Cómo puede Excel ayudarte a controlar los avances de tu proyecto

Cuando nos enfrentamos a un nuevo proyecto, la planificación es clave para el éxito. No importa si se trata de un proyecto de trabajo, de un proyecto académico o de un proyecto de carácter social como la preparación de las vacaciones, si no quieres desesperarte durante su ejecución tendrás que planificar el proyecto y controlar las diferentes fases a medida que vayas progresando. Y una de las herramientas más interesantes para controlar el progreso de tu proyecto es Excel, que nos ofrece alternativas muy interesantes para ello.

Cómo debemos planificar un proyecto en Excel para alcanzar el objetivo

Para entender cómo nos ayudará Excel en la planificación y control de nuestro proyecto, en especial en el mundo empresarial, antes hay que tener claro cómo lo vamos a afrontar. Normalmente, un proyecto es un trabajo grande, con todo tipo de implicaciones, y cuando nos enfrentamos a él desde el principio nos puede parecer una gran montaña. Pero igual que en el Everest hay campos base a diferentes alturas para ir completando etapas, tu proyecto también se puede dividir en diferentes etapas.

Así, para que el proyecto sea un éxito habrá que diseñar una programación donde aparezcan los puntos prioritarios para cada tarea. Cuanto más grande sea el proyecto, más importante es dividirlo en diferentes fases, y cada fase en hitos, lo que tiene un doble beneficio. Por una parte, facilita el seguimiento del progreso de acuerdo con la programación establecida, ya que en todo momento sabremos dónde estamos, y por otra parte nos permite gestionar mejor los equipos y recursos al asignarles tareas concretas, no algo más general y difuso.

La gestión de proyectos en Excel: fácil y sencilla

Y a la hora de llevar a cabo el seguimiento del progreso, no hay nada como Excel y las plantillas que nos ayudan a gestionar nuestros proyectos. Seguramente, el mejor ejemplo es el planificador de proyectos de Excel que te ofrece JustEXW, una plantilla donde puedes desglosar las diferentes actividades, fases e hitos de tu proyecto y asignar los recursos económicos, humanos y temporales necesarios para llevarlo a cabo con éxito. Una plantilla muy fácil de utilizar que te será de gran ayuda en la gestión de proyectos.



La clave de la plantilla está en el calendario, la gran referencia en el seguimiento de las diferentes etapas de nuestro proyecto. Podrás seguir día a día la evolución del proyecto a partir de una buena planificación que incluya tanto las tareas como los posibles imprevistos. Los planes no siempre salen bien, y a lo largo del proyecto nos podemos encontrar con problemas y obstáculos para los que hay que estar preparado. En este sentido, siempre es interesante ser previsores ante estos imprevistos y reservar algún día de más en cada tarea.

Gracias a una buena planificación y al correcto seguimiento del proyecto a través de una hoja de Excel como el planificador de proyectos que te proponemos, podrás gestionar de forma mucho más efectiva los recursos disponibles para el proyecto. También es una buena ayuda a la hora de presentar la planificación del proyecto a tus superiores y de mantenerlos puntualmente informados sobre su progreso. También nos permite identificar problemas, en especial cuando se acumulan retrasos en las previsiones, y buscar la solución adecuada.

Más allá de esta plantilla, Excel cuenta con otros recursos que nos permiten gestionar nuestros proyectos de forma mucho más cómoda y eficiente. Por ejemplo, puedes llevar un control de los gastos e ingresos del proyecto para garantizar la supervivencia económica; o también puedes hacer una checklist en Excel con las diferentes tareas que hay dentro de cada hito y asegurarte de que se van cumpliendo todas las misiones y objetivos dentro de cada fase.

  • ¿Te ha servido de ayuda?
  • No