Inventario con Excel

5 trucos para gestionar el stock de productos con Excel

Una de las claves que garantizan el éxito de nuestra empresa es la buena gestión del inventario, ya que de lo contrario corremos el riesgo de romper el stock (tenemos más unidades de un producto que las que dice el inventario), hay menos de las que pensamos, el producto puede deteriorarse -en especial si son productos perecederos-… Lo ideal es tener el inventario automatizado al momento, y la mejor forma de hacerlo es con una plantilla de inventario de Excel.

Consejos para hacer informes de inventario con plantillas de Excel

Por eso te presentamos 5 trucos muy interesantes para controlar el stock con Excel y la gestión de productos perecederos en Excel para que no se estropeen.

1. Encabezados de columna

Puede parecer una tontería, pero la primera clave para acertar haciendo inventario es un buen uso de los encabezados de columna de Excel. Cada columna debe corresponder a un dato en concreto del producto, y en todas ellas es indispensable que haya un encabezado que la identifique. Entre las columnas que no pueden faltar están el nombre del producto, código interno, cantidad, entradas y salidas del producto. Si utilizáis códigos de barras también debería aparecer en otra columna, ya que es un código único para cada producto. El uso de una plantilla de inventario te ayudará a solucionar esta cuestión.

2. Divide el inventario en dos espacios

Excel nos permite utilizar un sinfín de columnas, y aunque no es recomendable llegar hasta la última columna sí que podemos dividir el inventario en dos espacios diferenciados. En una parte tendremos el espacio para nuestros productos, las cuatro columnas imprescindibles de las que hemos hablado en el punto anterior; y en la segunda parte del inventario dejamos un espacio para escanear códigos de barras y anotar unidades, con columnas como código de barras, unidades, la descripción del producto o el código interno que utilizamos.

3. Controlar las entradas y salidas

Al principio decíamos que tan grave es tener más inventario del que dice nuestro Excel como estar desabastecidos y no saberlo porque según el inventario hay productos suficientes. Esta es la única forma que tenemos de mantener el inventario actualizado. Para ello es recomendable que en la ficha de cada producto tengamos las columnas “entradas” y “salidas” o similares para anotar cada compra que hagamos, cada venta o cada vez que utilicemos un producto concreto, perdiendo así una de las unidades que tenemos. Así también sabrás cuando hay que reponer inventario. Para mejorar el control del es recomendable hacer inventario periódicamente, no solo uno al año.

4. Utiliza fórmulas para automatizar el inventario

No basta con apuntar en la columna correspondiente las entradas y salidas de un producto, o con saber cuántas unidades teníamos cuando hicimos inventario. El uso de plantillas de Excel permite utilizar las fórmulas necesarias en todas las fichas de inventario de forma que cuando indiques que se han comprado un número de unidades o se han vendido los cambios se apliquen también en el número de unidades total. Funciones de Excel como SUMA nos permiten hacerlo de una forma muy simple, sin tener que recurrir a macros de VBA o similares.

5. Utiliza la clasificación ABC

Dicho de otra forma, ordena tus productos según el valor que tengan. Tenemos un montón de opciones para ordenarlos, pero sin lugar a dudas la forma más efectiva es la clasificación ABC. A los productos de más valor se les da la letra A, a los de valor medio les corresponde la B y a los más baratos la C. Así, se da prioridad a la hora de contabilizar el stock. En los productos C, incluso en los B, podría ser normal que haya pequeños desfases de inventario; pero si el desfase llega a los A es que hay un problema que debe investigarse y solucionarse.