5 claves para mejorar la gestión de proyectos con plantillas de Excel

Todos buscamos la mejor forma para hacer crecer a nuestra empresa y de facilitar la gestión de los proyectos que tenemos en marcha, especialmente si nos ocupamos de varios proyectos a la vez. Sin lugar a dudas, Excel y sus plantillas son la mejor herramienta para gestionar nuestros proyectos, no importa el tipo de proyectos que sean, pero para ello es imprescindible saber utilizar las plantillas de Excel ya que de lo contrario en vez de una ayuda serán un lastre.

Trucos para mejorar la gestión de proyectos empresariales con Excel

Si quieres mejorar la gestión de proyectos con las plantillas de Excel no puedes perderte estos trucos.

1. Elige la plantilla correcta

Acertar con la plantilla de Excel lleva su tiempo, pero esa inversión de tiempo a corto plazo es elemental para mejorar la gestión de nuestros proyectos. Es algo que nos permitirá desarrollarlo sin ningún tipo de inconveniente, pero si optas por la plantilla equivocada, donde falten campos y no se expresen bien las fases o cuestiones clave del proyecto el fracaso está casi asegurado. Por suerte contamos con un amplio catálogo de plantillas de Excel, tanto prediseñadas en el propio programa como en la web, y siempre está la opción de personalizar nuestras propias plantillas para que se ajusten a nuestras necesidades. Descubre en este artículo las plantillas de Excel imprescindibles para la gestión de proyectos.

2. ¿Quién edita la plantilla?

Puede parecer una tontería, pero es mucho más importante de lo que parece. Cierto que el trabajo colaborativo y los documentos compartidos están a la orden del día, pero nunca está de más contar con la figura de un responsable o project manager que sea el encargado de editar la plantilla. Así nos aseguramos que el contenido esté siempre actualizado, que alguien siga el estado del trabajo y nos evitamos duplicidades y los roces que pueden aparecer entre miembros del equipo por el manejo y la edición de la plantilla. Puede haber una segunda persona autorizada a editarla, pero no todo el equipo o será un caos.

3. El seguimiento de la plantilla

Muy relacionado con el punto anterior está el seguimiento de la plantilla del proyecto. Asegúrate de que todas las personas que estén implicadas en el proyecto tengan acceso a la plantilla, de forma que en todo momento sean conscientes de la situación en la que se encuentra, las prioridades, los posibles problemas que puedan surgir por el camino, etc. Si no hay un seguimiento eficaz de la plantilla de Excel no tiene ningún sentido utilizarlas en la gestión de nuestros proyectos. Puedes invitarlos a consultar la plantilla pero sin concederles derechos de edición.

4. Controla la extensión… y las comunicaciones

Con el paso de las semanas puede ser que la plantilla en la que gestionamos el proyecto que tenemos en marcha crezca hasta límites insospechados, lo que restará eficacia ya que no es lo mismo encontrar algo a golpe de vista que tener que bajar hasta la fila PS en busca de un dato. Quizá sea mejor utilizar varias plantillas o las diferentes hojas de Excel que tenemos. También hay que ir con cuidado a la hora de enviar las “novedades del proyecto” o “actualizaciones de la plantilla” por e-mail, ya que muchas veces omitimos información clave para el proyecto. Se aconseja utilizar dashboards de Excel a modo de resumen en la primera hoja de Excel, así en un simple vistazo tendremos toda la información.

Cómo enviar mails desde Excel

5. Excel es compatible con otras aplicaciones

Recordar esto nunca está de más. Excel es compatible con el resto de programas de Office (Word, Outlook, PowerPoint), pero más allá del paquete de Office, Excel es compatible con un montón de herramientas relacionadas con el mundo de los negocios. Esto es algo que no siempre se tiene en cuenta, pero podrás trasladar tu plantilla de Excel a otros programas siempre que lo necesites. Esta es una posibilidad muy útil, ya que nos abre infinidad de puertas en la gestión de nuestros proyectos.