Guía para diseñar Bases de Datos en Excel

Diseñar la base de datos de Excel
Plantilla para generar base de datos en excelVer plantilla premium

¿Sabías que de la estructura de la Base de Datos dependerá la eficacia de la propia BBDD?  El diseño es la manera en que se organiza la información que contiene esta herramienta de trabajo, es como organizar el armario de casa, necesitamos determinar qué objetos van en cada balda y cajones para después localizarlos rápidamente. Antes de crear la BBDD es necesario idear cómo será el diseño que tendrá y así concretar la disposición de la información.

Con un diseño óptimo será mucho más sencillo extraer información e interpretarla correctamente. Prestaremos atención a cómo se dispone los campos y registros de las BBDD en Excel. ¡Repasamos todos los pasos para diseñar correctamente esta herramienta de trabajo!

Cómo diseñar una BBDD en Excel

Cuando estamos en la fase de diseño debemos tener en cuenta todos los elementos de las BBDD en Excel para así poder construir la herramienta de almacenaje acorde a las necesidades que tengamos.

1. Tablas

El primer paso es identificar las tablas que compondrán la BBDD, podemos crear tantas tablas de Excel como necesitemos según los diferentes temas que están relacionados. Por ejemplo en la BBDD de empleados podemos crear tablas de empleados ejecutivos, de oficina o o operarios; otro ejemplo sería en la BBDD de gastos de la empresa se puede hacer una tabla por cada departamento de la empresa.

Una vez se ha identificado los temas principales que componen la BBDD se crearán las diferentes tabla en las hojas de Excel.

2. Campos

Los campos son las columnas que tendrá las diferentes tablas, se trata del tipo de dato que albergará y se define acorde a las características del propio tema. Por ejemplo una tabla de productos las columnas serían: tamaño, peso, precio, etc



Cada campo tendrá un tipo de dato de Excel diferente, existen datos numéricos, de texto, fecha, monedas...

3. Registros

Se conoce como registro a las filas que forman las tablas de la BBDD, se trata del espacio donde se almacena la información de cada elemento. Los elementos se identifican por la llave primaria, un código único que no se repite en ningún elemento. En el caso de la tabla de productos que comentábamos sería el ID de dicho producto, el código de registro, código de barras o el código que le haya otorgado la plataforma de venta.

Cómo hacer bbdd en excel

4. Relación entre tablas

Dentro de una misma Base de Datos hemos visto que puede haber diferentes tablas compuestas por datos aparentemente diferentes. Pero es posible que algún campo esté relacionado, por eso otro paso en el diseño de la BBDD es identificar la relación de la información entre los diferentes elementos que la componen.

 

Una vez tenemos diseñada la Base de Datos llega el momento de crearla e introducir los datos, podemos usar mecanismos de importación o crearla desde cero. Una vez estén los datos almacenados será necesario depurar la información y comprobar que no hay datos repetidos o incorrectos.

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