Guía para crear un plan de ventas en Excel

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El plan de ventas es el documento que nos permite aumentar las ventas en nuestra empresa. Esto no significa que sólo con diseñar el plan las ventas se vayan a multiplicar, pero sí que nos ayudará a saber cómo enfocar las ventas y qué necesitamos para cumplir con los objetivos que nos hemos marcado. Los productos o servicios que ofreces y tu público potencial son los dos pilares básicos de este documento, y como no podía ser de otro modo puedes elaborar el plan de ventas en Excel.

Prepara tu plan de ventas en Excel paso a paso

Lo primero que tenemos que hacer es establecer la duración y el objetivo del plan de ventas. En la mayoría de casos, la duración es de un año pero siempre existe la posibilidad de trabajar de forma trimestral o semestral. Incluso podemos diseñar un plan de ventas mucho más breve, específico para una campaña en concreto.

El objetivo debe ser realista, acorde con el contexto en el que se mueve la empresa -nivel de ventas, tamaño, posible expansión o cierre de puntos de venta, economía global-.

Lógicamente, en el plan de ventas debe aparecer la lista de productos o servicios que ofrece nuestra empresa, incluido el precio que tienen. También se puede investigar si podemos reducir su coste de algún modo.

Otra opción interesante es dedicar una tabla a la competencia: los productos contra los que compiten los de tu empresa y la diferencia de precio. De hecho existen plantillas de Excel para comparar precios y ofertas. Esto nos permite definir el objetivo a alcanzar -cuántas unidades vas a vender al mes o al año- y la previsión de ventas, que nos permite analizar si se cumple el objetivo o no mientras el plan de ventas está en vigor.



A continuación pasamos a la estrategia de ventas, que suele incluir las tácticas de ventas. Dentro de la estrategia hay que incluir aspectos como la acción de los comerciales o el plan de marketing que vamos a desarrollar, mientras que por táctica de ventas entendemos el desarrollo de la fuerza de ventas. Para ello suelen utilizarse el plan de comunicación o el plan comercial, que también tienen cierta influencia sobre el plan de ventas de Excel.

Con todos estos datos podemos pasar a desglosar el plan de ventas mes a mes o semana a semana para cada producto o servicio que tenemos. Eso sí, no haremos una distribución regular ya que hay factores que influyen, especialmente la estacionalidad. Los festivos, las rebajas, campañas como la de Navidad o fiestas y eventos locales afectarán a las ventas de tu empresa para bien o para mal, de modo que tendremos en cuenta el aumento o reducción de la previsión de ventas en esas semanas.

Como es habitual, tenemos dos opciones a la hora de diseñar el plan de ventas de nuestra empresa: o partimos de cero o utilizamos una plantilla como la plantilla de plan de ventas de JustEXW para descargar. La gran diferencia entre ambas opciones es que si lo desarrollamos a partir de un Excel en blanco vamos a perder mucho tiempo en su diseño, mientras que si aprovechamos la plantilla, un documento que viene prediseñado para que desarrollemos el plan en él, el tiempo nos cundirá mucho más y trabajaremos con una guía.

¿Qué hacer con los resultados del plan de ventas?

Una vez diseñado el plan de ventas, llega la hora de ponerlo en marcha. Durante el periodo en el que está en vigor podemos ir analizando los resultados a partir de los objetivos previstos.

Si estos no se cumplen -porque vendemos mucho más o mucho menos de lo esperado-, hay que estudiar por qué se produce ese desfase entre la previsión de ventas y lo que vendemos, readaptando la estrategia si vendemos menos de lo esperado o mejorando las previsiones si cumplimos de sobra.

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