Excel para gestionar el trabajo colaborativo
La nueva tendencia en Recursos Humanos es el trabajo colaborativo, se trata de una modalidad de trabajo donde los empleados comparten sus ideas y se crean dinámicas de trabajo en grupo. Se trata de una forma de organizar las tareas de un proyecto para optimizar recursos y potenciar la comunicación entre compañeros.
Trabajar de manera colaborativa no significa trabajar en grupo, es mucho más que eso. Se trata de una manera de comportarse en el trabajo trabajando con dinámicas flexibles y contribuyendo a ideas de manera libre.
Para poder aplicar dinámicas colaborativos en la empresa es necesario contar con diferentes softwares que permitan a varios usuarios acceder simultáneamente a los programas. De este modo todos podrán colaborar y aportar su visión al trabajo. Desde la versión de Excel 2016 es posible trabajar de manera colaborativa con las hojas de cálculo.
Colaborar en libros de Excel
Ya es posible abrir un libro de Excel y editarlo a la vez que otros compañeros. Se trata de una nueva funcionalidad que tiene el programa de Office y se llama “coautoría”.
Gracias a esta opción es posible que varias personas accedan a un mismo documento de Excel y lo editen según consideren. Se mostrarán las últimas modificaciones y estará accesible el histórico de los cambios. También se marca en diferentes colores dónde se encuentra ubicado el cursos de la otra persona.
¡Así es mucho más sencillo trabajar en equipo!
Cómo usar la coautoría de Excel
Si queremos beneficiarnos de esta última incorporación en Excel es necesario tener una serie de requisitos. En primer lugar todos los compañeros tienen que tener la última versión de Excel y la suscripción a Office 365 y debemos asegurarnos que el formato del archivo de Excel sea .xlsx, .xlsm o .xlsb
El siguiente paso será acceder a la versión online de Excel, para ello deberemos acudir a OneDrive. Se trata de la plataforma en la nube que emplea Microsoft, en ella puedes guardar archivos, fotos y mucho más.
Una vez tenemos el archivo de Excel subido a la nube tenemos que abrirlo en el explorador y compartir el documento con nuestros colaboradores. Para compartir libros de Excel hay que seguir estos pasos:
- Editar en Excel con la versión Excel 2016
- Deshabilitar el archivo que se encontrará en vista protegida
- En la esquina superior derecha se muestra un botón que se llama “Compartir”
- Añadimos las direcciones de correo electrónico de nuestros compañeros
Otra opción para compartir el libro de Excel es crear un vínculo o url y compartir directamente esta dirección a nuestros colaboradores. Para ello en vez de seleccionar el botón “Compartir” será necesario seleccionar “Obtener un vínculo para compartir“.
Tras compartir la hoja de cálculo los compañeros podrán acceder y empezar a editar la información.
Esta opción es realmente útil para la gestión empresarial cuando utilizamos un mismo documento para gestionar aspectos concretos del negocio. Podremos compartir con todos los compañeros del departamento de finanzas las Plantillas de control de gastos e ingresos, o con el departamento de Recursos Humanos las plantillas de control de turnos de trabajo.
Con la opción de colaborar será mucho más sencillo para los equipos de trabajo tomar decisiones ya que todos dispondrán de la última versión de todos los documentos de la empresa.