9 ventajas de gestionar facturas con Excel

organizar facturas con excel
Plantilla para facturas en ExcelVer plantilla premium

Para elaborar nuestras facturas si somos profesionales, tenemos una empresa o negocio, no es necesario contar un programa de facturación en el que tendremos que hacer una inversión, podemos emitir las facturas con Excel. Ya hemos visto en otros posts las facilidades que da Excel a los pequeños empresarios o profesionales. Con Excel pueden ahorrarse la inversión en programas específicos para gestionar la empresa. Entre las muchas facilidades que nos ofrece este programa Excel se encuentra la de poder elaborar las facturas.

Las facturas deben contener unos datos imprescindibles como son: datos de quien la emite y del cliente al que va (nombre y DNI ó CIF, dirección postal); fecha de emisión, número correlativo para cada factura (no pueden ir dos facturas con la misma numeración), importe total a pagar e impuestos.

Como vemos, elaborar facturas implica unos datos necesarios que podemos incluir de forma sencilla a través de Excel. A continuación veremos algunas de las ventajas de utilizar Excel  para gestionar nuestras facturas:

1. Usar plantillas de Excel para facturas

Podemos utilizar alguna plantilla de Excel para facturas, sin tener que elaborarla nosotros desde 0. Utilizar una plantilla para nuestras facturas o para cualquier otro documento, nos va a ahorrar mucho tiempo porque no tendremos que elaborar la hoja desde 0.

2. Todas las facturas en un mismo libro

Podemos tener en un mismo libro de Excel, las facturas de un trimestre o de un año, numerando cada hoja de Excel con la numeración de cada factura. A la hora de localizar una factura en nuestro ordenador, será muy fácil teniéndolas todas agrupadas en un libro de Excel.



como seleccionar hoja en excel

wavebreakmedia || Shutterstock

3. Convertir facturas en PDF

En Excel es muy fácil convertir las facturas en PDF. Es el formato más recomendable para enviar la factura por correo electrónico a nuestro cliente. Recuerda que para convertir una hoja de Excel en PDF, bastará con seleccionar esta opción a la hora de guardarla (Archivo>guardar como).

4. Cálculos automáticos

Con las funciones de Excel no tenemos que hacer ningún cálculo para calcular el total de la factura, los descuentos, impuestos…bastará con insertar la función que nos interese (suma, resta, porcentaje…). Esto nos ahorrará también mucho tiempo y además, lo que es más importante, evitaremos errores de cálculo.

5. Diseño atractivo

Con esto queremos decir que a nuestra factura en Excel podemos darle un diseño que la haga más atractiva visualmente. Para ello, podemos modificar los sombreados de los títulos, las casillas de los totales, cambiar los tamaños de fuente para los títulos, podemos poner bordes de color o cambiando el grosor, etc.

como hacer una factura en excel

Andrey_Popov || Shutterstock

6. Protección de las hojas

Nuestras facturas estarán protegidas porque podemos proteger una hoja o celdas en Excel. Esto es muy recomendable si sabemos que pueden acceder a las facturas más de una persona, que no tienen permiso para modificar alguno o ningún dato.

7. Automatización de fechas

Excel posee una función Fecha, con la que podemos insertar en la hoja de Excel la fecha del día en el que estamos trabajando en esa hoja nuestra factura.

8. Numeración automática

Las facturas deben llevar una numeración correlativa, no podemos tener dos facturas con el mismo número. A través de Excel podemos numerar cada factura, que se encuentre en cada hoja de Excel, sin tener nosotros que meter la numeración. Visual Basic nos ayudará en esta función.

9. Imprimir facturas

Imprimir nuestras facturas en Excel es muy fácil. Bastará con darle a Archivo>Imprimir.

Como vemos, con Excel es más fácil introducir todos estos datos necesarios que debe llevar cada una de las facturas que emitamos, así como hacer los cálculos necesarios utilizando las funciones. Bastará con crear una hoja de Excel para cada factura y actualizarla con los datos del cliente y los importes. Si hacemos uso de una plantilla, todo esto es aún más fácil.

Facturación en la empresa

  • ¿Te ha servido de ayuda?
  • No
Plantilla para facturas en Excel

Plantilla Premium Generación y Registro de Facturas

Esta plantilla de Excel genera los números de forma automática de tus facturas, presupuestos, albaranes, rectificación de facturas y facturas proforma. Además esta lista para imprimir. Contiene un dashboard para que puedas consultar las cantidades facturadas. Podrás ver los impuestos desglosados siendo de gran ayuda para la contabilidad de tu empresa. Contiene una plantilla de Excel adicional adecuada para aquellas empresas que se rigen por el régimen especial.Saber más

$45,51 $19,83 Sin impuestosAñadir al carrito