¿Por qué pasarse a las hojas de cálculo de Google?
Google Sheets es la hoja de cálculo alternativa a Excel diseñada por Google, con la que el gigante de Internet quiere hacer frente a Microsoft. Está claro que por trayectoria, Excel todavía sigue muy por delante de Google Sheets pero no podemos negar que la herramienta de Google cotiza al alza, las diferencias entre Excel y Google Sheets cada vez son menores y por eso cada vez son más los que se decantan por Google Sheet. Podemos compatibilizar ambas herramientas, darle a cada una un uso determinado, así que vamos a descubrir las mejores razones para utilizar Google Sheets.
Motivos para usar Google Sheets
Hay dos aspectos que destacan por encima de todos. El primero de ellos es la conectividad, lo que permite a Google Sheets consolidarse como las hojas de cálculo más utilizadas en navegadores. Si hay algo que caracteriza a las hojas de cálculo de Google es que aprovecha al máximo las ventajas de la nube, pudiendo acceder al mismo documento de forma simultánea desde diferentes equipos y dispositivos, tanto ordenadores como móviles o tablets. Por eso muchas empresas utilizan Google Sheets para su trabajo diario.
1. Las hojas de cálculo de Google son gratuitas
La segunda gran razón para dejar de lado Excel y pasarse a la alternativa desarrollada por Google es que Google Sheets es gratis, algo que no podemos decir de Excel. No tenemos que pagar ninguna licencia, ni estar pendientes de las actualizaciones ni nada por el estilo, ya que el modelo de negocio de Google no se basa en la venta de estas licencias. Es algo contra lo que no puede competir Excel, y una de las razones por las que muchos usuarios esporádicos prefieren utilizar Google Sheets a pagar la licencia de Excel.
Llegados a este punto, los defensores de Excel dirán que es capaz de soportar más datos y que ha desarrollado una versión de Excel Online a través de One Drive que también es gratuita. Hasta aquí todo es cierto, pero hay que tener en cuenta que Excel Online no tiene ni de lejos la misma capacidad que la versión de escritorio, pierde muchas funcionalidades; y aunque la alternativa de Google tampoco llega al nivel de Excel vemos que Google Sheets es superior a Excel Online, nos ofrece más margen y perdemos menos herramientas.
2. Google Sheets incorpora funciones de diferentes programas de Google
Retomando el hilo de la conectividad, conviene resaltar que Google Sheets está conectado a las principales funciones de Google, como pueden ser Google Translate o Google Finance. Esto último es mucho más importante de lo que parece, ya que entre otras cosas nos permite trasladar los datos del servicio de seguimiento de la bolsa a una de sus hojas de cálculo, sin tener que hacer el camino de forma manual. De hecho, hay funciones de Google Sheets que nos permite cargar datos directamente desde diferentes aplicaciones.
Google Sheets es una hoja de cálculo basada en el navegador, por lo que todas sus herramientas van a funcionar correctamente en cualquier navegador, utilices Chrome, Explorer, Mozilla, Safari o cualquier otro. No podemos decir lo mismo de Excel Online, que presenta problemas con algunas herramientas. Un último aspecto a tener en cuenta es el de la seguridad. Google Sheets almacena las hojas de cálculo de forma completamente segura en la nube, ya que todo lo que pasa se desarrolla en el navegador web. Se guarda automáticamente, y podrás recuperar el documento fácilmente.
3. Tus datos siempre están actualizados.
Trabajar en la nube significa que tus datos pueden estar fácilmente actualizados porque la información se guarda automáticamente a medida que se escribe. Varios miembros del equipo pueden colaborar en tiempo real desde su teléfono, tableta u ordenador (online y offline) y crear una única fuente de verdad para los proyectos, como los presupuestos trimestrales.
Además, no tienes que preocuparte por el control de versiones. Puedes ver los cambios o volver a versiones anteriores en Archivo > Historial de versiones o haciendo clic en “Todos los cambios guardados en Drive” en la parte superior de tu Hoja.
4. Puedes ayudar a mantener tus datos seguros
Al hacer clic en “Compartir” en la esquina superior derecha de tu Hoja, se determina la configuración de acceso para los miembros individuales del equipo, para que tengas el control de quién puede ver, editar o comentar tus documentos. Los controles adicionales de IRM (Gestión de Derechos de la Información) te permiten desactivar fácilmente las opciones de descarga, copia o impresión de las hojas de cálculo, y puedes establecer fechas de caducidad si necesitas suspender el acceso a información confidencial.
Los administradores también tienen la posibilidad de restringir el uso compartido de archivos dentro de una organización o de establecer una lista blanca de dominios.
Como ves, tenemos muchas razones de peso para utilizar Google Sheets. Es una herramienta muy interesante a la hora de trabajar con una hoja de cálculo desde el navegador de nuestro equipo, pero se puede compatibilizar perfectamente con el uso de las hojas de Excel. Si tienes dudas, puedes probar y comparar entre ambas opciones. Google Sheets es muy fácil de utilizar, y si ha conseguido ser la hoja de cálculo más utilizada en navegadores será por algo.