Así puedes enviar un libro de Excel por correo electrónico
¿Sabías que es posible enviar las hojas de Excel por email? Se trata de una funcionalidad que incorpora Excel desde las últimas versiones del programa. Siempre se ha podido enviar archivos de Excel por email, pero el proceso era mucho más lento, había que acceder al email y después buscar el documento que nos interesaba. Con tal de mejorar nuestra productividad y ahorrarnos tiempo, existe una función dentro del propio programa de Excel que permite compartir el documento por email. ¡Vamos a ver cómo se hace!
Cómo compartir un archivo de Excel por email
Ya lo hemos adelanto, es posible enviar por email una hoja de Excel sin salir del propio programa. ¿Cómo es posible? Utilizando Outlook, se trata del gestor de correo electrónico de Microsoft y como parte del paquete de ofimática te permite compartir los documentos de manera rápida y sencilla. Pero, si nosotros no utilizamos Outlook también podremos enviar por email las hojas de Excel, solo tendremos que configurarlo.
Compartir archivo adjunto
Primero vamos a ver cómo se comparte el archivo como si fuera un adjunto, para ello tenemos que acudir a la cinta de opciones de Excel a la pestaña Inicio. Una vez estemos en esta ubicación buscaremos la opción “Compartir“donde encontraremos Compartir con otras personas y Correo electrónico. Si escogemos la primera opción estaríamos compartiendo el libro de Excel para que otros usuarios pueden editarlo en línea. La segunda opción corresponde con lo que estamos buscando, enviar por email la hoja de Excel. El programa nos permite:
- Enviar como adjunto
- Enviar como un vínculo
- Enviar como PDF
- Enviar como XPS
- Enviar como fax
Al seleccionar enviar como un adjunto todos los usuarios que reciban el email tendrán en su bandeja de entrada una copia del documento para revisarlo.
Si tenemos cuenta de Outlook aparecerá un cuadro de diálogo para que indiquemos la dirección donde queremos enviarlo. Si no tenemos cuenta de Outlook veremos una venta de aviso para que configuremos la cuenta de correo.
- Panel de control -> Correo -> Mostrar perfiles -> Agregar
Añadir en el cuerpo de texto del email
Otra opción que nos permite Excel es enviar el contenido de la hoja de cálculo dentro del mismo cuerpo de mensaje del correo electrónico. En esta ocasión la hoja de Excel no es un adjunto sino que las celdas se muestran en el propio mensaje.
Para poder incrustar la hoja de cálculo al cuerpo del mensaje del email es necesario utilizar la opción “Enviar a destinatario de correo”, se encuentra en la pestaña de accesos rápidos del programa. Podemos activarla al seleccionar la flecha que aparece en el menú superior (ver captura).
Así de sencillo es posible enviar por email una hoja de Excel desde el mismo programa. Si necesitas enviar los documentos sin acceder a Excel solo tienes que utilizar el método tradicional de adjuntar en el email el documento .xlx.