Cómo ordenar datos de las celdas en Excel
Ordenar los datos de las celdas de Excel es esencial para organizar la información ya que facilita la comprensión y el aspecto visual de la hoja de cálculo de Excel. Las posibilidades que hay para ordenar las casillas son por valores, filas, colores, columnas, lista personalizada, números, fechas, formato, fuente o conjunto de iconos. A continuación, descubrirás las formas más comunes de ordenar las celdas de Excel: por orden alfabético y creando listas personalizadas.
Formas de ordenar casillas en Excel por orden alfabético
Si ordenas las celdas alfabéticamente podrás diferenciar los datos rápidamente en la hoja de cálculo. Puedes organizar la información de las casillas de Excel de manera ascendente o descendente y separándola en diferentes rangos de celda en Excel según tus preferencias. Conoce diferentes maneras de ordenar las celdas de Excel por orden alfabético:
1. Desde la opción Ordenar y Filtrar del menú:
- Selecciona el rango de celdas que quieras ordenar alfabéticamente.
- Ves a la pestaña Datos > grupo Ordenar y filtrar y pulsa en los botones A-Z↓ (para ordenar de manera descendente) o Z-A↓ (para ordenar de manera ascendente).
2. Desde el ratón:
- Selecciona el rango de celdas que quieras ordenar alfabéticamente.
- Haz clic con el botón derecho del ratón encima de alguna de las celdas.
- Selecciona la opción Ordenar y pulsa en los botones A-Z↓ o Z-A↓.
3. Desde la opción Ordenar:
- Selecciona el rango de celdas que quieras ordenar alfabéticamente.
- Ves a la pestaña Datos > grupo Ordenar y filtrar y pulsa la opción Ordenar para que se abra el cuadro de diálogo Ordenar. (Atajo de teclado: Alt+T+R)
- En la pestaña Ordenar según selecciona Valores para que ordene únicamente el texto, y en la pestaña Criterio de ordenación escoge A-Z↓ o Z-A↓.
4. Desde la opción Filtro:
- Selecciona la celda que esté en la fila de Excel de arriba del rango de celdas que quieras ordenar alfabéticamente.
- Ves a la pestaña Datos > grupo Ordenar y filtrar y pulsa la opción Filtro. En la celda seleccionada aparecerá una flecha con una lista desplegable. Haz clic en la opción que prefieras: A-Z↓ o Z-A↓.
Lista personalizada para ordenar datos de las celdas en Excel
Para llevar a cabo un orden definido de acuerdo con las prioridades del usuario, se puede configurar una lista personalizada, es decir, un conjunto de datos ordenados en las celdas. El programa de Excel ya tiene predeterminadas unas listas con los días de la semana o los meses, pero tú mismo puedes crear tu propia lista personalizada para ordenar datos en las casillas de Excel siguiendo estos pasos:
- Paso 1: Selecciona el rango de celdas de Excel para crear la lista personalizada.
- Paso 2: Ves a la pestaña Archivo > Opciones > Avanzadas > General y apreta en el botón Modificar listas personalizadas. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas haz clic en Importar y Aceptar dos veces.
- Paso 3: Selecciona la columna que quieras ordenar con la lista personalizada y ves a la pestaña Datos > grupo Ordenar y filtrar y pulsa la opción Ordenar para que se abra el cuadro de diálogo Ordenar.
- Paso 4: En el cuadro de diálogo Ordenar, en la opción Criterio de ordenación selecciona lista personalizada, y dentro de la ventana pulsa en la lista creada anteriormente y haz clic en Aceptar.
De esta manera, las casillas de Excel estarán ordenadas siguiendo la orden de la lista personalizada priorizando la organización configurada.