Seguimiento de clientes con Excel para mejorar la gestión comercial

Mantener tu cartera de clientes es uno de los requisitos para que tu empresa avance. Pero no basta con eso, también hay que buscar nuevas oportunidades de negocio, hacer gestiones con potenciales clientes y, lo que es más importante, hacer un seguimiento continuo a nuestros clientes. De esta manera mejoraremos nuestra gestión comercial, y uno de los elementos clave para ello es contar con una plantilla de seguimiento de clientes de Excel que nos permita conocer en todo momento en qué punto se encuentra nuestra relación con ese cliente.

Cómo funcionan las plantillas de seguimiento de clientes de Excel

Una plantilla de seguimiento de clientes de Excel no deja de ser una base de datos donde deberían aparecer el nombre del cliente, la fecha de contacto, sus datos personales o de contacto, el estatus que tiene y el nivel de propuestas y adquisiciones. Así, conocemos de primera mano a nuestros clientes más fieles o antiguos, a los que nos venden más, a esos clientes con los que tenemos un negocio pendiente de cerrar, etc., además de poder acceder directamente a su teléfono o e-mail para contactar con ellos. Se utiliza también como plantilla de agenda de clientes.

Otra columna imprescindible en una plantilla de seguimiento de clientes es la de comentarios. Allí podemos anotar en cualquier momento los datos de interés del cliente que escapen a la información del resto de columnas y que nos puedan resultar útiles a la hora de reforzar nuestra relación con él o facilitarnos la gestión comercial con Excel. Cualquier detalle es importante, y por sus características Excel nos ofrece la mejor base de datos que además nos permitirá ordenar a nuestros contactos a partir de la variable que más nos interese en cualquier momento.

Ventajas del seguimiento de clientes con Excel

Una de las razones por las que utilizaremos estas bases de datos es la mejora de la gestión comercial lo que entre otras cosas implica para intentar vender más. Una buena plantilla de seguimiento de clientes debería ayudarte a controlar las ventas, hacer previsiones de facturación y, en el mejor de los casos, hacer gráficos de Excel para un seguimiento y control de ventas mensual, trimestral y/o anual. De esta forma conocerás a simple vista el mejor momento del año para vender a un cliente, sus tendencias, etc. Si necesitas hacer un seguimiento de tus clientes te recomendamos unas pautas para elaborar la ficha de cliente con Excel.

El seguimiento de los clientes también nos permite anticiparnos a qué van a hacer, de forma que es más fácil hacer la previsión de ingresos y gastos y tomar decisiones que pueden afectar al futuro de la empresa. Por ejemplo, antes de realizar una gran inversión es recomendable conocer el momento en que un cliente importante hará un pago considerable, de forma que el hueco dejado por la inversión quede cubierto rápidamente por la venta de productos y servicios y la economía de la empresa no se resienta.

Si utilizas las plantillas de seguimiento de clientes también podrás conocer el interés real de los clientes, diferenciándolos en diferentes niveles. No es lo mismo un cliente fiel, que acude a tus servicios de forma regular que uno que lo hace de manera puntual o un cliente esporádico, en el que has invertido una serie de recursos pero que tras un proyecto no te ha encargado nada más. Por no hablar de los clientes que no han pasado de la primera fase y están en nuestra base de datos pese a que no hemos hecho ningún negocio y siguen siendo potenciales clientes.

No hay ninguna herramienta más interesante que las plantillas de Excel para realizar un seguimiento de clientes realmente efectivo, que te permita mantener el contacto con los mejores clientes sin olvidar los antiguos o el seguimiento de potenciales clientes. Lo único que tendrás que hacer es rellenar las celdas, y pronto descubrirás todas las ventajas de utilizar esta herramienta.