¿Es posible emitir letras de cambio con Excel?
Una letra de cambio es un documento mercantil en la que una persona (librador) ordena a otra (librado) el pago de una suma económica en una fecha concreta o de vencimiento. Se trata de algo bastante habitual en el comercio internacional, convirtiéndose en un método de pago alternativo al pago en efectivo o numerario. Sin embargo, no podemos emitir una letra de cambio con Excel ya que deben emitirse en papel timbrado, proporcionado por el Estado. Si no contiene suficiente timbre no podrás reclamar ningún impago.
Crear notas de cambio con Excel
A pesar de no poder realizar una emisión de letras de cambio en Excel directamente, si que puedes utilizar este programa para controlar las letras de cambio emitidas. Las notas de cambio cuentan con una serie de elementos imprescindibles para que el documento tenga validez, así que cada vez que emitas una deberías añadir todos los datos destacados a una tabla para ejercer así el control de la letra de cambio con Excel. Es muy fácil, y te permitirá gestionar sin dificultades la emisión de notas de cambio.
Hay ocho elementos imprescindibles en cualquier nota de cambio, empezando por la denominación de “Letra de Cambio”, que debe aparecer en el texto del título y en el mismo idioma utilizado para redactar la nota de cambio. Otro elemento imprescindible es la orden de pagar una suma determinada, una orden que no puede estar sujeta a la condición de que suceda un hecho futuro. Se debe expresar en letras y números, y si estas no coinciden la cantidad que cuenta es la expresada en letras.
En cualquier nota de cambio deben aparecer el nombre y apellidos y dirección del librado -el que paga- y la fecha de vencimiento. Cuando se indica la fecha de vencimiento podemos hablar de una letra de cambio a fecha fija -el día que aparece en el documento- o a un plazo desde la fecha -no se tienen en cuenta los días inhábiles, a no ser que el plazo sea por meses-; si se ha omitido la fecha es pagadera a la vista -a su presentación- o a un plazo desde la vista -plazo indicado desde que se acepta la letra o se levanta el protesto-.
Otro de los elementos que deben aparecer en la letra de cambio es el lugar donde se efectuará el pago. En caso de omitirse, se hará en el domicilio del librado. También aparecerán el nombre y apellidos de la persona a la que se hará el pago, o que dará la orden para que se haga -beneficiario o tomador-. Por último, las notas de cambio deben incluir la fecha y lugar de emisión de la letra y la firma del librador.
Más allá de estos ocho elementos obligatorios, las letras de cambio pueden incluir otras cláusulas que afectarán en mayor o menor medida al documento. Sin embargo, esto no es algo prioritario a la hora de llevar a cabo el control de la letra de cambio con Excel. Como hemos dicho al principio, lo mejor que puedes hacer es crear una tabla de Excel donde se registren las letras de cambio emitidas, una base de datos con todas las notas de cambio.
De esta forma, en la tabla introducimos las columnas librador, librado, cantidad a pagar, lugar y fecha de emisión y la fecha de vencimiento y modalidad. A todos estos datos podemos añadir una celda extra con observaciones o comentarios donde introduciremos las posibles cláusulas o cualquier información de interés para la gestión de la nota de cambio. Recuerda que no puedes emitir la letra de cambio con Excel, pero sí que nos servirá para ejercer un correcto control sobre ellas.