Pautas para insertar una BBDD en Excel

Añadir BBDD en Excel
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Cuando manejamos una gran cantidad de datos, por ejemplo de clientes, de artículos, productos o servicios o de cualquier cosa que puedas imaginar, una buena gestión de los datos es indispensable para poder utilizarlos sin dificultad. Por suerte, contamos con diferentes herramientas que ayudan a ese control de la información, y sin lugar a dudas la más destacada de todas ellas es una base de datos. Excel es el programa ideal para ello, y puedes insertar una BBDD en Excel o crearla desde cero en una nueva hoja de cálculo.

Cómo insertar una base de datos en Excel

Si ya tienes la base de datos creada tendrás hecha la parte más difícil, y solo te quedará insertar esa BBDD en Excel. En primer lugar, necesitarás esa base de datos diseñada en otro programa, a ser posible Access -tendrá la extensión .accdb- o en el propio Excel. Necesitarás descargar la base de datos o tener el archivo en el ordenador para insertarlo en Excel. Una vez localizada -y si es preciso descargada- la base de datos, vamos Microsoft Excel y abrimos un nuevo libro de Excel en blanco.

Ahora hay que seguir el itinerario Datos > Obtener datos externos > Desde Access, y seleccionar la base de datos. Verás que te aparecerá una ventana llamada Seleccionar tabla, donde verás las tablas que hay en la base de datos en Excel. Si quieres insertar toda la BBDD en Excel, selecciónalas todas; si no es así, elige solo las tablas que te interesen y haz click en Aceptar. Nos conducirá al cuadro de diálogo Importar datos, donde nos quedamos con Informe de Tabla Dinámica y le damos a Aceptar. Ya tienes tu base de datos importada a Excel.

Cómo crear una base de datos en Excel

La cosa cambia radicalmente cuando partimos de la nada ya que para empezar tendrás que recopilar los datos que introducirás en la base de datos. Así, primero tendrás que decidir qué datos se van a incluir en ella y a continuación el método que vamos a seguir para obtenerlos. Una vez resueltas estas dos incógnitas fundamentales, podemos empezar a crear la base de datos en Excel. Nuestro siguiente paso será crear una tabla en Excel para añadir estos datos. El número de columnas será limitado, pero el de filas debería crecer y crecer a lo largo de los años.



El tipo de base de datos que vayas a crear en Excel será clave a la hora de determinar cuántas columnas hay que utilizar y el encabezado. No es lo mismo una base de datos de clientes, suscriptores o productos ya que cada una cuenta con sus propias características y necesidades. Habrá una columna a partir de la cuál ordenaremos todos los datos. Para ello, la seleccionamos y utilizamos la función “ordenación y filtro” > filtro. Puede ser un orden alfabético, de antigüedad, precio, cercanía, sector de actividad...

Ya has hecho lo más difícil. Ahora toca integrar los datos en la base de datos, para lo que tendrás que introducir toda la información recaudada al inicio en la correspondiente columna. Si quieres destacar algún punto, puedes utilizar los diferentes formatos que nos ofrece Excel. Una de las claves para que la base de datos funcione es la actualización constante para lo que podemos recurrir a la herramienta formulario, una ficha rápida que incluya todos los datos y que luego se importa a la BBDD de Excel.

Ahora solo nos queda utilizar nuestra base de datos para sacarle el máximo partido, ya que de poco te servirá si te limitas a tener el documento guardado en las carpetas de tu ordenador. Puedes insertar la BBDD en Excel desde otro documento de Excel, y recuerda que de vez en cuando tendrás que optimizarla para que funcione correctamente ya que podemos llegar al punto en el que los datos introducidos hacen que el documento tenga un gran tamaño y funcione más lento.

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