Compartir libros en Excel

Los libros compartidos en Excel permiten que varios usuarios trabajen de manera simultánea en las hojas de cálculo. Conoce todas las manera de compartición.

En la última versión de Excel se incluye la posibilidad de compartir los libros con otros usuarios mediante coautoría. De este modo varios usuarios pueden ver, editar o incluso colaborar de manera simultanea en la hoja de cálculo. El concepto de libro compartido se utilizaba para dar acceso a usuarios que no eran el autor del libro, se encontraba en la pestaña "revisar" y apretando al botón era posible compartirlo. Actualmente el sistema ha cambiado para dar paso a la coautoría, aunque popularmente se sigue utilizando el término "compartir libros en Excel".



La coautoría en Excel es un nuevo tratamiento que reciben los libros y permite que varios usuarios trabajen al mismo tiempo en la hoja de Excel. Es posible acceder al espacio compartido a través de OneDrive, de Office para Android o iOS, de SharePint o creando redes locales propias. El abanico de posibilidad se ha multiplicado gracias al acceso a Internet y los sistemas nuevos de redes de la informaicón.

Para trabajar con coautoría es imprescindible tener la versión de Office 365 y guardar el libro en  el formato de archivo de Excel correcto. A continuación se detalla cómo compartir libros de Excel y utilizar la coautoría en los distintos medios disponibles.

  • ¿Te ha servido de ayuda?
  • No
Compartir libros en Excel

Características de la coautoría de Excel

Para usar la coautoría en Excel es necesario cumplir con una serie de requisitos como tener suscripción a Office 365, alojar el libro compartido en una red como OneDrive o SharePoint y acceder a ella a través del usuario de Office, y guardar los archivos en la extensión .xlsx, .xlsm o .xlsb.

No es posible compartir la autoría con documentos generadores con Excel 2007 o anteriores, se produce un bloqueo y el programa no permite al usuario trabajar, por eso es preferible el uso de la versión de Excel de 2010 en adelante.

Si utilizamos como medio para la autoría OneDrive o Office Mobile es posible seguir trabajando en el  libro de Excel aunque no haya conexión a Internet. Sin embargo el resto de usuarios no verán los cambios hasta que no se cargue la nueva información, eso sucede cuando se conecta a Internet.

Guía para compartir libros de Excel

El primer paso para que varios usuarios trabajen en una misma hoja de cálculo es activar el modo coautoría en el libro y compartir el libro de Excel. Aunque parezca sencillo es necesario seguir una serie de pasos para que el proceso sea exitoso. Antes de seleccionar el botón compartir libro que se encuentra en la cinta de opciones es necesario ubicar el archivo en un lugar que sea accesible para el resto de usuarios, esta ubicación puede ser mediante OneDrive, SharePoint, Mobile Office o un espacio común en la red local. Microsoft no permite la coautoría en otras plataformas de almacenamiento como Google Drive.

Una vez se ha cargado el libro en la ubicación adecuada es necesario activar la coautoría del libro, de este modo al compartir el archivo con el nuevo usuario podrá verlo o editarlo, en función de los permisos que hayamos otorgado.

En la pestaña edición encontraremos los diferentes permisos que podemos asignar al libro compartido en Excel, si buscamos que cualquiera pueda editar tendremos que habilitar la casilla “Permitir la modificación por varios usuarios”.

La coautoría en el mundo empresarial

¿Sabías que gracias a la coautoría de Excel es posible potenciar el trabajo colaborativo? Al proporcionar el acceso de un documento a varios usuarios a la vez, conseguimos optimizar el tiempo y ser mucho más eficientes en el trabajo. Si trabajamos con plantillas de Excel es una gran ventaja la opción de compartir el libro y que varios miembros del departamento puedan verlo y editarlo. Es una gran herramienta del trabajo en equipo.

Trabajar en equipo con Excel
Blog

Excel para gestionar el trabajo colaborativo

Fomentar el trabajo colaborativo ayuda a agilizar decisiones y crear dinámicas de grupo. La última versión de Excel permite la edición por parte de varios usuarios a la vez. Es posible compartir el archivo de Excel y que varias personas colaboren simultáneamente. ¡Descubre cómo trabajar en equipo con Excel!
Coautoría en Excel
Blog

Pautas para gestionar el trabajo en equipo con Excel

El trabajo en equipo es enriquecedor para las compañías, descubre cómo utilizar Excel en el trabajo colaborativo. ¡Podemos compartir las hojas de cálculo!