10 ventajas de organizar información con Excel

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Tanto a nivel profesional como personal, con Excel podemos organizar todo tipo de información que deseemos. Gracias a la composición de las hojas de Excel en columnas y filas y la división del libro de Excel en hojas, podemos organizar la información que nos interese de forma muy sencilla.

¿Para qué sirve organizar la información con Excel?

Así, existen importantes ventajas de utilizar Excel para organizar la información. En este post, vamos a hablar de las más destacadas:

1. Podemos ordenar los datos

Excel nos proporciona unas herramientas para ordenar los datos que recogemos en una columna. Para ello, podemos usar:

  • Ordenar alfabéticamente: esta es una herramienta que nos encontramos en la pestaña Datos en el grupo Ordenar y filtrar de la cinta de opciones. A través de ella, los datos de una lista se ordenarán por orden alfabético.
  • Ordenar con Visual Basic: también, a través del editor de Visual Basic podemos ordenar los datos de una columna.
  • Ordenar numéricamente: es decir, podemos crear una lista numerada a través de una columna. Para ello, bastará con escribir el primer número de la primera celda de la columna y tirar hacia abajo con el cuadradito derecho de la celda. Automáticamente las celdas de la columna se irán rellenando con números.

2. Buscar información

En Excel es fácil buscar la información que deseemos, para ello, podemos utilizar:

  • La herramienta de Buscar, que encontramos en la pestaña Inicio, en el grupo
  • La herramienta Filtro que encontramos en el mismo sitio. Nos sirve para localizar datos de una lista.

3. Modificar información

También es sencillo modificar la información que deseemos de nuestra hoja de Excel, bastará con hacer una búsqueda con las herramientas que hemos visto antes y modificar los datos de las celdas que nos interese.

4. Proteger la información

Si lo deseamos, podemos proteger nuestra hoja de Excel o algunas celdas en concreto. Eso impedirá que cualquier persona pueda modificarla. Para hacerlo, bastará con establecer una contraseña. Recuerda, que cuando lo deseemos podemos quitar la contraseña establecida a través de Visual Basic.

5. Organizar la información

Con esto nos referimos a organizarlo mediante:

  • Las columnas de Excel: a las que le pondremos un nombre descriptivo de los datos que contienen.
  • Las hojas de Excel: igualmente, a través de los nombres de las hojas, organizamos la información.

6. Tener nuestra información en papel

Si en nuestras hojas de Excel contenemos información de lo que nos interesa, también la podemos imprimirla para tenerla en papel. Imprimir con Excel es muy sencillo, basta con darle a Archivo> Imprimir.

7. Representación gráfica

También podemos acompañar toda la información que contengamos en nuestras hojas, con gráficos. Excel pone a nuestra disposición diferentes tipos de gráficos muy interesantes.

8. Convertir a PDF

Cuando tengamos nuestras hojas de Excel con la información organizada, podemos convertir el documento en PDF, nos servirá para imprimirlo, enviarlo por correo, e impedimos que se modifique.

9. Apariencia visual

A través de los tipos de fuentes, rellenos de celda, podemos dar un aspecto atractivo visualmente a nuestra hoja de Excel. Podemos destacar los nombres de las columnas con sombreados, utilizar bordes, etc.

10. Base de datos

A través de Excel podemos crear una base de datos y para ello, podemos utilizar una plantilla de Excel para la generación de base de datos, que nos ayuda mucho en esta labor.



Como ves, es muy interesante utilizar Excel para organizar cualquier tipo de información, tanto para gestionar nuestra empresa, como por ejemplo cuando hacemos un inventario u organizamos la información de nuestros clientes.

Pero también, a nivel personal, podemos utilizar Excel si queremos organizar informaciones referentes a asuntos personales como por ejemplo, que quisiéramos tener una base de datos con las películas o libros de nuestra colección. Será muy fácil buscar y localizar el que deseemos.

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