7 consejos para gestionar proyectos con Excel

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Gracias a Excel, las empresas y profesionales pueden llevar un control exhaustivo de sus proyectos sin ser necesarios altos conocimientos informáticos.  Una gestión adecuada de los proyectos permite ser más eficientes, controlando mejor los recursos y los tiempos.

Así, cuando trabajamos en un proyecto, debemos controlar distintos aspectos como los siguientes:

  • Las tareas de las que se compone el proyecto
  • Recursos para cada tarea y por ende, para cada proyecto. Se refiere a recursos humanos y materiales.
  • Fechas de inicio y final del proyecto
  • Clientes de cada uno de nuestros proyectos
  • Evolución del proyecto, lo que queda por finalizarlo.

Pasos necesarios para controlar tus proyectos con Excel

En este artículo os daremos 7 consejos para gestionar tus proyectos en Excel:

1. Divide el proyecto en tareas

En general, los proyectos se dividen en tareas de distintos tipos y para llevar un mejor control debemos representar cada tarea en Excel. Por ejemplo, un proyecto de elaboración de una página web para un cliente se dividiría en: diseño maqueta, diseño plantilla, programación, cargar contenido, seo, etc.

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2. Fecha de inicio y final de cada proyecto

Debes darle a cada proyecto una fecha de inicio y final, esto nos permitirá no perder nunca de vista cuánto queda para la entrega del mismo, así como cuándo debemos comenzar.

3. Duración del proyecto

Está relacionado con el punto anterior, es importante establecer el tiempo de cada proyecto, que podemos obtenerlo con la suma de los tiempos estimados de cada tarea que lo compone.

4. Recursos asignados

Debemos asignar a cada proyecto tanto los recursos humanos como materiales necesarios para su desarrollo. Así, siguiendo con nuestro ejemplo, debemos asignar a este proyecto los recursos humanos con nombre: 1 programador (Luís Domínguez), una diseñadora (Laura Benítez) y un técnico de marketing (Andrea Pérez). En  cuanto a los recursos materiales podrían ser: imágenes del cliente, hosting y dominio, etc.

5. Estado de las tareas

Debemos llevar un control de la realización de las tareas, controlando sus estados: comenzadas, en desarrollo, finalizadas…Además, podemos utilizar algunos de los gráficos de Excel para representar la evolución de las mismas. Podemos usar plantillas del Diagrama de Gantt como recurso perfecto para gestionar las tareas.

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6. Asigna cada proyecto a su cliente

Esto nos permitirá también llevar un control de los contactos que establecemos con él. Así, podemos recoger las reuniones con los clientes, por ejemplo: una reunión antes de comenzar el proyecto, otra a mitad del mismo y otra al final y entrega. Podemos controlar los acuerdos de las reuniones, así como las fechas en las que se realizan.

7. Cerrar el proyecto

Finalizado el proyecto, no nos podemos olvidar de cerrarlo cuando todo esté ok y entregado al cliente. Si cobramos a la entrega, también debemos controlar el pago.



Si controlamos todos estos aspectos de cada uno de los proyectos que llevamos a cabo, seremos más productivos, controlaremos mejor los tiempos y los recursos y por lo tanto, podremos ser más eficientes y obtener más beneficios.

A la hora de crear un nuevo proyecto, debemos tener en cuenta los que estamos desarrollando en ese momento para asignar los recursos humanos y darle la fecha de comienzo. Es decir, tenemos que tener en cuenta cuándo tendremos los recursos humanos disponibles ( porque hayan finalizado el anterior). Por ello, lo interesante es poder ver en una misma hoja de Excel la evolución de todos los proyectos en los que estamos trabajando o en los que trabajaremos en breve.

Además, Excel dispone de un elemento,  de los que ya hemos hablado en otro artículo, los gráficos que nos permitirán representar la evolución de las tareas para poder percibir en qué estado se encuentra el proyecto.

No obstante,  siempre podemos recurrir a una plantilla de Excel para la gestión de proyectos, elaborada por nosotros mismos o buscarla en Internet, adaptándola a nuestras necesidades.

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