Convierte la hoja de Excel en el libro de reservas del restaurante

Hay dos libros imprescindibles en un restaurante: el de recetas y el de reservas. Del primero se ocupa el chef del restaurante, pero la gestión del libro de reservas de un restaurante con Excel es algo vital para la planificación del servicio. Es el instrumento con el que vas a conocer qué necesidades hay en todo momento, la distribución de las mesas o su reparto entre los camareros. Y sí, podemos gestionar las reservas de un restaurante con Excel de forma fácil y efectiva… siempre que sepas cómo hacerlo.

Controla las reservas del restaurante con Excel

A la hora de gestionar el libro de reservas de un restaurante con Excel tenemos dos opciones: crear nosotros mismos el libro o utilizar la plantilla de libro de reservas que te ofrecemos y que puedes descargar sin problemas. El hecho de descargar directamente la plantilla de Excel te ahorrará un montón de trabajo en su configuración, y siempre puedes editarla de forma que se ajuste a cualquier necesidad que pueda haber en tu restaurante. No son pocos los restaurantes que la utilizan, y el resultado es excelente.

Al fin y al cabo, estamos hablando de un documento que nos permitirá anotar todas las reservas de nuestros clientes y evitar que las mesas se solapen en el tiempo. Podemos dividir las reservas en los diferentes turnos, controlar en todo momento cuántos comensales habrá en el restaurante y, lo más interesante de todo, ofrecer el mejor servicio a nuestros clientes. Se trata de un documento doble, ya que por una parte está el listado de reservas y por el otro tenemos la agenda del restaurante, donde se controla la disponibilidad de la mesa.

El funcionamiento de esta plantilla de Excel es muy simple. En la hoja de reservas anotamos cada reserva que hagan los clientes, especialmente la fecha y hora -también podemos añadir el número de comensales- y la mesa donde los sentaremos. Una vez introducidos estos datos, se exportan de forma automática a la segunda hoja, donde está el cuadrante con la disponibilidad horaria diaria de cada mesa. Es muy importante anotar la hora de entrada y salida -la correspondiente a cada turno- para evitar duplicidades y que los clientes del segundo turno tengan que esperar.

De hecho, en la hoja de Excel nos encontramos con un aviso si dos reservas se solapan para que las modifiquemos y solucionemos el error. En el libro de reservas en Excel también puedes anotar el número de teléfono del cliente en caso de tener que llamarlo para confirmar la reserva o el menú y tienes una celda dedicada a las notas u observaciones donde puedes añadir cualquier información de interés para el servicio, por ejemplo la necesidad de que haya alguna trona en la mesa, las alergias de los comensales, etc.

Lógicamente, puedes crear tú estas tablas pero siempre es preferible utilizar la plantilla que ya nos da la parte más complicada y laboriosa hecha, de forma que nosotros nos limitamos a introducir los datos y asegurarnos que todo sale bien. El libro de reservas premium de Excel va un poco más allá, e incluye otras funciones como la vista semanal, mensual o anual, la posibilidad de dar prioridad a unas reservas frente a otras, etc.

Recuerda que la organización de las mesas es una de las cuestiones clave para ofrecer un buen servicio, y el uso de estas plantillas te permite aprovechar al máximo la ocupación del restaurante. Son una herramienta más para asegurarnos de que cualquier cliente que haya reservado podrá comer a la hora sin esperar a que acaben otros comensales, una forma de evitar críticas negativas a nuestro negocio que puedan acabar con la reputación del restaurante y perjudicarnos.

Escandallos en Excel