Gu铆a para hacer la BBDD de contactos con Excel

BBDD de clientes en Excel

La gesti贸n de clientes es un pilar b谩sico en la gesti贸n empresarial del negocio. Los clientes son el centro de la empresa y todas las acciones que se realizan son por y para los clientes, por eso es necesario contar con las mejores herramientas de trabajo. Las Bases de Datos de contactos de clientes聽nos permiten almacenar toda la informaci贸n de los clientes para poder analizarla y tomar medidas estrat茅gicas.

Crear correctamente la Base de Datos de los contactos聽es fundamental para llevar a cabo las acciones comerciales, de marketing o de venta. Adem谩s act煤a como agenda tel茅fonica y as铆 podemos ponernos en contacto con ellos r谩pidamente.

C贸mo se hace una Base de Datos de contactos en Excel

Las BBDD en Excel son un espacio donde se almacenan los datos atendiendo a una estructura definida previamente, se utiliza tablas gracias a su composici贸n de filas y columnas. Es posible convertir el listado de clientes o proveedores聽en una Base de Datos que tenga funciones de CRM. Tambi茅n es posible incluir en la BBDD de contactos datos de proveedores, colaboradores o agentes relacionados con el negocio

1. Estructura del contenido

El primer paso es dise帽ar la Base de Datos en Excel y determinar la estructurara que tendr谩 toda la informaci贸n almacenada. Los datos relacionados con los clientes son muy amplios y diversos, se recomienda realizar un planteamiento inicial de qu茅 contenido necesitamos y c贸mo se va a crear.

Para almacenar de manera coherente todos los contactos que tenemos es importante聽 determinar los campos de la BBDD.

2. Crear la tabla de Excel

Cuando ya sabemos qu茅 informaci贸n necesitamos toca el turno a crear la tabla de Excel que actuar谩 como BBDD. El primer paso es determinar los campos de la Base de Datos, se conoce como campo los datos que se almacenan en las columnas de Excel, se trata de contenido con caracter铆sticas similares. Los campos gen茅ricos de una BBDD de contacto ser铆a:

  • Id del cliente
  • Tipo de contacto
  • Contacto (nombre completo)
  • Nombre de la empresa
  • Tel茅fono
  • Fax
  • Correo electr贸nico
  • Direcci贸n (Provincia, C贸digo Postal, Distrito...)
  • Pa铆s
  • Redes Sociales

Tambi茅n es posible incluir m谩s campos para convertir la BBDD en una plantilla de Excel de seguimiento de clientes聽o el libro de pedidos a proveedores. Los campos que se a帽adir铆an ser铆an:

  • Producto o servicio contratado
  • Etapa de venta
  • Volumen del negocio
  • Previsiones

3. Introducir datos

Cuando creamos la BBDD podemos introducir los datos import谩ndolos de otras fuentes o a帽adi茅ndolos de manera manual. La ficha del cliente creada en Excel聽puede ser la fuente de la BBDD de los clientes. As铆 es muy sencillo contener todos los datos de los clientes o los proveedores en un mismo libro de Excel.

4. Ordenar la informaci贸n

Para consultar o modificar datos podemos utilizar diferentes funciones de Bases de Datos de Excel o aplicar filtros espec铆ficos en los datos de la tabla. De este modo nos resultar谩 mucho m谩s sencillo acceder a los datos que necesitamos. Si queremos filtrar por clientes de un pa铆s en concreto o聽 conocer los proveedores que ofrecen una materia prima determinada solo tenemos que aplicar el filtro adecuado.




 

Siguiendo estos pasos podr谩s crear la BBDD de contactos de manera r谩pida y sencilla. Recuerda actualizarla de manera constante para que los datos que alberga no queden desfasados. Otra opci贸n para crear la BBDD de clientes es utilizar plantillas de Excel espec铆ficas para esta labor y as铆 solo seguiremos los puntos 3 y 4: introducir los datos y ordenar la informaci贸n.

Pautas para hacer una BBDD de clientes con Excel

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