Pautas para hacer la hoja de fichajes del trabajador con Excel

¿A qué hora accede el empleado a su puesto de trabajo? ¿Cuándo termina la jornada laboral? El control de entradas y salidas de los empleados puede realizarse a través de diferentes sistemas, unos más caros y sofisticados como pueden ser los softwares de ticajes u otros más económicos e igual de efectivos como las hojas de Excel.

La legislación de muchos países obliga tener un documento de control de horas de los empleados. Esto significa que se tiene que controlar la hora de entrada y de salida del empleado a su puesto de trabajo, para así comprobar que se cumple con la jornada laboral y no hay excesos.

Tradicionalmente el jefe de la oficina o el responsable de RRHH comprobaba que los empleados estuvieran en sus puestos a la hora marcada. Pero esta fórmula no registra la hora, solo da fé de la presencia del empleado. Para dejar constancia por escrito de la hora de entrada y salida se utilizan diferentes mecanismos.

1. Máquinas de tarjetas. Consiste en instalar en la oficina una máquina física, el empleado introduce su ficha y queda registrada la hora de entrada y salida.
2. Sistemas biométricos. Sistemas avanzados que identifican al empleado por huella dactilar, reconocimiento facial…
3. Softwares de gestión. Aplicaciones móviles o de ordenador que registra la hora de entrada y salida además incluyen geolocalizador.
4. Fichas manuales. Fichas ubicadas en la entrada de la oficina donde el empleado deja constancia de cuándo ha entrado y salido de la empresa.

Cómo hacer con Excel la ficha de control de presencia del empleado

Si nuestra empresa no puede permitirse pagar sistemas avanzados como la huella dactilar o apps de gestión, y tampoco tiene espacio para instalar aparatos como la máquina de fichajes, puede gestionar los Recursos Humanos con Excel.

Gracias a estas fichas de entrada y salida será fácil identificar al empleado que llega tarde, conocer cuándo los empleados realizan los descansos o saber si se cumple con la jornada laboral. Es un buen sistema para cumplir con la ley y además mejorar la productividad de la empresa ya que acaba con malas prácticas (como es llegar tarde) y aumenta el compromiso del empleado.

Para crear la ficha de presencia de los empleados seguiremos los siguientes pasos :

1. Creamos una tabla de Excel por cada día de trabajo. Es importante introducir la fecha en la parte superior para que no haya confusiones.
2. La primera columna de la tabla será para identificar a los empleados de la empresa. Se recomienda usar la BBDD de empleados y así introducir los datos que tenemos.
3. La siguientes columnas son para la hora de entrada y la hora de salida. Se dejará la celda en blanco para que el empleado la complete al llegar a su puesto de trabajo
4. También incluimos otras columnas para los descansos. Descanso 1, Descanso 2, Hora de comida,…
5. La última columna será para firma del trabajador. Donde dejará constancia que es él quien accede o sale de la empresa en la hora indicada.

El archivo de Excel se convertirá a PDF y se imprimirá para que los empleados puedan anotar sus horas de entrada y salida.

Una vez tengamos la información recogida en esta ficha de control de presencia será necesario volcarla a la plantilla de control de horas y horarios y así conocer el coste por hora del empleado y determinar cuánto va a percibir por su jornada laboral.