Guía para hacer la BBDD de contactos con Excel

La gestión de clientes es un pilar básico en la gestión empresarial del negocio. Los clientes son el centro de la empresa y todas las acciones que se realizan son por y para los clientes, por eso es necesario contar con las mejores herramientas de trabajo. Las Bases de Datos de contactos de clientes nos permiten almacenar toda la información de los clientes para poder analizarla y tomar medidas estratégicas.

Crear correctamente la Base de Datos de los contactos es fundamental para llevar a cabo las acciones comerciales, de marketing o de venta. Además actúa como agenda teléfonica y así podemos ponernos en contacto con ellos rápidamente.

Cómo se hace una Base de Datos de contactos en Excel

Las BBDD en Excel son un espacio donde se almacenan los datos atendiendo a una estructura definida previamente, se utiliza tablas gracias a su composición de filas y columnas. Es posible convertir el listado de clientes o proveedores en una Base de Datos que tenga funciones de CRM. También es posible incluir en la BBDD de contactos datos de proveedores, colaboradores o agentes relacionados con el negocio

1. Estructura del contenido

El primer paso es diseñar la Base de Datos en Excel y determinar la estructurara que tendrá toda la información almacenada. Los datos relacionados con los clientes son muy amplios y diversos, se recomienda realizar un planteamiento inicial de qué contenido necesitamos y cómo se va a crear.

Para almacenar de manera coherente todos los contactos que tenemos es importante  determinar los campos de la BBDD.

2. Crear la tabla de Excel

Cuando ya sabemos qué información necesitamos toca el turno a crear la tabla de Excel que actuará como BBDD. El primer paso es determinar los campos de la Base de Datos, se conoce como campo los datos que se almacenan en las columnas de Excel, se trata de contenido con características similares. Los campos genéricos de una BBDD de contacto sería:

• Id del cliente
• Tipo de contacto
• Contacto (nombre completo)
• Nombre de la empresa
• Teléfono
• Fax
• Correo electrónico
• Dirección (Provincia, Código Postal, Distrito…)
• País
• Redes Sociales

También es posible incluir más campos para convertir la BBDD en una plantilla de Excel de seguimiento de clientes o el libro de pedidos a proveedores. Los campos que se añadirían serían:

• Producto o servicio contratado
• Etapa de venta
• Volumen del negocio
• Previsiones

3. Introducir datos

Cuando creamos la BBDD podemos introducir los datos importándolos de otras fuentes o añadiéndolos de manera manual. La ficha del cliente creada en Excel puede ser la fuente de la BBDD de los clientes. Así es muy sencillo contener todos los datos de los clientes o los proveedores en un mismo libro de Excel.

4. Ordenar la información

Para consultar o modificar datos podemos utilizar diferentes funciones de Bases de Datos de Excel o aplicar filtros específicos en los datos de la tabla. De este modo nos resultará mucho más sencillo acceder a los datos que necesitamos. Si queremos filtrar por clientes de un país en concreto o  conocer los proveedores que ofrecen una materia prima determinada solo tenemos que aplicar el filtro adecuado.

Siguiendo estos pasos podrás crear la BBDD de contactos de manera rápida y sencilla. Recuerda actualizarla de manera constante para que los datos que alberga no queden desfasados. Otra opción para crear la BBDD de clientes es utilizar plantillas de Excel específicas para esta labor y así solo seguiremos los puntos 3 y 4: introducir los datos y ordenar la información.

Pautas para hacer una BBDD de clientes con Excel