Cómo agrupar rangos en Excel
Hoy vamos a descubrir cómo utilizar una de las funciones más útiles de Excel: agrupar los rangos. La agrupación de datos en una tabla dinámica nos permitirá tener un subconjunto de datos para analizar de forma mucho más ordenada, lo que nos permitirá mejorar el análisis. Uno de los puntos fuertes de esta función es que también podemos ordenar rangos como fechas u horas, que a priori parecen imposibles de agrupar. Utilizar esta función de Excel es realmente simple, y tenemos varias opciones según los rangos de Excel que queramos agrupar.
Agrupar elementos numéricos en una tabla dinámica
Cuando tenemos una tabla con una serie de datos, agruparlos es tan fácil como hacer click con el botón derecho del ratón sobre cualquier celda de la columna de Excel en la que están los datos que queremos agrupar. En el menú que nos aparece ya tenemos la opción Agrupar, así que solo tenemos que indicar el primer valor que queremos sumar y el último, además del tamaño del rango de la agrupación que queremos hacer. Basta con hacer click en aceptar para que nos aparezca la información agrupada según las instrucciones que le hemos dado a Excel.
Agrupar elementos seleccionados en una tabla dinámica
La cosa cambia ligeramente cuando tenemos varios rangos. El primer paso será seleccionar los rangos que queremos agrupar, para lo que haremos click sobre ellos mientras mantenemos la tecla CTRL presionada. Verás que los rangos seleccionados se sombrean. Luego hay que seguir el itinerario Opciones > Agrupar > Agrupar selección, y obtendremos un doble resultado. Por una parte tendremos los rangos seleccionados agrupados, y por otra parte estarán los elementos de la tabla no seleccionados, que quedarán sin agrupar.
Siempre que realicemos una agrupación de este tipo, Excel bautizará el resultado según el nombre que le hayamos dado nosotros. Por ejemplo, si queremos agrupar un rango de vendedores y tenemos identificada la columna original como “Vendedor”, el resultado aparecerá en el campo “Vendedor1”, en el que aparecerá la agrupación. Siempre puedes cambiar la etiqueta de grupo al nombre que tú quieras para identificarla menor haciendo click sobre ella y siguiendo el itinerario Configuración de campo > Nombre personalizado y escribes el nombre que quieras.
Agrupar rangos con fechas y horas en una tabla dinámica
Esta función también nos permite agrupar rangos con información temporal por años, trimestres, meses, días, hora,s minutos y segundos. Una vez más, empezaremos haciendo click con derecho en cualquier celda de Excel que incluya una fecha y seleccionamos Agrupar para que se nos abra el cuadro de diálogo. Allí seleccionamos la unidad de tiempo por la que queremos agrupar el rango, y al hacer click en aceptar tendremos el resultado. Si vas a diferenciar por años no olvides incluir esta información en el rango, sino puede haber problemas al agrupar datos de distintos años.
Cómo desagrupar rangos seleccionados
Finalmente, hay que saber cómo deshacer el camino, algo tan fácil como hacer click con el botón derecho sobre un dato agrupado y seleccionar Desagrupar. Cuando ejecutamos esta acción sobre un campo numérico de fecha y hora desaparecerá la agrupación de todo el campo; pero si lo hacemos sobre un grupo de elementos seleccionados solo se desagruparán estos. El campo de grupo seguirá apareciendo en la lista de campos hasta que no hayamos desagrupado todos los grupos.