Tareas con Excel: cómo crear un checklist con casillas de verificación

Checklist con excel
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Hay ocasiones en las que ejercer un fuerte control sobre todas las tareas previstas es la mejor forma de asegurarse del éxito de nuestro proyecto. En este sentido, crear un checklist con Excel y hacer el seguimiento de tareas a partir de esta lista es una opción muy interesante, pero todavía lo es más si al checklist le añadimos las casillas de verificación. Estas casillas no son más que un cuadradito que se añade al lado de cada tarea del checklist y que marcaremos solo cuando la tarea se haya cumplido y podamos pasar a la siguiente.

Cómo insertar las casillas de verificación en Excel

Para empezar, tendrás que preparar tu checklist. Puedes prepararlo tu solo o recurrir a una de las plantillas de checklist que nos ofrece Excel, en las que encontrarás celdas de Excel para describir la tarea, el responsable de llevarla a cabo, la prioridad, el progreso, etc. Son plantillas empresariales de Excel muy fáciles de utilizar y que puedes editar a tu antojo para adaptarla a las necesidades de tu checklist, así que no deberías tener ningún problema con ellas. Cuando tengas listo el checklist, pasamos a insertar las casillas de verificación.

Según la versión de Excel que tengas, el primer paso para insertar las casillas de verificación será abrir la ficha de programador o desarrollador. Si no tienes el acceso rápido activado, hacemos click derecho sobre la cinta de opciones o vamos a Archivo > Opciones y seleccionamos Personalizar cinta de opciones > Pestañas principales. En la parte inferior del cuadro verás todas las fichas disponibles en Excel, tendrás que activar la casilla Programador o Desarrollador y Aceptar para agregarla a la cinta de opciones.

Ya podemos insertar la casilla de verificación en nuestro checklist, así que abrimos la ficha de Programador y seguimos el itinerario Insertar > Controles de formulario > Casilla y hacemos click en el punto del documento de Excel donde quieres insertar la casilla de verificación. En un primer momento, el cuadradito no quedará centrado así que tendremos que colocar el puntero del ratón encima y, cuando aparezca el aspa con las cuatro flechas, arrastrar la casilla de verificación hasta que quede centrada.



Junto al cuadradito verás que aparece una leyenda que dice “Casilla 1”. Para suprimirla, haz click con el botón derecho sobre la casilla de verificación y selecciona Editar texto para borrarlo. Ya tienes la primera casilla de verificación de tu checklist, así que ahora solo quedará copiarla en el resto de celdas de la checklist. Tendrás que copiar la casilla de verificación tantas veces como tareas tenga el checklist que has creado.

Copiar la casilla de verificación es tan fácil como seleccionar la celda de la primera casilla y arrastrar hacia abajo desde el controlador de relleno hasta la última tarea de tu checklist. Verás que las casillas se han copiado en todas las celdas, manteniendo la alineación, así que lo único que tendrás que hacer será activar o desactivar según vayas acabando las tareas, descubras que hay que repetir alguna tarea o algún paso porque ha sido incorrecto, etc.

Puedes vincular las casillas de verificación a una celda. Para ello, haz clock derecho sobre la primera casilla de verificación y selecciona Formato de control > Vincular con la celda. Te aparecerá una ventana donde debes indicar la celda a la que quieres vincular esa casilla de verificación. Lo ideal es elegir la celda contigua (en blanco, sin ninguna tarea de nuestro checklist). Repite la operación casilla a casilla, y para comprobar que la vinculación ha sido un éxito activa y desactiva las casillas. Cuando esté activa la celda vinculada será VERDADERO y al desactivarla pasará a FALSO.

Las casillas de verificación en las hojas de cálculo son un gran oportunidad para organizar las tareas, por eso las plantillas de to do list suelen incluir este recurso.

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