Realiza fácilmente el planeamiento de compras en Excel

Compras en Excel

¿Cuántas veces habremos oído aquello de que hay que ir a comprar con la lista hecha de casa? Es algo que podemos aplicar en nuestro día a día en casa, pero también en el mundo de la empresa. Es verdad que nuestra empresa necesita comprar una serie de productos, materias primas, servicios o herramientas y maquinarias para funcionar, pero no es menos cierto que tendremos que controlar el presupuesto. Para ello, te proponemos hacer un planeamiento de compras en Excel, de forma que la gestión económica sea impecable.

Cómo hacer el plan anual de compras en Excel

Antes de empezar a planificar nuestras compras y diseñar el presupuesto en Excel, hay que tener dos cosas claras. La primera, el presupuesto inicial con el que contamos, que deberá aparecer en una de las primeras celdas. La segunda, una lista con todos los productos que tiene previsto comprar con ese presupuesto, clasificados por áreas, importancia o necesidad, etc. Para confeccionar esta lista siempre podemos crear una tabla en nuestra hoja de cálculo donde también aparezcan su coste, si se ha comprado o no, cuándo está previsto comprarlo, etc.

Vaya por delante que este proceso nos sirve para diseñar el planeamiento de compras en Excel anual, mensual, trimestral, etc. El proceso será siempre el mismo, crear la tabla con las compras previstas e ir restando al presupuesto inicial el dinero que hemos gastado para obtener así el dinero que queda por gastar. Para ello, utilizaremos la función =SUMA de Excel, seguramente la más popular de todas las funciones que nos ofrece el programa y que nos permitirá conocer en todo momento el dinero con el que contamos.

Así, una vez hemos creado nuestra tabla con todo lo que la empresa necesita comprar en el periodo para el que tenemos ese presupuesto podemos aplicar la función =SUMA en la columna de los precios para conocer la inversión total necesaria. Si la cantidad resultante es inferior al presupuesto con el que contamos adelante, no deberíamos tener problemas a la hora de cumplir con ese plan de compras; pero si el total es superior al dinero con el que contamos nos tocará hacer números y priorizar unas compras sobre otras.



Sin embargo, siempre es interesante apartar una cantidad de dinero para hacer frente a las compras o pagos inesperados: un cargamento defectuoso, un mal cálculo a la hora de hacer el pedido, una máquina que se rompe y tiene que repararse o sustituirse... Son situaciones en las que tendremos que tirar del presupuesto para compras, y si no lo gestionamos bien no podremos hacerles frente. Por eso se recomienda reservar una parte, por ejemplo un 10%, que podemos utilizar al final del periodo.

De esta manera, organizamos la lista de productos por importancia y fecha de compra, de forma que en la tabla aparezcan los encabezados producto, fecha de compra, coste, total gastado y dinero restante por gastar. Para calcular estos dos últimos campos basta con utilizar la función =SUMA y las diferentes fórmulas para vincular las celdas y obtener el resultado al introducir los datos. Recuerda que no existe una función para restar, así que tendrás que utilizar =SUMA con números negativos.

Cada vez que realices una compra no olvides reflejarla en el plan, de forma que se actualicen tanto la celda con el dinero gastado como la del dinero que todavía nos queda por gastar. Por mucho que hayas hecho el planeamiento de compras en Excel, el precio de los productos o servicios a comprar puede variar, para bien o para mal, así que para evitar sorpresas tendremos siempre actualizado nuestro plan de compras de forma que no gastemos más del presupuesto que tenemos.

Consejos para hacer la lista de la compra con Excel

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