organizar informacion con excel

10 ventajas de organizar informaci贸n con Excel

Tanto a nivel profesional como personal, con Excel podemos organizar todo tipo de informaci贸n que deseemos. Gracias a la composici贸n de las hojas de Excel en columnas y filas y la divisi贸n del libro de Excel en hojas, podemos organizar la informaci贸n que nos interese de forma muy sencilla.

驴Para qu茅 sirve organizar la informaci贸n con Excel?

As铆, existen importantes ventajas de utilizar Excel para organizar la informaci贸n. En este post, vamos a hablar de las m谩s destacadas:

1. Podemos ordenar los datos

Excel nos proporciona unas herramientas para ordenar los datos que recogemos en una columna. Para ello, podemos usar:

  • Ordenar alfab茅ticamente: esta es una herramienta que nos encontramos en la pesta帽a Datos en el grupo Ordenar y filtrar de la cinta de opciones. A trav茅s de ella, los datos de una lista se ordenar谩n por orden alfab茅tico.
  • Ordenar con Visual Basic: tambi茅n, a trav茅s del editor de Visual Basic podemos ordenar los datos de una columna.
  • Ordenar num茅ricamente: es decir, podemos crear una lista numerada a trav茅s de una columna. Para ello, bastar谩 con escribir el primer n煤mero de la primera celda de la columna y tirar hacia abajo con el cuadradito derecho de la celda. Autom谩ticamente, las celdas de la columna se ir谩n rellenando con n煤meros.

2. Buscar informaci贸n

En Excel es f谩cil buscar la informaci贸n que deseemos, para ello, podemos utilizar:

  • La herramienta de Buscar, que encontramos en la pesta帽a Inicio, en el grupo
  • La herramienta Filtro que encontramos en el mismo sitio. Nos sirve para localizar datos de una lista.

3. Modificar informaci贸n

Tambi茅n es sencillo modificar la informaci贸n que deseemos de nuestra hoja de Excel, bastar谩 con hacer una b煤squeda con las herramientas que hemos visto antes y modificar los datos de las celdas que nos interese.

4. Proteger la informaci贸n

Si lo deseamos, podemos proteger nuestra hoja de Excel o algunas celdas en concreto. Eso impedir谩 que cualquier persona pueda modificarla. Para hacerlo, bastar谩 con establecer una contrase帽a. Recuerda, que cuando lo deseemos podemos quitar la contrase帽a establecida a trav茅s de Visual Basic.

5. Organizar la informaci贸n

Con esto nos referimos a organizarlo mediante:

  • Las columnas de Excel: a las que le pondremos un nombre descriptivo de los datos que contienen.
  • Las hojas de Excel: igualmente, a trav茅s de los nombres de las hojas, organizamos la informaci贸n.

6. Tener nuestra informaci贸n en papel

Si en nuestras hojas de Excel contenemos informaci贸n de lo que nos interesa, tambi茅n la podemos imprimirla para tenerla en papel. Imprimir con Excel es muy sencillo, basta con darle a Archivo> Imprimir.

7. Representaci贸n gr谩fica

Tambi茅n podemos acompa帽ar toda la informaci贸n que contengamos en nuestras hojas, con gr谩ficos. Excel pone a nuestra disposici贸n diferentes tipos de gr谩ficos muy interesantes.

8. Convertir a PDF

Cuando tengamos nuestras hojas de Excel con la informaci贸n organizada, podemos convertir el documento en PDF, nos servir谩 para imprimirlo, enviarlo por correo, e impedimos que se modifique.

9. Apariencia visual

A trav茅s de los tipos de fuentes, rellenos de celda, podemos dar un aspecto atractivo visualmente a nuestra hoja de Excel. Podemos destacar los nombres de las columnas con sombreados, utilizar bordes, etc.

10. Base de datos

A trav茅s de Excel podemos crear una base de datos y para ello, podemos utilizar una plantilla de Excel para la generaci贸n de base de datos, que nos ayuda mucho en esta labor.

Como ves, es muy interesante utilizar Excel para organizar cualquier tipo de informaci贸n, tanto para gestionar nuestra empresa, como por ejemplo cuando hacemos un inventario u organizamos la informaci贸n de nuestros clientes o para gestionar tareas con Excel.

Pero tambi茅n, a nivel personal, podemos utilizar Excel si queremos organizar informaciones referentes a asuntos personales como, por ejemplo, que quisi茅ramos tener una base de datos con las pel铆culas o libros de nuestra colecci贸n. Ser谩 muy f谩cil buscar y localizar el que deseemos.