Cómo convertir archivo de Excel a PDF

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Transformar un archivo de un formato a otro sólo tiene sentido cuando dicho proceso representa ventajas para su autor o para quien va a utilizarlo. Convertir un archivo Excel a PDF es uno de los procedimientos más usados en la actualidad a nivel laboral y académico.

Los archivos de formato PDF (Portable Document Format) son usados para intercambiar documentos electrónicos a nivel mundial. En estos archivos se pueden resguardar imágenes, textos, mapas de bits entre otros. Desarrollados desde 2008 por Adobe es una multiplataforma que se puede presentar en cualquier sistema operativo (Windows, Linux, Unix, entre otros). Una de sus ventajas es que mantienen el formato de archivo de Excel al ser enviados y se puede cifrar, es decir firmarse digitalmente para proteger su contenido de modificaciones.

Por otra parte Excel es un programa que permite organizar datos y resolver cálculos con ellos, presenta ventajas de trabajo por sus múltiples funciones y es de fácil aprendizaje ya que sus comandos son sencillos.

Convertir archivos de Excel a PDF, resulta beneficioso tanto para el autor como para los beneficiarios de dicha información. Es importante resaltar que antes de hacer la conversión debe completarse la Hoja de Excel ya que una vez transformada no podrá modificarse.

Pasos para convertir un archivo de Excel en PDF

Elaborar Hojas de cálculo definitivas es útil para la presentación de informes, ofertas laborales, propuestas de negocios, presentaciones de proyectos o cierres de períodos financieros. Cuando las fórmulas ya se aplicaron, los gráficos están insertos y los textos ya se han redactado es momento de convertir un archivo Excel a PDF, siempre y cuando quieras compartir el resultado de tu trabajo sobre la Hoja de Excel con la seguridad de resguardar los datos, evitando modificaciones al archivo original.

Después de grabar tu archivo en el ordenador como Hoja de Cálculo busca la opción de EXPORTAR en la pestaña de ARCHIVO ubicada en la Barra de Menús. Al hacer clic en la pantalla te ofrecerán dos opciones, la primera CREAR DOCUMENTO PDF/XPS y CAMBIAR EL TIPO DE ARCHIVO.



Selecciona la primera opción que te ofrece, tal como se muestra en pantalla, conservar el diseño, el formato, las fuentes y las imágenes; resguardar el contenido de cambios y, poder ver el archivo en buscadores de Internet aún sin tener el programa específico (ADOBE ACROBAT READER).

Una vez hecho esto el programa te ofrecerá la opción de elegir la ubicación para guardar el archivo y su nombre. Si te detienes comprobarás que no aparece la opción como GUARDAR sino como PUBLICAR, ya que lo que estarías haciendo es haciendo de tu archivo Excel una presentación de información para su vista, estudio y discusión.

Cómo convertir archivos de Excel a jpg

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