Cuáles son los tipos de datos que contienen las BBDD en Excel

Las Bases de Datos son herramientas de almacenaje de la información que se utilizan para registrar datos relacionados entre sí. Excel es una fantástica herramienta para generarlas debido a que su estructura favorece la creación de las mismas. Las Bases de Datos se organizan en filas y columnas cuyos datos están relacionados, lo mismo sucede con las tablas de Excel.

Los elementos que componen las BBDD de Excel son principalmente las tablas que se dividen en columnas y filas. Los datos de las celdas están asociados al campo de la Base de Datos, es decir, a la columna de la tabla. Estos datos pueden ser de diferentes tipos en función de la información que contiene o del formato específico que tiene. Por ejemplo, datos según la información será una tabla de productos: tamaño, peso, color, pecio… según el formato sería número, texto, moneda…

Tipos de datos en las Bases de Datos en Excel

Excel acepta una gran variedad de datos pero es posible que si importas la BBDD desde otra herramienta incluya un dato que no está admitido en la hoja de cálculo. Para que esto no suceda vamos a repasar los datos de Excel con los que podemos trabajar.

• Número entero. El dato más utilizado en las BBDD en Excel, se trata de número sin posiciones decimales, pueden ser tanto positivos como negativos.
• Número decimal. Se trata de los números con posiciones decimales, tanto en positivo como negativo
• Texto. Podemos incluir datos en forma de texto, para eso es recomendable cambiar el formato de la columna de Excel
• Fecha. Es posible introducir en la BBDD en Excel tanto fechas como horas. las fechas aceptadas son todas aquellas posteriores al 1 de enero de 1900
• Moneda. También es posible introducir datos en diferentes monedas. Los datos que se aceptan están comprendidos entre -922.337.203.685.477,5808 y 922.337.203.685.477,5807
• En blanco. Otro tipo de datos es el N/D significa que en ese registro no hay valor.

Los datos en blanco no son sinónimos al valor 0, el valor cero puede interferir en los resultados de la BBDD por eso no debemos usarlo como comodín. Si introducimos el número 0 en una columna de fechas o de texto porque esa celda no tiene valor puede que aparezca el error error #¡DIV/0!  ¿Cómo evitar el cero en una hoja de Excel? Podemos usar diferentes funciones de Excel como Si.ERROR para detectar dónde se ha producido dicho fallo y así subsanarlo, la función CONTAR.BLANCO para identificar el número de celdas en blanco o identificarlos de manera manual y cambiarles el formato de la celda para que no sea numérica y así que no aparezca el cero.

Ejemplos de Bases de Datos que podemos realizar con Excel