Gu铆a para dise帽ar Bases de Datos en Excel

Dise帽ar la base de datos de Excel

驴Sab铆as que de la estructura de la Base de Datos depender谩 la eficacia de la propia BBDD?聽 El dise帽o es la manera en que se organiza la informaci贸n que contiene esta herramienta de trabajo, es como organizar el armario de casa, necesitamos determinar qu茅 objetos van en cada balda y cajones para despu茅s localizarlos r谩pidamente. Antes de crear la BBDD es necesario idear c贸mo ser谩 el dise帽o que tendr谩 y as铆 concretar la disposici贸n de la informaci贸n.

Con un dise帽o 贸ptimo ser谩 mucho m谩s sencillo extraer informaci贸n e interpretarla correctamente. Prestaremos atenci贸n a c贸mo se dispone los campos y registros de las BBDD en Excel. 隆Repasamos todos los pasos para dise帽ar correctamente esta herramienta de trabajo!

C贸mo dise帽ar una BBDD en Excel

Cuando estamos en la fase de dise帽o debemos tener en cuenta todos los elementos de las BBDD en Excel聽para as铆 poder construir la herramienta de almacenaje acorde a las necesidades que tengamos.

1. Tablas

El primer paso es identificar las tablas que compondr谩n la BBDD, podemos crear tantas tablas de Excel como necesitemos seg煤n los diferentes temas que est谩n relacionados. Por ejemplo en la BBDD de empleados podemos crear tablas de empleados ejecutivos, de oficina o o operarios; otro ejemplo ser铆a en la BBDD de gastos de la empresa se puede hacer una tabla por cada departamento de la empresa.

Una vez se ha identificado los temas principales que componen la BBDD se crear谩n las diferentes tabla en las hojas de Excel.

2. Campos

Los campos son las columnas que tendr谩 las diferentes tablas, se trata del tipo de dato que albergar谩 y se define acorde a las caracter铆sticas del propio tema. Por ejemplo una tabla de productos las columnas ser铆an: tama帽o, peso, precio, etc




Cada campo tendr谩 un tipo de dato de Excel diferente, existen datos num茅ricos, de texto, fecha, monedas...

3. Registros

Se conoce como registro a las filas que forman las tablas de la BBDD, se trata del espacio donde se almacena la informaci贸n de cada elemento. Los elementos se identifican por la llave primaria, un c贸digo 煤nico que no se repite en ning煤n elemento. En el caso de la tabla de productos que coment谩bamos ser铆a el ID de dicho producto, el c贸digo de registro, c贸digo de barras o el c贸digo que le haya otorgado la plataforma de venta.

C贸mo hacer bbdd en excel

4. Relaci贸n entre tablas

Dentro de una misma Base de Datos hemos visto que puede haber diferentes tablas compuestas por datos aparentemente diferentes. Pero es posible que alg煤n campo est茅 relacionado, por eso otro paso en el dise帽o de la BBDD聽es identificar la relaci贸n de la informaci贸n entre los diferentes elementos que la componen.

 

Una vez tenemos dise帽ada la Base de Datos llega el momento de crearla e introducir los datos, podemos usar mecanismos de importaci贸n o crearla desde cero. Una vez est茅n los datos almacenados ser谩 necesario depurar la informaci贸n y comprobar que no hay datos repetidos o incorrectos.

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