Cómo comparar 2 hojas de Excel
Una de las tareas más comunes cuando trabajas con varios archivos de Excel es la de comparar dos hojas en Excel. Así conseguimos conocer las similitudes o las diferencias que existen entre ambas hojas de Excel.
Por ejemplo, si otras personas editaron tu archivo y tu pregunta ahora mismo es “¿Quién cambió esto y qué hizo?” el programa Excel es ideal para resolver la duda.
Pasos para comparar 2 hojas de Excel
Para empezar, es muy importante tener claro que la comparación de hojas en Excel solo está disponible para las versiones Office Professional Plus 2013 y Office 365 ProPlus. Además, es recomenable tener Windows 7 o 8. Si posees una versión más moderna de Excel o Windows este sistema no funcionará. Una vez aclarado este punto lo siguiente que debemos hacer sería:
- Paso 1: Abrir la comparación de hojas de cálculo. Es muy probable que no esté este comando a la cinta de opciones, por eso tendremos que añadirlo. Acudimos a la pestaña archivo de la cinta de opciones -> Opciones -> Personalizar cinta de opciones -> Comparar y compartir libros -> Agregar. Al agregar el comando tendremos que seleccionar la ubicación que deseamos que se aloje, puede ser una pestaña nueva o dentro de Inicio. Recuerda que sin la versión de Excel 2013 o Office 365 ProPlus la herramienta no podrá ser utilizada.
- Paso 2: Hacer Clic en el panel ubicado en la esquina inferior del lado izquierdo. Elige las opciones que quieres agregar en la comparación de tu hoja, como las fórmulas, el formato de celdas, los macros, etc. También puedes elegirlo todo si así lo prefieres.
- Paso 3: En la pestaña de inicio de la cinta de opciones debes hacer clic en la opción >Comparar Archivos.
- Paso 4: En ese momento, aparecerá el cuadro de diálogo “comparar archivos”. Se debe hacer clic justo en la fila de “comparar” (carpeta azul) y explorar hasta llegar a la versión anterior del archivo. Incluso también puedes escribir una dirección web.
- Paso 5: Ahora, en el mismo cuadro anteriormente mencionado ( “comparar archivos”) haz clic en la fila “Con” (carpeta verde) y explora hasta conseguir la versión de tu libro. ¡Recuerda que puedes comparar dos archivos con el mismo título sólo si los guardas en diferentes carpetas!
- Paso 6: Selecciona la opción de aceptar para que el programa pueda ejecutar la comparación. Si recibes un mensaje que dice “No se puede abrir el libro” debe ser porque uno de los libros está protegido con clave. En este caso deberás hacer clic en aceptar y después escribir la contraseña.
Los resultados de la comparación puedes verlos en una cuadrícula de dos paneles que aparecen en la pantalla. La hoja que aparece del lado izquierdo representa al archivo “comparar” y la derecha corresponde al archivo “con”. Los cambios se resaltan en color y los detalles aparecen en un panel bajo de las cuadrículas.
En la cuadrícula que aparece en paralelo se compara una hoja de cálculo con la hoja del otro archivo. Comienza desde la hoja de cálculo que está situada a la izquierda de todas ellas. Si dicha hoja se encuentra oculta, se mostrará y se comparará. Si las celdas son muy estrechas y no puedes ver el contenido, debes hacer clic en “cambiar tamaño de celdas” y ajustarlas.
Las diferencias son resaltadas con un color que rellena la celda de Excel o el texto, dependiendo de la diferencia. El panel ubicado en la esquina izquierda inferior muestra el significado de colores.
Ver dos hojas de Excel en la versión 2016
Si contamos con una versión de Excel más moderna podemos comparar las hojas de cálculo a través de otra herramienta habilitada en el programa, se trata de “Ver en paralelo”. Sirve para comparar literalmente dos hojas de cálculo, dividiendo la pantalla y ubicándolas juntas.
Esta herramienta se encuentra en la cinta de opciones en la pestaña Vista, en la sección ventana. Una vez la seleccionamos la herramienta veremos las dos hojas de cálculo en un mismo monitor.
Comparar 2 hojas de Excel y sacar los datos iguales
Para poder llevar a cabo la opción de comparar los valores en Excel, debemos hacer uso de los operadores de comparación. Mediante estos operadores podemos descubrir si un valor es mayor, menor, igual o diferente al valor contrario con el cual se está comparando.
Cuando se utilizan estos operadores recibimos como respuesta un valor llamado VERDADERO u otro llamado FALSO, dependiendo de cómo se haya evaluado la expresión.
- = Igual a (A1=B1)
- > Mayor que (A1>B1)
- < Menor que (A1<B1) >= Mayor o igual que (A1>=B1)
- <=Menor o igual que (A1<=B1)
- <> Distinto de (A1<>B1)
Para comparar 2 hojas de Excel, y saber si sus datos son iguales, podemos utilizar el operado “igual a” (=):
En la columna C encontraremos expresión de comparación entre los valores de la columna A y la B. En la celda C2 el resultado es FALSO porque sus valores son distintos.