Las plantillas de Excel son uno de los mejores recursos que tenemos a nuestro alcance para saber cómo organizar nuestro tiempo de manera bien organizada y sobre todo eficaz. Por eso, para evaluar y llevar un seguimiento sobre nuestro proyecto, las funciones de Excel nos ayudan a establecer un cronograma de actividades para gestionar nuestro trabajo.
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¿Qué es un cronograma de actividades?
La definición de cronograma de actividades encaja con cualquier calendario en el que se definen uno tiempos para realizar un proyecto o trabajo, las tareas y en definitiva las actividades que se van a llevar a cabo.
Un cronograma de actividades en Excel o en cualquier otro formato sirve para mejorar la supervisión de todas las actividades que se tienen que realizar, a prevenir los retrasos y a conocer las tareas que quedan pendientes. Además es una buena forma de saber cuáles son los recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto.
En conclusión, un cronograma de actividades de un proyecto es básico para conocer los elementos de control que existen, detectar los cuellos de botella y solventar los problemas que pueden surgir rápidamente.
Cómo hacer un cronograma de actividades paso a paso
Desde el punto de vista de la disciplina del project management existe una figura que debe asumir la coordinación de equipos, la organización y el control de los recursos. Si quieres elaborar un cronograma online detallado con las actividades de un proyecto para potenciar la productividad de tu equipo sólo tienes que seguir los siguientes pasos para organizar las tareas y actividades que son claves en el proyecto, presta atención:
1. Crea un listado con las actividades básicas
Desglosa cada una de las tareas y actividades que son esenciales para empezar a trabajar y desarrollar este proyecto, así como los roles que deben asumirlos. Ante cualquier duda puedes consultar con tu equipo y así obtendrás un listado detallado y lo más cercano a la realidad.
2. Relaciona las actividades entre sí
Es muy probable que algunas tareas puedan depender de una tareas anterior, por ello es importante conocer la relación que existe entre cada una de ellas para luego poner orden y saber cuáles son las tareas que deben hacerse en primer lugar y cuáles son las que pueden hacerse después. Así estableces un orden para que el trabajo sea mucho más sencillo. En este sentido puede ser de gran ayuda clasificar las actividades en función de su independencia o dependencia:
- Comienzo-comienzo: implica que ambas tareas empieza a la vez.
- Comienzo-fin: la primera de las tareas empieza al mismo tiempo que termina la segunda.
- Fin-comienzo: son aquellas tareas que no pueden empezarse hasta que no termine su tarea precedente.
- Fin-fin: conlleva que ambas tareas deben terminarse a la vez.
3. Confecciona un timing
En base a los objetivos y a las tareas tienes que establecer un calendario de acción y definir los plazos realistas. La creación de estos tipos definirá en gran parte el cronograma de actividades semanal y si se está trabajando según lo estipulado pudiendo identificar fácilmente los cuellos de botella para solucionarlos cuanto antes.
4. Elaborar un cronograma de actividades con una plantilla de Excel
Una vez obtengas toda la información previa puedes empezar a plasmarla en tu cronograma de trabajo y personaliza cada uno de los datos para adaptarlo a las necesidades de tu proyecto. Une cada uno de los plazos estipulados con las tareas para que el cronograma adquiera forma.
5. Redefinir la estrategia del cronograma semanal o diario
En función de los resultados que se van obteniendo a medida que se avanzan las tareas puede verse como evoluciona el proyecto y se puede redefinir la estrategia para ajustar y mejor el proceso. Esto implica que un cronograma de actividades en Excel no puede ser un recurso estático, debe cambiar constamente, actualizarse y ajustarse con nuevas tareas o reasignando recursos nuevos.
Ideas para planificar un timeline de actividades en Excel
Gracias a las plantillas de Excel para cronograma de actividades tenemos a nuestra disposición una de las herramientas más útiles para tenerlo todo bajo control. Incluso, tienen la gran ventaja de ser aplicadas en cualquier ámbito. Están especialmente indicadas para que actúen como el diagrama de Gantt en Excel, pero como pueden personalizarse esto las convierte en nuestro mejor aliado para distribuir todas nuestras tareas. El truco para crear un diagrama de gantt en Excel reside en:
- Distribución del tiempo de forma clave.
- Clarificación de la duración y dependencia de tareas.
- Asignación de recursos.
- Visualización del proyecto, con sus respectivos riesgos y ventajas.
Ejemplo de cronograma de actividades para descargar
Si no sabes cómo hacer un cronograma de actividades no te preocupes. A continuación podrás descargar un modelo de plantilla para cronograma de actividades listo para que puedas modificarlo incluyendo tus datos y necesidades.
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Plantilla de Excel para un cronograma de actividades
