Los mejores trucos para organizar eventos con ayuda de Excel

excel para organizar eventos

A la hora de organizar algún tipo de evento sea de tipo personal (boda, fiesta de cumpleaños, comida familiar) o bien,  de nuestra empresa (comida de empresa, exposición, conferencia...), debemos controlar muchos detalles: recursos humanos y materiales que formarán parte del mismo, proveedores, tiempos, gastos, comunicaciones, invitados, etc.  Con Excel, podemos llevar un seguimiento y control de este trabajo.

Lo más cómodo es controlar todo lo que conlleva la organización de un evento a través de una plantilla de Excel. Así, tendremos parte del trabajo hecho, sólo tendremos que introducir datos  y adaptarla a lo que necesitemos.

Lleva un registro de los invitados a través de Excel

En todo evento, participará un número de invitados con los que tendremos que contactar, de los que tendremos que saber ciertos datos y confirmar su asistencia al evento. Excel dispone de una plantilla de seguimiento de invitados que nosotros podremos adaptar a nuestro evento cambiando las columnas que aparecen ya establecidas, eliminando las que no nos sean necesarias. Además si el evento es una boda podemos usar plantillas para organizar bodas, así la gestión de los empleados estará mejor controlada.

Trucos de Excel para adaptar la plantilla de invitados para un evento

Recuerda que para eliminar una columna en Excel, bastará con marcar la columna arriba con el ratón (en la letra) para que se seleccione entera y con el botón derecho, le daremos a eliminar.



Imaginemos que nuestra empresa organiza un seminario gratuito sobre Redes Sociales y necesitamos  tener un seguimiento de los invitados al mismo, a los que les enviaremos un e-mail con información de éste y en el que le pediremos que nos confirmen su asistencia.  Así, las columnas que podemos tener serían:

Nombre y apellidos  Empresa  Dirección de E-mail   Confirmación asistencia  Enviado e-mail 

Una buena idea para llevar el control de la confirmación de asistencia o envío del e-mail es la utilizar un check list que nos permitirá marcar la celda cuando nuestro invitado ya nos hayan confirmado que asiste al evento o cuando nosotros le hayamos enviado el e-mail o contactado.

Si la plantilla que utilizamos no tiene casillas para cheklist, la podemos establecer nosotros en la celda que deseemos. Para ello, lo haremos desde la cinta de opciones en Programador > Insertar> Casilla de  verificación (Control de formulario) e insertaremos esta casilla en la celda que nos interese, por ejemplo en la de confirmación de asistencia. Así sólo tendremos que marcar cuando la persona nos haya confirmado que asistirá.

Recuerda, si en nuestra cinta de opciones no vemos la pestaña programado, tendremos que activarlo. Esto se hace en : Archivo> Opciones > Personalizar la cinta de opciones y en Personalizar la cinta de opciones de Excel, seleccionado la opción  Fichas principales del desplegable, marcamos. Programador.

Controla el presupuesto del evento con Excel

Otro de los aspectos que hay que controlar a la hora de organizar un evento es el del presupuesto.  Dependiendo del evento tendremos que contar con más o menos recursos que implicará tener que invertir dinero.  Así, siguiendo con el ejemplo del seminario de nuestra empresa, tendremos que realizar publicidad, alquilar un espacio para éste, si no disponemos, comprar material de papelería, contratar un catering, etc. Excel dispone de plantillas para llevar el presupuesto de nuestro evento, nos descargaremos la plantilla y la actualizaremos y adaptaremos a nuestras necesidades como podíamos hacer con la de los invitados.

Cómo funcionan las plantillas de Excel para el presupuesto de un evento

Gracias a las plantillas de presupuesto, podremos ir comprobando de forma automática, a través de funciones de Excel, el total de los gastos que vamos realizando en cada partida y de esta forma, podremos controlar mejor nuestro presupuesto. Además, puede que tengamos que controlar también si hemos obtenido ingresos con el evento y controlar los beneficios del mismo (ingresos- gastos).

Podremos hacerlo también con una plantilla de Excel para presupuesto

Como vemos, organizar un evento es más fácil a través de Excel y sus plantillas con las que controlaremos cualquier aspecto que interviene y forma parte del evento.

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