Cómo se hace la factura proforma en Excel

Emitir facturas proformas con Excel
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Hay vida más allá de las facturas convencionales, y un buen ejemplo de ello es la factura proforma, una factura provisional donde detallamos al cliente una futura actividad comercial. En ella aparecen el precio, la base y los impuestos correspondientes según las condiciones en las que facturaríamos el servicio ofrecido. Es un documento muy común en el comercio internacional, similar al presupuesto pero con la gran diferencia de que, en la práctica, la factura proforma tiene validez legal, algo de lo que carece el presupuesto. Con Excel podemos gestionar todas las facturas, ya sean facturas ordinarias o proforma.

Contar con una factura proforma nos servirá para demostrar legalmente que ha habido un indicio de actividad con ese cliente. Eso sí, las facturas proforma tienen un carácter puramente informativo, no se incluyen en la contabilidad de la empresa. Tampoco se declaran ni se liquidan, sirven para dar a conocer las condiciones que ofrecemos. Más adelante crearemos la factura definitiva, que sí que forma parte de la contabilidad, pero para presentar nuestra propuesta haremos una factura proforma en Excel.

Consejos para hacerla factura proforma en Excel

En primer lugar hay que destacar que se trata de una factura proforma, especificándolo en el mismo encabezado de la factura. Por lo demás, es un documento que incluye la misma información que aparecería en una factura convencional, ya que en ella aparecerán la fecha de emisión, los datos del emisor y el cliente (nombre, domicilio, identificación fiscal, etc.), la descripción del producto o servicio incluido el coste total y los impuestos aplicables a ese producto o servicio, generalmente el IVA o el IRPF.

La principal diferencia con la factura convencional es que la factura proforma no está numerada, ya que como hemos indicado antes no forma parte de ningún tipo de contabilidad ni tiene efecto alguno en ella. Además de los datos obligatorios, puedes incluir cualquier información de interés que consideres, por ejemplo los datos de contacto de la empresa -recuerda que estamos haciendo un presupuesto-, los posibles descuentos que puedas aplicar o los costes aduaneros en el comercio internacional, cuestiones que también influyen en el precio final.



Podemos crear o descargar una plantilla de factura proforma en Excel, especialmente si solemos emitir varias facturas de este tipo, y aprovechar la estructura en celdas del programa y las diferentes funciones que nos ofrece para completarlas rápidamente. De hecho, el proceso para diseñar la plantilla de una factura proforma en Excel es muy parecido al de las facturas convencionales, ya que al fin y al cabo los datos son prácticamente los mismos y cuestiones como calcular el IVA con Excel o la retención del IRPF no varían de una a otra.

Así, podemos aprovechar las funciones =SUMA y =RESTA para calcular el precio final de los diferentes productos y servicios que ofrecemos, impuestos incluidos. No en vano, el precio final es la suma del importe base más el IVA menos el IRPF, pero antes tenemos que calcular los valores de estos dos impuestos. Sobra decir que si debido a la fiscalidad de la empresa o el cliente no hace falta calcular estos impuestos, o se utilizan otros como el canario, podemos eliminar o modificar la columna correspondiente a estas tasas.

Un último consejo muy interesante es contar con una base de datos que incluya todos los productos y servicios que ofrezca la empresa. Es algo muy interesante tanto a la hora de rellenar la factura profroma en Excel como para completar la factura final, ya que gracias a la función BUSCARV se podrán completar de forma automática los campos relacionados con la descripción del producto e incluso el precio o el tipo de IVA a aplicar, de forma que podrás completar la factura mucho más rápido y asegurarte de que no hay errores posibles.

Cómo crear la plantilla de facturas con Excel

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