Atajos de Excel para buscar con el teclado
Cuando trabajamos con grandes y extensos libros de Excel es fácil que nos volvamos locos en busca de un dato que necesitamos con urgencia y no encontramos. Para hacernos la vida más fácil, Excel nos ofrece la opción de buscar esos datos en el documento, una opción que no tiene nada que ver con filtrar u ordenar. Simplemente nos indicará dónde están los datos que coinciden con nuestra búsqueda, lo que debería ser más que suficiente para que localicemos los datos que buscábamos. Como siempre, podemos utilizar atajos de Excel o métodos abreviados del teclado para ello.
Cómo buscar en Excel con el teclado
Seguramente conozcas el comando Ctrl + B, el atajo que nos permite abrir el cuadro de diálogo “Buscar” en Excel. Lo que no todo el mundo sabe es que además de Ctrl + B también podemos buscar en Excel con Mayus + F5, un comando que tiene la misma función. Cuando se abre el menú de diálogo “Buscar” podemos iniciar la búsqueda de los datos que tanto nos interesan en el libro de Excel que tenemos abierto.
Al pulsar estas dos combinaciones de teclas se abre el cuadro de diálogo, donde podemos elegir entre buscar y reemplazar. Si vamos a buscar la operación es tan simple como escribir la palabra o frase exacta que queremos buscar y presionar la tecla Enter -puedes desplazarte por los botones del cuadro de diálogo con el tabulador- o hacer click en el botón buscar. Excel se encargará de buscar todas las palabras o frases que coincidan con tu búsqueda, y las resaltará para que seas capaz de encontrarlas a medida que te desplaces por el documento.
Por defecto, el programa busca en la columna de Excel o el campo donde tenemos la celda activa, de forma que a veces esta búsqueda no será precisa. Por eso podemos seleccionar las columnas donde nos interese aplicar esos criterios de búsqueda, todo ello sin cerrar el cuadro de diálogo. Hay otra opción de ampliar el rango de búsqueda, seleccionando la opción Cualquier parte del campo en la lista coincidir.
Otra cuestión que debes tener en cuenta es asegurarte de que has activado la casilla Buscar los campos con formato, ya que en caso contrario si has aplicado algún formato (color, negrita, cursiva, subrallado, etc.) al texto o los datos de Excel que buscas no será capaz de encontrarlos. Por último, haz click en Buscar siguiente. Eso sí, al realizar una búsqueda podemos utilizar el atajo Mayus + F4 para Buscar siguiente, de forma que nos ahorraremos parte de este proceso y podremos ampliar el rango de búsqueda para unos resultados más precisos.
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Reemplazar en Excel
Llegados a este punto hay que hablar también de la función reemplazar, la alternativa a buscar. En este caso, pulsamos Ctrl + B o Mayus + F5 y seleccionamos la pestaña filtrar del cuadro de diálogo que nos aparece cuando utilizamos esta combinación de teclas. Igual que pasaba con buscar, nos aparece un hueco en el que tenemos que introducir la palabra o la frase sobre la que queremos actuar. A continuación introducimos la nueva palabra o el nuevo texto con el que vamos a reemplazar el texto original, y moviéndonos con el tabulador presionamos Enter sobre Aceptar.
Esta es una opción muy interesante por ejemplo cuando vemos que hay una falta de ortografía en una palabra que se repite, hay algún problema con las mayúsculas, acentos, etc. a lo largo de la hoja de Excel. Con esta función buscamos directamente esas palabras mal escritas y se cambian. Luego puedes utilizar la búsqueda convencional para comprobar que el cambio se ha hecho sin problemas y no ha quedado ninguna palabra por sustituir.