Cómo ordenar los datos en Excel con encabezados

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A la hora de ordenar datos en Excel para trabajar de forma más fácil y cómoda con ellos, Excel nos ofrece un montón de posibilidades. Sin embargo, hay un caso en el que no siempre podremos utilizar los filtros para ordenar, ordenar datos desde Visual Basic o ordenar datos de Excel mediante fórmulas, sino que tendremos que utilizar otros métodos para ordenar nuestros datos. Nos referimos a las tablas de Excel con encabezado, ya que al utilizar esos métodos se nos desconfigurará el Excel y nos costará trabajar con él. Para ello crearemos una lista personalizada.

Ordenar datos en Excel con una lista personalizada

El hecho de recurrir a las listas personalizadas integradas nos permite crear nuestras propias listas de forma que los datos se puedan ordenar de una forma que no acepte características del orden alfabético: por días, meses, semanas, años, alto, medio, bajo, S, M, L, XL, etc. Aunque este método también nos servirá para columnas sin encabezado, es el mejor método para ordenar datos en Excel con encabezados, y el resultado siempre será más preciso si las columnas tienen encabezados que si utilizamos columnas sin encabezado.

Para ordenar las columnas con encabezados, seleccionamos las columnas a ordenar y en la pestaña de Datos hacemos click en Ordenar. Nos aparecerá en menú de diálogo, y bajo Columna verás el cuadro Ordenar por. Aparecerán los diferentes encabezados de las columnas de Excel que has seleccionado, así que solo tendrás que seleccionar el valor que quieras utilizar para ordenar los datos de tu documento.



En el segundo cuadro, Ordenar en, debería aparecernos Valores como opción por defecto. A no ser que quieras ordenarlo de otra forma deja Valores. Finalmente nos aparece el cuadro de Orden, en el que puedes elegir cómo ordenar esos datos: por orden alfabético (A a Z), por orden alfabético inverso (Z a A) o creando una Lista personalizada. Seleccionamos esta última opción y hacemos click en Aceptar para que la hoja de cálculo nos aparezca ordenada.

Cómo crear la Lista personalizada

Pero para que la función sea efectiva, antes tendrás que crear tu Lista personalizada, de forma que esté disponible siempre que quieras ordenar tus datos. Para ello, en una columna cualquiera de la hoja de Excel en la que estés trabajando, escribe los valores por los que quieres ordenar en el orden que quieres, de arriba a abajo (por ejemplo, si queremos ordenar los datos según los días de la semana escribimos lunes en la celda A1, martes en la A2, miércoles en la A3, jueves en la A4, viernes en la A5, sábado en la A6 y domingo en la A7).

Selecciona las celdas de Excel de la columna en la que has creado esa lista y haz click en Archivo > Opciones > Avanzadas. Debajo de General verás la opción Modificar listas personalizadas, y en el cuadro Listas personalizadas debes seleccionar Importar. Si la lista es breve (por ejemplo, alta, media, baja) siempre podemos ahorrarnos el primer paso y abrir directamente el diálogo Listas personalizadas y escribir la lista en el cuadro Entradas de lista.

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