Las Bases de Datos son herramientas de almacenaje de la informaci贸n que se utilizan para registrar datos relacionados entre s铆. Excel es una fant谩stica herramienta para generarlas debido a que su estructura favorece la creaci贸n de las mismas. Las Bases de Datos se organizan en filas y columnas cuyos datos est谩n relacionados, lo mismo sucede con las tablas de Excel.
Los elementos que componen las BBDD de Excel son principalmente las tablas que se dividen en columnas y filas. Los datos de las celdas est谩n asociados al campo de la Base de Datos, es decir, a la columna de la tabla. Estos datos pueden ser de diferentes tipos en funci贸n de la informaci贸n que contiene o del formato espec铆fico que tiene. Por ejemplo, datos seg煤n la informaci贸n ser谩 una tabla de productos: tama帽o, peso, color, pecio... seg煤n el formato ser铆a n煤mero, texto, moneda...
Tipos de datos en las Bases de Datos en Excel
Excel acepta una gran variedad de datos pero es posible que si importas la BBDD desde otra herramienta incluya un dato que no est谩 admitido en la hoja de c谩lculo. Para que esto no suceda vamos a repasar los datos de Excel con los que podemos trabajar.
- N煤mero entero. El dato m谩s utilizado en las BBDD en Excel, se trata de n煤mero sin posiciones decimales, pueden ser tanto positivos como negativos.
- N煤mero decimal. Se trata de los n煤meros con posiciones decimales, tanto en positivo como negativo
- Texto. Podemos incluir datos en forma de texto, para eso es recomendable cambiar el formato de la columna de Excel
- Fecha. Es posible introducir en la BBDD en Excel tanto fechas como horas. las fechas aceptadas son todas aquellas posteriores al 1 de enero de 1900
- Moneda. Tambi茅n es posible introducir datos en diferentes monedas. Los datos que se aceptan est谩n comprendidos entre -922.337.203.685.477,5808 y 922.337.203.685.477,5807
- En blanco. Otro tipo de datos es el N/D significa que en ese registro no hay valor.
Los datos en blanco no son sin贸nimos al valor 0, el valor cero puede interferir en los resultados de la BBDD por eso no debemos usarlo como comod铆n. Si introducimos el n煤mero 0 en una columna de fechas o de texto porque esa celda no tiene valor puede que aparezca el error聽error #隆DIV/0!聽聽驴C贸mo evitar el cero en una hoja de Excel?聽Podemos usar diferentes funciones de Excel como Si.ERROR para detectar d贸nde se ha producido dicho fallo y as铆 subsanarlo, la funci贸n CONTAR.BLANCO para identificar el n煤mero de celdas en blanco o identificarlos de manera manual y cambiarles el formato de la celda para que no sea num茅rica y as铆 que no aparezca el cero.
Ejemplos de Bases de Datos que podemos realizar con Excel
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