Compartir libros en Excel

Para usar la coautoría en Excel es necesario cumplir con una serie de requisitos como tener suscripción a Office 365, alojar el libro compartido en una red como OneDrive o SharePoint y acceder a ella a través del usuario de Office, y guardar los archivos en la extensión .xlsx, .xlsm o .xlsb.

No es posible compartir la autoría con documentos generadores con Excel 2007 o anteriores, se produce un bloqueo y el programa no permite al usuario trabajar, por eso es preferible el uso de la versión de Excel de 2010 en adelante.

Si utilizamos como medio para la autoría OneDrive o Office Mobile es posible seguir trabajando en el  libro de Excel aunque no haya conexión a Internet. Sin embargo el resto de usuarios no verán los cambios hasta que no se cargue la nueva información, eso sucede cuando se conecta a Internet.

El primer paso para que varios usuarios trabajen en una misma hoja de cálculo es activar el modo coautoría en el libro y compartir el libro de Excel. Aunque parezca sencillo es necesario seguir una serie de pasos para que el proceso sea exitoso. Antes de seleccionar el botón compartir libro que se encuentra en la cinta de opciones es necesario ubicar el archivo en un lugar que sea accesible para el resto de usuarios, esta ubicación puede ser mediante OneDrive, SharePoint, Mobile Office o un espacio común en la red local. Microsoft no permite la coautoría en otras plataformas de almacenamiento como Google Drive.

Una vez se ha cargado el libro en la ubicación adecuada es necesario activar la coautoría del libro, de este modo al compartir el archivo con el nuevo usuario podrá verlo o editarlo, en función de los permisos que hayamos otorgado.

En la pestaña edición encontraremos los diferentes permisos que podemos asignar al libro compartido en Excel, si buscamos que cualquiera pueda editar tendremos que habilitar la casilla “Permitir la modificación por varios usuarios”.

¿Sabías que gracias a la coautoría de Excel es posible potenciar el trabajo colaborativo? Al proporcionar el acceso de un documento a varios usuarios a la vez, conseguimos optimizar el tiempo y ser mucho más eficientes en el trabajo. Si trabajamos con plantillas de Excel es una gran ventaja la opción de compartir el libro y que varios miembros del departamento puedan verlo y editarlo. Es una gran herramienta del trabajo en equipo.