Elementos que intervienen en las BBDD de Excel

Elementos de las BBDD en Excel
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Las Bases de Datos son herramientas de gestión de la información que almacenan datos de manera estructurada y ordenada para después poder localizarlos fácilmente. Se trata de un almacén de información donde podemos guardar información sobre clientes, empleados, proveedores, productos...

Para que la BBDD sea eficiente es necesario que esté correctamente segmentada sino sería un cajón desastre con todo tipo de datos inconexos. Las BBDD se comportan como tablas de Excel debido a que la información está relacionada en filas y columnas, pero es mucho más que una simple tabla. Repasamos todos los elementos que intervienen en el diseño de una BBDD en Excel.

Partes de la Base de Datos en Excel

Las Bases de Datos se estructuran en los siguientes elementos:

Tabla

Por cada BBDD que necesitamos podemos crear una tabla de Excel diferente. Aunque las tablas parezcan iguales que la hoja de Excel en realidad es un tipo de formato que se aplica al rango de celdas para que la información que albergan tengan relación entre sí. Es muy sencillo convertir la información de una hoja de cálculo en una tabla de Excel.



Los dos elementos principales de las tablas son las columnas y las filas:

  • Cuando se crea la Base de Datos en Excel se determina los campos que tendrán las tablas, se trata de la cantidad de columnas que contendrá la tabla sin que haya redundancia en la información.
  • Cada fila de la tabla se denomina registro y es donde está almacenada la información. De este modo cada registro está formado por uno o varios campos.

Por ejemplo. La tabla de productos vendidos en una empresa sería así: los registros (filas) contiene la información de cada producto y cada campo (columna) contiene la información específica de tamaño, peso, precio... Los campos se forman por un determinado tipo de datos (número, texto, imágenes...)

Llave primaria

Se trata del identificador único de cada registro (fila), se trata del ID único del elemento que está en la Base de Datos. En el caso de los productos puede ser el número de serie, en el caso de los empleados su DNI.

Consultas

Se trata de una función de Excel para buscar información y relacionarla. Es una manera de ver en un único espacio información que está recogida en varias tablas o BBDD. También posibilita la relación de información entre diferentes tablas que comparten el mismo dato. Es posible utilizar fórmulas de Excel para Bases de Datos en estas consultas.

Filtros

Las BBDD pueden almacenar tal cantidad de datos que nos resulte imposible consultarlos todos. Por eso es imprescindible el filtrado de la información para que no se muestre todos los datos y solo aquellos que nos interesa. Esta es una de las ventajas de usar tablas de Excel y no simples hojas de cálculo.

Macros y módulos

Otro elemento de las BBDD a nivel avanzado son las macros de Excel y los módulos, se trata de funciones que se integran en las Bases de Datos a través del lenguaje de programación VBA. Al programar acciones concretas simplificamos la labor de optimizar o consultar los datos.

Guía para diseñar Bases de Datos en Excel

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