Cómo evitar las tablas auxiliares en Excel
En las tablas auxiliares tenemos información que sólo utilizamos como paso intermedio a una tabla posterior, es decir, son datos que no queremos mostrar en nuestro informe porque no aportan nada, sólo la hemos usado para extraer datos para nuestra tabla final.
A veces, cargamos nuestra hoja de datos de demasiadas tablas auxiliares que incomodan bastante porque lo que hacen es acumular datos que no dan ninguna información. Así, en este artículo te queremos enseñar cómo evitar las tablas auxiliares en Excel para que nuestro informe sea más limpio (no esté cargado de tablas o datos innecesarios).
- Usar una hoja independiente para las tablas auxiliares. Como sabemos, en los libros de Excel podemos trabajar en distintas hojas. Una forma de que en nuestro informe no tuviéramos la tabla auxiliar sería, usar otra u otras hojas para este tipo de tablas. Así, todo lo que no queremos mostrar o al menos, no tenemos interés a que se vea junto al informe (porque no aporta nada), lo tendremos en otra hoja de Excel.
- Ocultar las columnas de la tabla auxiliar. Pero también podríamos ocultar las columnas que contienen la tabla o tablas auxiliares. Para ocultar unas columnas (y con ello la tabla auxiliar) podemos hacerlo de distintas formas
Evitar tablas auxiliares ocultando columnas
La tabla seguirá estando en nuestra hoja de Excel, pero estará oculta.
- Seleccionar la columna o columnas que queremos ocultar. Recuerda que para ocultar columnas con Excel, nos pondremos encima del encabezado de éstas (en donde aparecen las letras de la columna) y cuando la columna se pone en azul es que está seleccionada.
- En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, le damos al botón
- De menú pinchamos en Ocultar y mostrar (en Visibilidad)
- Del otro menú seleccionamos Ocultar columnas.
- De esta forma, las columnas seleccionada/s se ocultan y ya no tendremos la tabla auxiliar en nuestra hoja de Excel.
Evitar tablas auxiliares con ancho de columna
Consiste en darle anchura 0 a la columna de Excel o columnas que queremos ocultar y para ello, haremos lo siguiente:
- Seleccionamos la columna/s que queremos ocultar.
- En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, de damos a
- En el menú le damos a Ancho de columna…
- En la ventana Ancho de columna, metemos 0 y le damos a
- La columna o columnas seleccionadas se ocultarán (le hemos dado de ancho 0).
Evitar tablar auxiliares con menú contextual
Esta forma es la más sencilla porque lo hacemos todo como el menú contextual. Tenemos que hacer lo siguiente:
- Nos ponemos encima de la columna que hemos seleccionado. Recuerda, para seleccionar la columna entera, nos ponemos encima del encabezado y el cursor toma forma de flecha hacia abajo.
- Le damos al botón derecho para sacar el menú contextual.
- Del menú elegiremos Ocultar.
Meter todos los datos de la tabla auxiliar en una fórmula. Otra forma de evitar las tablas auxiliares es tomar los datos que en ella tenemos y meterlos dentro de una fórmula. Así por ejemplo, si usamos la función transponer tendremos todo los datos de la tabla auxiliar dentro de esta función. De esta forma, si queremos aplicar por ejemplo la función BuscarV o BuscarH en la tabla inicial, buscando en la tabla auxiliar, no tendremos que tener esta tabla, aplicaremos la función que hemos copiado con Por último ,eliminaremos la tabla auxiliar (ya no hace falta tenerla en la hoja porque ya hemos aplicado la función).
Como ves, estas son algunas formas de evitar las tablas auxiliares que “ensuciarán” nuestro informe. Recuerda, que no debemos sobrecargar nuestra hoja de Excel con datos que aportan poco, especialmente cuando el informe se dirige a una persona y no es para nosotros mismos. Tantos datos sobrecargarían demasiado.