Consigue enviar mails desde Excel con estos trucos
Una de las múltiples posibilidades que nos ofrece Excel es el envío de correos electrónicos, algo que puedes hacer de modo simple sin macros o de forma compleja utilizando VBA. Lógicamente, si utilizas los macros de Excel tendrás más opciones como el envío masivo de correos electrónicos a partir de tu base de datos de usuarios o clientes, una opción más que interesante y que te evita tener que copiar las direcciones de correo una a una. Vamos a descubrir cómo enviar e-mails desde Excel de modo simple y efectivo.
Enviar correos electrónicos desde Excel sin macros
Desde cualquier libro de Excel puedes enviar un correo electrónico a tus contactos. Lo único que hay que hacer es seguir el itinerario Archivo > Compartir > Correo electrónico > Enviar datos como adjuntos. El documento se enviará a través de Outlook, donde habrá una copia, y llegará a destino sin problemas. Otra posibilidad es seleccionar la opción Enviar como PDF en vez de enviar como adjunto. En ese caso, el libro de Excel se exporta a PDF, conservando su diseño, y se envía en este formato al destinatario elegido.
Enviar correos masivos con Excel
Como decíamos antes, podemos utilizar las macros de VBA para el envío de correos electrónicos masivos directamente desde Excel. Para ello es imprescindible contar con una base de datos en la que se incluyan los destinatarios y sus correos electrónicos, además de otros datos específicos como las fechas. Como siempre que utilizamos las macros de Excel, hay que tener cierto dominio de VBA ya que tendrás que programar el código para automatizar el envío de los correos electrónicos masivos.
Dentro de la programación del código deberás indicar el asunto del e-mail y el rango de celdas en el que aparecen las direcciones de correo electrónico a las que lo enviarás. Una vez programado el código, tendrás que activar la aplicación de Outlook, el correo electrónico de Microsoft, para vincularlo con Excel. En el editor de VBA tendrás que añadir las diferentes librerías que se necesitan para el envío de correos masivos con este servidor, para lo que seguimos el itinerario Herramientas > Referencias > Check en las aplicaciones de Outlook.
Cómo enviar e-mails desde Excel con Gmail
Pero no todo el mundo tiene Outlook. Gmail es el servidor de correo electrónico más utilizado, así que muchos usuarios se preguntarán cómo enviar correos electrónicos con Gmail desde Excel. Es un poco más complejo, ya que necesitamos saber el Servidor SMTP, el puerto, el correo electrónico y la contraseña. Eso sí, ten cuidado con las denominadas “aplicaciones menos seguras” de Gmail, ya que te puede impedir el envío de correos electrónicos desde Excel aunque conozcas estos datos.
En Settings > Security > Lesssecureapps puedes acceder a Resolver problemas con Microsoft Outlook, y se genera una contraseña temporal que podrás utilizar en CDO, una librería del propio Microsoft que funciona en todas las versiones de Excel desde el Office 97. Con esta contraseña, no deberías tener problema a la hora de enviar tus correos directamente desde Excel a través de Gmail siempre que conozcas el Servidor SMTP, el puerto, el e-mail y la contraseña.
Gmail también es el servidor de muchos correos electrónicos corporativos, así que a la hora de mandar correos electrónicos desde Excel con la cuenta corporativa nos encontramos en la misma situación. Utilizaremos la librería CDO y necesitaremos conocer el Servidor SMTP, el puerto, la dirección de correo y contraseña. Si no puedes enviar los correos, tanto individuales como masivos, revisa la configuración de seguridad de Google para asegurarte que Excel no está entre las aplicaciones peligrosas y obtendrás el password temporal.