Pautas para gestionar el trabajo en equipo con Excel

Coautoría en Excel

No son pocas las ofertas de empleo donde leemos en sus requisitos la importancia de saber trabajar en equipo. Es algo valorado por directivos y reclutadores, algo imprescindible en un mundo como el actual donde el trabajo tiende a ser cada vez más colaborativo no solo entre trabajadores del mismo departamento, sino entre las diferentes secciones de la empresa. Podemos potenciar el trabajo en equipo con Excel, que nos ofrece posibilidades tan interesantes como compartir archivos entre los diferentes trabajadores.

Ventajas del trabajo en equipo con Excel

Pero antes de centrarnos en el trabajo en equipo con Excel conviene destacar los beneficios que tiene el trabajo en equipo para una compañía, empezando por esa unión de conocimiento y talento que supone. Un buen equipo no necesita una serie de trabajadores cortados por el mismo patrón, debe contar con miembros de diferentes características y capacidades que se complementen unos a otros de forma que el resultado sea una amalgama de conocimientos y habilidades que permitan a la empresa seguir creciendo.

Dentro de esa unión de talentos se favorece el aprendizaje por parte de los trabajadores. En este sentido, también nos ayuda a impulsar la creatividad ya que cada trabajador puede sumar a su punto de vista el de sus compañeros, facilitando la búsqueda de soluciones a los problemas. Relacionado con todo esto, se produce una mejor de la eficiencia y la productividad de la plantilla: una vez se han creado las relaciones interpersonales entre los miembros del equipo, este será cada vez más eficiente y productivo.

Al formar parte de un equipo, los empleados también se sentirán más motivados e identificados con su trabajo, que será de mayor calidad lo que inevitablemente supone una mejora de la productividad empresarial. Favorecer el trabajo en equipo también nos ayuda a reducir el estrés. Cuando alguien se tiene que enfrentar en solitario a cualquier tarea aumenta su carga laboral y asume más responsabilidades, pero si la responsabilidad es compartida el trabajo se reparte y se rebajan los niveles de estrés.

Excel para gestionar el trabajo colaborativo



Trabajar en equipo con archivos de Excel compartidos

Llegados a este punto, parece ser que impulsar el trabajo en equipo en nuestra empresa será una buena decisión. A día de hoy, tenemos a nuestra disposición todas las herramientas tecnológicas necesarias para ello, y una de las más destacadas es OneDrive, donde puedes trabajar con archivos de Excel compartidos. Lo único que tienes que hacer es ir a OneDrive.com, iniciar sesión con tu cuenta y seguir el itinerario Nuevo > Libro de Excel. Como verás, también podéis compartir documentos de Word o PowerPoint, entre otros, pero nosotros vamos a fijarnos en Excel.

El hecho de compartir un libro de Excel con más usuarios permite trabajar simultáneamente en el mismo archivo a diferentes trabajadores. Esta coautoría también está disponible en alguna versión de Excel, pero en OneDrive nunca falla. Una vez has abierto el libro de Excel, basta con ir a Compartir y escribir el nombre o correo electrónico de los usuarios con los que quieres compartir el documento de Excel. Al tramitar cada invitación tienes que seleccionar la opción Puede editar o Puede ver, según quieras darle acceso completo o solo de supervisión.

En las invitaciones puedes añadir un mensaje para cada compañero. Finalmente, hacemos click en Compartir y podemos empezar a trabajar sobre el documento. En todo momento verás qué usuarios están en línea, y las celdas coloreadas corresponden al punto en el que cada usuario está trabajando. Hay un color para cada usuario, y podemos chatear en  la hoja de Excel. Por último, puedes consultar los cambios que ha introducido cada usuario, una opción siempre interesante; y podemos añadir comentarios en cada celda para compartir impresiones o ideas con los compañeros.

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