Pautas para elaborar la ficha de cliente con Excel

La ficha de cliente con Excel

La ficha del cliente es una herramienta de trabajo que está presente en todos los negocios. Antiguamente las fichas de los clientes se elaboraban de manera manual anotando en hojas de papel todos los datos relativos del cliente, creando de este modo la base de datos de todos nuestros clientes.

Contar con una ficha del cliente aporta grandes beneficios en el negocio, almacena en un mismo lugar todos los datos del cliente, nos permite ponernos en contacto con él de manera rápida y además contiene el histórico del cliente con nuestro negocio.

Actualmente existen diferentes herramientas digitales para crear fichas de clientes. ¡Excel es la opción más económica y completa del mercado! Podemos realizar el seguimiento de clientes con Excel y así mejorar la gestión comercial. Gracias a sus múltiples funciones y fórmulas podemos convertir la hoja de cálculo en un auténtico CRM (Customer Relationship Management).

Cómo hacer con Excel la ficha de cliente

Como hemos señalado la ficha de cliente es un elemento indispensable en la gestión comercial, aglutina toda la información de valor que necesitamos conocer sobre el cliente. La gestión comercial con Excel es mucho más sencilla que con programas más complejos, si contamos con plantillas de Excel ya preparadas solo tenemos que introducir los datos y la información se actualizará automáticamente.



Si preferimos elaborar nosotros mismos la ficha de cliente desde un libro nuevo de Excel vacio debemos tener en cuenta una serie de consideraciones. El contenido de toda ficha de cliente debe ser:

  • Nº de cliente. ID del cliente único e intransferible
  • Datos de contacto: Introduciremos en el encabezado de la ficha los datos de contacto como el nombre, teléfono, email, dirección, empresa etc. Esta información estará introducida en cada celda de la hoja de Excel
  • Tabla de los servicios o productos adquiridos. Crearemos una tabla de Excel con todos los productos contratados, la tabla se formará con la información de: fecha, nombre de producto, descripción, importe, estado de la oportunidad de venta (ganada, pendiente, perdida)
  • También crearemos una columna de Excel donde anotaremos todos los proyectos o pedidos en curso. Así sabremos en qué estado se encuentra el cliente.

Conociendo los patrones de compra de nuestros clientes es posible adelantarnos y proponerles productos nuevos que se adecuan a lo que están buscando. La ficha de cliente es un instrumento que se utiliza cuando el cliente todavía no ha convertido y está en proceso de compra, así como para los clientes actuales. Así el comercial puede realizar con una plantilla de Excel el seguimiento del cliente que más tarde se convertirá en la ficha del cliente actual.

Como vemos es muy sencillo utilizar Excel como CRM para el seguimiento de los clientes, cada ficha de los clientes se ubicarán en hojas de Excel diferentes, así el libro de Excel será la BBDD de los clientes. 

Podemos crear en la prima hoja de Excel un dashboard con toda la información más relevante de los clientes. Con diferentes fórmulas de Excel podremos crear gráficos que muestren el total de clientes que tenemos activos, en pausa o perdidos. Además de los productos vendidos o en estado de venta.

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Excel gestión de clientes

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