BBDD de clientes en Excel

Guía para hacer la BBDD de contactos con Excel

La gesti√≥n de clientes es un pilar b√°sico en la gesti√≥n empresarial del negocio. Los clientes son el centro de la empresa y todas las acciones que se realizan son por y para los clientes, por eso es necesario contar con las mejores herramientas de trabajo. Las Bases de Datos de contactos de clientes nos permiten almacenar toda la informaci√≥n de los clientes para poder analizarla y tomar medidas estrat√©gicas.

Crear correctamente la Base de Datos de los contactos es fundamental para llevar a cabo las acciones comerciales, de marketing o de venta. Adem√°s act√ļa como agenda tel√©fonica y as√≠ podemos ponernos en contacto con ellos r√°pidamente.

Cómo se hace una Base de Datos de contactos en Excel

Las BBDD en Excel son un espacio donde se almacenan los datos atendiendo a una estructura definida previamente, se utiliza tablas gracias a su composici√≥n de filas y columnas. Es posible convertir el listado de clientes o proveedores en una Base de Datos que tenga funciones de CRM. Tambi√©n es posible incluir en la BBDD de contactos datos de proveedores, colaboradores o agentes relacionados con el negocio

1. Estructura del contenido

El primer paso es dise√Īar la Base de Datos en Excel y determinar la estructurara que tendr√° toda la informaci√≥n almacenada. Los datos relacionados con los clientes son muy amplios y diversos, se recomienda realizar un planteamiento inicial de qu√© contenido necesitamos y c√≥mo se va a crear.

Para almacenar de manera coherente todos los contactos que tenemos es importante  determinar los campos de la BBDD.

2. Crear la tabla de Excel

Cuando ya sabemos qué información necesitamos toca el turno a crear la tabla de Excel que actuará como BBDD. El primer paso es determinar los campos de la Base de Datos, se conoce como campo los datos que se almacenan en las columnas de Excel, se trata de contenido con características similares. Los campos genéricos de una BBDD de contacto sería:

  • Id del cliente
  • Tipo de contacto
  • Contacto (nombre completo)
  • Nombre de la empresa
  • Tel√©fono
  • Fax
  • Correo electr√≥nico
  • Direcci√≥n (Provincia, C√≥digo Postal, Distrito…)
  • Pa√≠s
  • Redes Sociales

Tambi√©n es posible incluir m√°s campos para convertir la BBDD en una plantilla de Excel de seguimiento de clientes o el libro de pedidos a proveedores. Los campos que se a√Īadir√≠an ser√≠an:

  • Producto o servicio contratado
  • Etapa de venta
  • Volumen del negocio
  • Previsiones

3. Introducir datos

Cuando creamos la BBDD podemos introducir los datos import√°ndolos de otras fuentes o a√Īadi√©ndolos de manera manual. La ficha del cliente creada en Excel puede ser la fuente de la BBDD de los clientes. As√≠ es muy sencillo contener todos los datos de los clientes o los proveedores en un mismo libro de Excel.

4. Ordenar la información

Para consultar o modificar datos podemos utilizar diferentes funciones de Bases de Datos de Excel o aplicar filtros espec√≠ficos en los datos de la tabla. De este modo nos resultar√° mucho m√°s sencillo acceder a los datos que necesitamos. Si queremos filtrar por clientes de un pa√≠s en concreto o  conocer los proveedores que ofrecen una materia prima determinada solo tenemos que aplicar el filtro adecuado.

Siguiendo estos pasos podrás crear la BBDD de contactos de manera rápida y sencilla. Recuerda actualizarla de manera constante para que los datos que alberga no queden desfasados. Otra opción para crear la BBDD de clientes es utilizar plantillas de Excel específicas para esta labor y así solo seguiremos los puntos 3 y 4: introducir los datos y ordenar la información.

Pautas para hacer una BBDD de clientes con Excel

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