Estructura de desglose de trabajo o EDT en Excel

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A la hora de lideras proyectos o departamentos es importante establecer una forma de trabajo y que cada miembro del equipo sea consciente de sus responsabilidades y tareas. La plantilla de estructura de desglose de trabajo o EDT en Excel es perfecta para definir fases, tiempos, acciones, ejecutores y responsabilidades.

Qué es una EDT o estructura de descomposición del trabajo

Se entiende por estructura de desglose del trabajo o EDT, también se denomina WBS por sus siglas en inglés, se trata de una descomposición jerárquica orientada al trabajo que será ejecutada por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del mismo y crear los entregables requeridos. La practicidad de la plantilla de Excel de WBS radica en que la planificación que permite y define el alcance total de un proyecto determinado.



No son pocas las ventajas de usar plantillas de Excel para organizar las tareas de tu equipo, es que existen diversas herramientas y plantillas de Excel que pueden ayudarte a simplificar tu trabajo, en especial cuando se trata de organizar equipos y trabajos que se desglosan en tareas más pequeñas aún. En este sentido podemos señalar tres objetivos de una estructura de desglose de trabajo: favorece la estimación de riesgos, tiempo, inversión de recursos y costes, disminuye el margen de error y facilita la asignación de responsabilidades y la distribución óptima de los recursos.

Pasos para crear un Work Breakdown Structure o WBS

¿Cómo se construye una estructura de desglose del trabajo? Si adoras la planificación y buscas una metodología sencilla para abordar diferentes proyectos y equipos, toma nota de los pasos para crear un desglose de trabajo o diccionario de la WBS y describe los paquetes de trabajo definidos en la EDT incluyendo tareas, personas, tiempos, fases...

1. Recopilación de la información

En una reunión y con los miembros principales del equipo define los detalles más importantes del proyecto a abordar.

2. Define las fases

Después de recabar toda la información necesaria, planifica las fases y el calendario de trabajo.

3. Agrega tareas

En este paso de la estructura de desglose de trabajo ha llegado el momento de determinar el control de las tareas y acciones más importantes y prioritarias así como las secundarias y asociarlas a sus responsables.

4. Revisión del proyecto

En términos generales puedes revisar, medir y comparar con los esperado, también puedes añadir modificaciones si así lo consideras, para mejorar el resultado obtenido.

Si previamente has realizado alguna estructura de desglose del trabajo puedes reutilizar dicho documento o ejemplo para reutilizarla como plantilla, así estarás reduciendo el tiempo de planificación y preparación para destinarlo a otras tareas más relevantes.

Qué contiene la plantilla de Excel de desglose de trabajo

Crear una estructura de descomposición del trabajo tiene cierta complicaciones si no sabes los apartados que debes rellenar, sin embargo con la plantilla de estructura de desglose de trabajo en Excel no tendrás problemas, es tan sencillo como ir completando cada una de las celdas, a continuación te detallamos todas las secciones y partes del documento para que puedes establecer una base de WBS. El libro de Excel se divide en dos hojas de cálculo en WBS y el diccionario:

1.WBS

Esta herramienta es esencial para conseguir el éxito del proyecto, dado que desglosado adecuadamente puede simplificar las tareas, optimizarlas y mucho más. En esta hoja de cálculo puedes observar a grandes rasgos y las acciones de la descomposición del trabajo

  • Nombre del proyecto
  • Fecha
  • Responsable del proyecto
  • Fases
  • Acciones

2. Diccionario WBS

Dentro de esta hoja de ruta, un proyecto con EDT se divide por paquetes de trabajo, definiendo varios niveles de desglose en tareas y acciones de un tamaño menos. No es una plantilla de to list, es ir un paso más allá para prever el gasto de los recursos, la inversión del tiempo...En esta parte los trabajadores encontrarán información detallada de los conceptos y las fases que se reflejan en la plantilla de EDT.

  • Control de versiones
  • Diccionario de la estructura de desglose del trabajo en detalle

Ejemplo de plantilla EDT en Excel para descargar

Con la finalidad de mejorar el plan de dirección de un proyecto, no es necesario realizar desde cero una plantilla de Excel con un EDT, debido a que es bastante complejo, por ello es más sencillo que descarges esta plantilla gratuita de WBS o desglose del trabajo, de esta forma tendrás una base sobre la que puedes personalizar el documento y adecuarlo a tu equipo y las necesidades de los proyectos. Se trata de una plantilla editable de Excel que puedes reutilizar tantas veces como necesites y que puedes modificar en base a los proyectos que quieras organizar con este método.

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