Aprende a optimizar procesos con ayuda de Excel
La optimización de procesos nos permite mejorar los resultados, utilizando de forma más eficiente los diferentes recursos que tenemos: tiempo, material, dinero… Pero no siempre sabemos dónde está la clave para optimizar los procesos, ese punto en que nos quedamos atascados. Para ello, Excel nos ofrece la solución ideal ya que a través de sus hojas y las checklist en Excel podemos optimizar los procesos de nuestra empresa, detectar los problemas y mejorarlos, de modo que se lleven a cabo unos procesos más eficientes.
Paso 1: Selección de procesos
Si queremos optimizar nuestros procesos, lo primero de todo será elegir los más relevantes. Es muy importante entender que no podemos optimizar de golpe todos los procesos de la empresa, ya que hablamos de cientos de procesos y sería imposible abordarlos todos a la vez. Por eso, nuestro primer paso en la optimización de procesos con Excel será elegir los 8 o 10 procesos clave de la empresa y empezar con ellos. Una buena decisión es empezar con los procesos de un área de la empresa e ir optimizándolos área a área.
En una hoja de Excel podemos crear una tabla con los diferentes procesos y la información básica de cada uno de ellos. Así, en una columna podemos introducir el área al que pertenece, en otra al responsable de este proceso -una persona o un equipo- y, siempre que sea posible, los pasos que se llevan a cabo para completar este proceso. A la hora de identificar los pasos seremos lo más precisos posible, indicando todos los pasos aunque sea de forma muy breve. Según la importancia general del proceso podemos entrar más o menos en detalle.
Paso 2: Seguimiento de resultados
En esa tabla también deberíamos incluir los indicadores que utilizaremos para medir el proceso. Por ejemplo, si hablamos de la producción de un bien podemos recurrir a las unidades fabricadas al día; en el caso de los servicios prestados, el tiempo que tardamos en hacerlo. Pueden ser indicadores financieros -ganancias diarias, semanales, mensuales, etc.-, por unidades o porcentuales, lo que nos permite seguir las evoluciones periódicas de ventas, producción, etc.
Cuando tengas definidos estos indicadores y las formas de contabilizarlos, debes fijar el objetivo propuesto para la optimización. Solo de este modo podremos completar la tabla en la que veamos si llegamos a los objetivos o si estamos lejos de ellos. Es imprescindible para optimizar los procesos completar bien la tabla, ya que nos permite realizar un primer seguimiento del cumplimiento de los diferentes procesos. Para obtener unos resultados todavía más visuales podemos exportar los resultados a un gráfico.
Paso 3: Optimización de procesos
Ya tenemos todos los datos recopilados y exportados a gráficos, de modo que nos resultará mucho más fácil identificar los cuellos de botella en los diferentes procesos de la empresa, donde la producción se estanca y no avanza al ritmo adecuado. Cuando veas que los objetivos no se cumplen es porque algo falla en los procesos. Hay que analizar ese proceso y ver cómo podemos optimizarlo de modo que se cumpla con esos objetivos. Contar con la opinión de los trabajadores siempre es un acierto.
Descargar plantilla con mapa de procesos en Excel
La optimización de procesos no acaba aquí, ya que tras introducir los cambios para su mejora hay que repetir el proceso de análisis para comprobar si las mejoras aplicadas han funcionado o no. Es más, la clave para optimizar los procesos es el seguimiento a largo plazo. Tampoco podemos pasar por alto los factores externos que pueden condicionar los procesos: festivos, días de huelga, retrasos en los proveedores, problemas de suministro… Son cuestiones que nos pueden afectar, aunque para optimizar aún más los procesos habría que trazar un plan B para hacer frente a estas situaciones.