  • Patrocinadores.
  • Campaña de marketing.
  • Trabajadores.
  • Montaje del evento.
  • El propio timing del evento
  • Recogida del evento.

La idea de planificar un evento siguiendo una línea de tiempo es poder completar todas sus fases y secciones a tiempo, asegurándose de que todo esté correcto y listo cuando tenga que estar. Por ello se han de establecer plazos y fechas realistas, ni muy pronto ni muy tarde. Trata esta planificación como si se tratara de una gestión de proyectos empresariales, solo que en vez de proyectos cuentas con tareas a realizar para que el evento salga redondo.

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Plantilla Excel programación evento




A continuación, encontrarás una plantilla para planificar y organizar un evento, esta te ayudará a comenzar a trabajar en tu evento de inmediato. Además, la plantilla permite la personalización para que se pueda adaptar a las necesidades de tu evento.

Utilizando la plantilla todas las fases de tu evento quedarán plasmadas en un calendario para que puedas ver, de forma muy visual, en qué fase te encuentras, qué queda por hacer, qué viene después, qué tareas se han retrasado... Se trata de una herramienta muy potente para lograr alcanzar la consecución de objetivos de una forma eficaz y en equipo, puesto que se puede compartir o incluso imprimir para tenerlo siempre a mano.

Además, hemos recopilado para ti 11 Plantillas gratuitas de Excel para organizadores de eventos que no te pueden faltar si te dedicas al mundo de los eventos.

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