Emitir facturas proformas con Excel

C贸mo se hace la factura proforma en Excel

Hay vida m谩s all谩 de las facturas convencionales, y un buen ejemplo de ello es la factura proforma, una factura provisional donde detallamos al cliente una futura actividad comercial. En ella aparecen el precio, la base y los impuestos correspondientes seg煤n las condiciones en las que facturar铆amos el servicio ofrecido. Es un documento muy com煤n en el comercio internacional, similar al presupuesto pero con la gran diferencia de que, en la pr谩ctica, la factura proforma tiene validez legal, algo de lo que carece el presupuesto. Con Excel podemos gestionar todas las facturas, ya sean facturas ordinarias o proforma.

Contar con una factura proforma nos servir谩 para demostrar legalmente que ha habido un indicio de actividad con ese cliente. Eso s铆, las facturas proforma tienen un car谩cter puramente informativo, no se incluyen en la contabilidad de la empresa. Tampoco se declaran ni se liquidan, sirven para dar a conocer las condiciones que ofrecemos. M谩s adelante crearemos la factura definitiva, que s铆 que forma parte de la contabilidad, pero para presentar nuestra propuesta haremos una factura proforma en Excel.

Consejos para hacerla factura proforma en Excel

En primer lugar hay que destacar que se trata de una factura proforma, especific谩ndolo en el mismo encabezado de la factura. Por lo dem谩s, es un documento que incluye la misma informaci贸n que aparecer铆a en una factura convencional, ya que en ella aparecer谩n la fecha de emisi贸n, los datos del emisor y el cliente (nombre, domicilio, identificaci贸n fiscal, etc.), la descripci贸n del producto o servicio incluido el coste total y los impuestos aplicables a ese producto o servicio, generalmente el IVA o el IRPF.

La principal diferencia con la factura convencional es que聽la factura proforma no est谩 numerada, ya que como hemos indicado antes no forma parte de ning煤n tipo de contabilidad ni tiene efecto alguno en ella. Adem谩s de los datos obligatorios, puedes incluir cualquier informaci贸n de inter茅s que consideres, por ejemplo los datos de contacto de la empresa -recuerda que estamos haciendo un presupuesto-, los posibles descuentos que puedas aplicar o los costes aduaneros en el comercio internacional, cuestiones que tambi茅n influyen en el precio final.

Podemos crear o descargar una plantilla de factura proforma en Excel, especialmente si solemos emitir varias facturas de este tipo, y aprovechar la estructura en celdas del programa y las diferentes funciones que nos ofrece para completarlas r谩pidamente. De hecho, el proceso para dise帽ar la plantilla de una factura proforma en Excel es muy parecido al de las facturas convencionales, ya que al fin y al cabo los datos son pr谩cticamente los mismos y cuestiones como calcular el IVA con Excel o la retenci贸n del IRPF no var铆an de una a otra.

As铆, podemos aprovechar las funciones =SUMA y =RESTA para calcular el precio final de los diferentes productos y servicios que ofrecemos, impuestos incluidos. No en vano, el precio final es la suma del importe base m谩s el IVA menos el IRPF, pero antes tenemos que calcular los valores de estos dos impuestos. Sobra decir que si debido a la fiscalidad de la empresa o el cliente no hace falta calcular estos impuestos, o se utilizan otros como el canario, podemos eliminar o modificar la columna correspondiente a estas tasas.

Un 煤ltimo consejo muy interesante es contar con una base de datos que incluya todos los productos y servicios que ofrezca la empresa. Es algo muy interesante tanto a la hora de rellenar la factura profroma en Excel como para completar la factura final, ya que gracias a la funci贸n BUSCARV se podr谩n completar de forma autom谩tica los campos relacionados con la descripci贸n del producto e incluso el precio o el tipo de IVA a aplicar, de forma que podr谩s completar la factura mucho m谩s r谩pido y asegurarte de que no hay errores posibles.

C贸mo crear la plantilla de facturas con Excel