6 ventajas de controlar la facturación empresarial con Excel

Si somos empresarios o profesionales, con Excel podemos controlar nuestra facturación y cumplir con las obligaciones que nos marca la ley.  Como sabemos, al realizar una factura, no todo vale, tendremos que incluir unos contenidos mínimos y conservar las facturas durante un período.

Usar Excel, y especialmente hacer uso de sus plantillas, nos ahorra mucho tiempo, además, no necesitaremos altos conocimientos informáticos, su uso es sencillo y solo tendremos que adaptar la plantilla a nuestras necesidades. Así, podemos buscar una plantilla de Excel para hacer facturas y tendremos parte del trabajo hecho.

En este post veremos las 6 ventajas de controlar la facturación empresarial con Excel:

1. Podemos hacer cualquier tipo de facturas

Las facturas pueden ser ordinarias, simplificadas, rectificativas…:

1. Las facturas ordinarias son las que todos conocemos, lo que podemos considerar como la factura normal.
2. Las facturas simplificadas en Excel son lo que anteriormente conocíamos como tickets, estos desaparecen y para importes inferiores a 400 € se puede emitir una factura simplificada.
3. Factura rectificativa: son facturas que sirven para corregir errores de las anteriores. A veces, una vez emitida la factura, nos damos cuenta de que hay un error o nuestro cliente nos lo dice. Para corregirlo, debemos emitir una factura rectificativa asociada a aquella que tiene el error.
4. Factura proforma: no se puede considerar como una factura en sí con valor contable, sino más bien, sirve como un presupuesto u oferta comercial para presentar al cliente, antes de emitirle la factura definitiva. La factura proforma posee la forma exacta de la que tendrá la definitiva después.

2. Conservar las facturas

Según la ley, tenemos que conservar las facturas en el plazo establecido. Con Excel podemos imprimir nuestras facturas y tenerlas guardadas de forma sencilla en papel.

3. Facturas en cualquier moneda

Recuerda que podemos emitir una factura en una moneda que no sea el €. No obstante, debes saber que los impuestos sí deben ir en esta moneda.

4. Contenido mínimo de las facturas

Como dijimos al principio, las facturas deben contener unos contenidos mínimos. En la hoja de Excel y a través de las plantillas para facturas, es muy sencillo incluir los conceptos necesarios y los datos del emisor y del cliente. Así, cualquier factura debe contener:

1. Numeración: las facturas deben tener una numeración correlativa, no podemos tener dos facturas con la misma numeración. Con Excel, podemos establecer una numeración automática para cada factura.
2. Fecha de expedición: deben tener una fecha de expedición, día en que se emite la factura. Igualmente, Excel, a través de una de sus funciones de fecha, puede establecer esta fecha de forma automática.
3. Nif y nombre o razón social y CIF de nuestra empresa o de nosotros como profesionales autónomos, y del cliente al que emitiremos la factura.
4. IVA: las facturas deben incluir el desglose del porcentaje del IVA, igualmente, si la factura está exenta de IVA, hay que incluir el precepto legal de por qué se emite sin IVA.

5. Modificar factura

A veces, nuestro cliente puede pedirnos que cambiemos algo de la factura, algún dato del concepto, descripción, y la factura acaba de ser emitida y aún no se ha contabilizado, esto lo podemos hacer sin problemas pero, la factura debe ser eliminada tanto por emisor (nosotros) como receptor (cliente), no debe quedar la copia de la factura errónea. Pero, recuerda, si la factura ya ha sido contabilizada o hay que modificar datos como el IVA, lo correcto es hacer una factura rectificativa con Excel.

6. Enviar facturas

Podemos enviar nuestras facturas por correo electrónico a nuestros clientes de forma muy sencilla. Bastará con convertirlas de Excel a PDF y adjuntarlas al correo.

Controlar la facturación empresarial es muy sencillo con Excel, solo has de disponer del programa en tu equipo y buscar alguna plantilla de factura.