Checklist con excel

Tareas con Excel: c贸mo crear un checklist con casillas de verificaci贸n

Hay ocasiones en las que ejercer un fuerte control sobre todas las tareas previstas es la mejor forma de asegurarse del 茅xito de nuestro proyecto. En este sentido, crear un checklist con Excel y hacer el seguimiento de tareas a partir de esta lista es una opci贸n muy interesante, pero todav铆a lo es m谩s si al checklist le a帽adimos las casillas de verificaci贸n. Estas casillas no son m谩s que un cuadradito que se a帽ade al lado de cada tarea del checklist y que marcaremos solo cuando la tarea se haya cumplido y podamos pasar a la siguiente.

C贸mo insertar las casillas de verificaci贸n en Excel

Para empezar, tendr谩s que preparar tu checklist. Puedes prepararlo tu solo o recurrir a una de las plantillas de checklist que nos ofrece Excel, en las que encontrar谩s celdas de Excel para describir la tarea, el responsable de llevarla a cabo, la prioridad, el progreso, etc. Son plantillas empresariales de Excel muy f谩ciles de utilizar y que puedes editar a tu antojo para adaptarla a las necesidades de tu checklist, as铆 que no deber铆as tener ning煤n problema con ellas. Cuando tengas listo el checklist, pasamos a insertar las casillas de verificaci贸n. Las casillas de verificaci贸n de Excel solo son el primer paso para ayudarte a controlar los avances de tu proyecto.

Seg煤n la versi贸n de Excel que tengas, el primer paso para insertar las casillas de verificaci贸n ser谩 abrir la ficha de programador o desarrollador. Si no tienes el acceso r谩pido activado, hacemos click derecho sobre la cinta de opciones o vamos a Archivo > Opciones y seleccionamos Personalizar cinta de opciones > Pesta帽as principales. En la parte inferior del cuadro ver谩s todas las fichas disponibles en Excel, tendr谩s que activar la casilla Programador o Desarrollador y Aceptar para agregarla a la cinta de opciones.

Ya podemos insertar la casilla de verificaci贸n en nuestro checklist, as铆 que abrimos la ficha de Programador y seguimos el itinerario Insertar > Controles de formulario > Casilla y hacemos click en el punto del documento de Excel donde quieres insertar la casilla de verificaci贸n. En un primer momento, el cuadradito no quedar谩 centrado as铆 que tendremos que colocar el puntero del rat贸n encima y, cuando aparezca el aspa con las cuatro flechas, arrastrar la casilla de verificaci贸n hasta que quede centrada.

Junto al cuadradito ver谩s que aparece una leyenda que dice 鈥淐asilla 1鈥. Para suprimirla, haz click con el bot贸n derecho sobre la casilla de verificaci贸n y selecciona Editar texto para borrarlo. Ya tienes la primera casilla de verificaci贸n de tu checklist, as铆 que ahora solo quedar谩 copiarla en el resto de celdas de la checklist. Tendr谩s que copiar la casilla de verificaci贸n tantas veces como tareas tenga el checklist que has creado.

Copiar la casilla de verificaci贸n es tan f谩cil como seleccionar la celda de la primera casilla y arrastrar hacia abajo desde el controlador de relleno hasta la 煤ltima tarea de tu checklist. Ver谩s que las casillas se han copiado en todas las celdas, manteniendo la alineaci贸n, as铆 que lo 煤nico que tendr谩s que hacer ser谩 activar o desactivar seg煤n vayas acabando las tareas, descubras que hay que repetir alguna tarea o alg煤n paso porque ha sido incorrecto, etc.

Puedes vincular las casillas de verificaci贸n a una celda. Para ello, haz clock derecho sobre la primera casilla de verificaci贸n y selecciona Formato de control > Vincular con la celda. Te aparecer谩 una ventana donde debes indicar la celda a la que quieres vincular esa casilla de verificaci贸n. Lo ideal es elegir la celda contigua (en blanco, sin ninguna tarea de nuestro checklist). Repite la operaci贸n casilla a casilla, y para comprobar que la vinculaci贸n ha sido un 茅xito activa y desactiva las casillas. Cuando est茅 activa la celda vinculada ser谩 VERDADERO y al desactivarla pasar谩 a FALSO.

Las casillas de verificaci贸n en las hojas de c谩lculo son un gran oportunidad para organizar las tareas, por eso las plantillas de to do list suelen incluir este recurso.