Aprende a proteger un libro de Excel con contraseña
¿Te gustaría proteger un libro de Excel para que nadie que no tenga permisos pueda acceder a él? Es posible incluir contraseñas a las hojas de cálculo de Excel y así asegurarnos que nadie acceda al contenido sin permiso. Esta medida es muy utilizada en documentos confidenciales o que tienen contenido sensible.
Existen dos opciones para proteger un libro de Excel: incluir una contraseña para abrir el documento o cifrar el contenido.
Cómo añadir una contraseña al libro de Excel
Si un libro de Excel tiene contraseña no podremos acceder libremente a su contenido, deberemos introducir el password para abrir el archivo. La contraseña se introduce a través de un cuadro de diálogo que aparece al intentar acceder al documento. Excel no permite recuperar la contraseña de un libro de Excel por eso tenemos que asegurarnos de qué clave estamos introduciendo.
Se pueden añadir dos tipos de contraseña diferentes, una para lectura y otra para modificar datos. Así se genera dos tipos de usuarios según el permiso que tienen.
- El primer paso es acudir a la cinta de opciones de Excel a la pestaña Archivo y seleccionar “Guardar Como”
- Seleccionaremos la ubicación del ordenador y pincharemos en el botón Herramientas –> Opciones generales
- Aparecerá un cuadro de diálogo donde podremos añadir la contraseña para abrir el libro de Excel y otra contraseña con permisos para modificar el contenido. Una vez estén escritas las claves solo tenemos que pinchar en guardar.
- Los usuarios que solo tienen la contraseña de lectura verán el contenido al introducir la primera contraseña en el cuadro de diálogo que aparece al abrir el archivo de Excel. Los usuarios con las dos contraseñas verán dos cuadros de diálogo diferentes e introducirán las dos contraseñas.
Si un usuario tiene acceso solo como lectura puede realizar cambios pero no se guardarán. La única manera de que se mantenga las modificaciones es guardar el libro de Excel con otro nombre diferente, de este modo será un nuevo documento de Excel.
Cómo cifrar un archivo de Excel
Otra opción para proteger un archivo de Excel es cifrando su contenido, para hacerlo es necesario bloquear el contenido con una contraseña. Esta es la técnica más habitual para proteger la información de las hojas de cálculo.
- Acudimos a la pestaña de Archivo de la cinta de opciones
- Clicamos a la pestaña Información
- El siguiente paso es seleccionar Proteger Libro de excel
- Por último será necesario acudir a Cifrar con contraseña
- Confirmar la contraseña una vez la hemos introducido
Siguiendo estos pasos el libro de Excel quedará bloqueado y solo se accederá a él a través de la contraseña introducida.
Si necesitas saber si el archivo de Excel está protegido puedes comprobarlo en Archivo–> Información –> Proteger el libro